浅议企业存货管理

【摘 要】存货作为一笔占有很大比例的资产，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。存货管理的好坏关系到整个公司和公司利益的相关者。本文以神华集团内蒙古某公司为例，就其存货管理的现状、问题进行分析，提出合理利用存货、加强存货管理的措施，并对其未来发展阐述了一些建议与希望。

【关键词】企业存货；存货管理；管理制度

1 企业存货管理存在的问题与原因分析

存货在企业生产中占居重要地位。企业置留存货的原因，一是为了保证生产或销售的经营需要；二是出自价格的考虑。零购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠。对其管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作。目前看，国内许多企业甚至是上市公司，在存货管理方面仍存在很多问题。这些，不但影响企业资产的流动能力，长远看，存货管理不到位，还会导致企业效率和盈利能力降低，不同程度地制约着企业的健康发展。

1.1 存货管理制度不够完善

公司存货方面的管理制度：一是未制定存货管理制度，虽然有这方面的规定，但仅仅流于形式，而未予认真执行；二是内部控制薄弱。存货的内部控制是企业内控的重要环节，完善的内控制度可及时发现记账错误，有利于防止舞弊。而很多企业或没有良好的内部控制，或虽有但由于种种原因无法真正发挥作用，一旦出现纰漏，即实行罚款、降职、撤职，而没有从制度层面上解决根本问题。

1.2 存货管理未能实现电算化

现代企业由于存货种类繁多，核算的工作量越来越大，而有的企业依然采用人工手段进行出入库管理，没有建立和采用信息化或电算化的数据库管理模式，致使工作效率大大降低。这极易产生以下不利情况：一是，影响存货核算的及时性和准确性，会造成帐面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失，致使财务报表不能真实反映企业的财务状况；二是，在对帐不及时的情况下，如发生偷盗或遗失等情况，不易及时发现，不利于加强内部管理，人员不足或未具备一定素质的情况，不同程度地影响存货核算的质量。

1.3 存货积压造成的直接损失

一般来讲，大多数企业都在竭力避免因缺货而错过交货期，造成需求方满意度下降。所以，存货库存积压过大，成为大多数企业普遍存在的现象。它不但影响企业资金的正常周转，造成资金的浪费，而且长期滞压，容易发生贬值、毁损、失窃，从而直接导致不必要的损失。

1.4 没有将存货管理与物流管理相结合所导致的存货管理成本大增

公司往往以库存静态管理为中心，忽略了存货管理实质上是一个动态的过程，仅局限于库存满足生产或销售需要的一定数量的产品或者原材料。即未能充分利用第三方的物流管理。随市场经济的不断发展，经济社会化和信息化程度不断增强，传统的存货管理方法对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。加强企业存货管理的对策，利用企业物流的先进的管理理论和管理方法，对企业存货管理的全过程进行优化组合和合理配置，使存货管理活动中的订单流、物资流和资金流处于最佳状态，以最少的投入获得最大的产出。

1.5 存货管理执行力差，不能够及时解决库存问题

毁损待报废、超储积压存货储备，每年一次的清产核查中都要作为重点问题进行上报，但每年都是只上报，没有上级主管部门的批示，没有处理结果，致使毁损待报废、超储积压存货储备量象滚雪球一样越滚越大，没有从根本上解决问题。

1.6 公司内部控制制度的不健全使得存货的监管效率低下

公司内部没有制定关于存货管理的规章制度，即使制定了也因为缺乏严格的考核和监督，使之不能有效运行。造成内部资源的浪费，同时也增加了存货流转过程中各种问题的出现。

1.7 流动资金占用额高

因库存量大，导致流动资金占用额高，有的企业存货储备要占到流动资金总额的60%以上，给企业流动资金周转带来很大的困难。

2 完善企业存货管理的重要措施与策略

2.1 建立存货管理制度，严格执行财务制度规定，使账、卡、物相符

仓库最基本的任务，是保管物资在使用期间的价值不发生数量、质量上的变化。物资储存是物资流通的一个条件，它不是在流通阶段的一种消极的结果，相反，仓库工作应该在收、发、保管各个环节上，为加速物资流转，降低流转费用创造条件。而仓库工作的任务是，以最少的人力、物力、财力，使储存的物资最大限度地保持其原来的使用价值，并促使储存物资最迅速地完成其流通任务，做到仓库存货卡、物与财务账相符，为生产服务。

2.2 采用科学的管理方法___ABC控制法

对存货的日常管理，根据存货的重要程度，将其分为ABC三种类型。A类存货品种占全部存货的10%～15%，资金占存货总额的80%左右，实行重点管理， 如大型备品备件等。B类存货为一般存货，品种占全部存货的20%～30%，资金占全部存货总额的15%左右，适当控制，实行日常管理， 如日常生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的60%～65%，资金占存货总额的5%左右，进行一般管理，如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货采购计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转，最大限度的提高企业效益。

2.3 合理运作采购资金控制采购成本

首先，计划员要有较高的业务素质，对生产设备运行情况要充分了解，全面掌握设备的维修周期、备件的消耗周期及生产耗用材料情况，进而作出科学合理的存货采购计划。其次，要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控，收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优，同时对大宗原材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转，提高了资金的使用效率。仓储部门收到采购物资，不论由供货单位运来的或是自行提取的，都要认真负责和实是求事进行质量和数量验收。根据供应部门到货通知单和机电设备、材料验收制度，进行严格的验收，保证物资质量合格、资料齐全。不能重数量而忽视质量，要严格把关，使仓储管理部门保质、保量和及时的为生产单位供应合格的备件材料。

2.4 建立并完善供应商准入制度 与供应商建立长期协作的伙伴关系

根据供应商的生产能力、资质等级、信誉及价格等情况，建立完整的供应商准入制度，从源头上制止不良存货的发生。其中，最好措施就是企业物资管理部门，为降低企业存货，进一步加大寄售力度。有库存情况下，先消耗库存，然后才能结算寄售的；寄售代销采取多家竞争，价低而质量好的优先使用；寄售代销物资一年一签合同，用料单位有选择权，价低质量好的优先使用。若保证不了安全库存的或有质量问题，可以随时中止寄售；寄售物资不占用库存储备，保证安全库存，不影响正常的生产使用；寄售供应商在签了寄售协议后，必须保证在库区的安全储备量，现场领用都保证随时有库存，并且在消耗一定量后结算一次；方便了大型设备的大修和零故小修；新进的设备，尽量缩小采购批量，加快国产化进程，逐渐推广寄售代销，尽量减少库存积压。寄售代销是企业有效进行降低库存的可行办法之一，应大力推广。

2.5 建立科学高效的存货管理制度

企业应建立起科学高效的存货管理制度，并随企业的发展不断完善。必须做好仓储部门物资的接运、验收、保管、保养、发放、盘点等一系列供应管理工作，建立、建全各项规章制度，努力降低管理费用。

2.6 完善内部管控 建立行之有效完善的公司内部控制体系

（1）做好岗位分工控制。首先，建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。如采购、验收与付款；保管与清查；销售与收款；存货处置的申请与审批；审批与执行等。其次，授权批准控制，明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任，不得越权审批；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次，制定存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求，做好相应的记录与凭证保管。

（2）取得、验收与入库的控制。物资在仓库保管期间，仓库工作要做到保护物资的质量完好和数量的不缺，仓库对保管的物资，对数量和质量负全部责任。根据物资本身性能，物资从进入仓库起，仓库即对物资进行质量监督，防止物资的霉变、腐蚀、自燃等质量变化，物资质量的变化轻则降低使用价值，成为残次品，重则使物资成为废品。

（3）仓储与保管控制。第一，保管人员对所保管的物资必须经常作到五清（名称、规格、型号、数量、质量）、四对口（料卡、实物、帐、资金），对所保管的物资要逐件登记料卡，随时记录收发数量。第二，仓库保管的物资，不论库内库外，应按材料、机型目录大类机型组分区、分类，作到“五五摆放”，五、十成行，定量装箱，标志明显，达到过目知数，便于发付，便于检查。并经常保持库内整洁，料架物资表面无尘土，料场无垃圾，器材无锈蚀。第三，物资保管要分工明确，做到按大类有储备定额，不但要随时掌握物资的储备量，同时要掌握储备资金，每月要定期分析增减因素，采取措施。掌握和统计按定额供应的物资支领情况，把好定额关，对发出材料做到日清月结，不断提高管理水平。第四，为使收发物资及时准确，要采用“四号定位”的管理方法，即将库房、料架、层数、货位四者统一编号及料场的区、点、排位，可以知道货物所在库和具置。必要时，一个人可以发付全库的物资，并能做到及时准确。第五，提倡练基本功，每个保管员都要做到“四懂”（懂器材名称、规格性能和用途，懂保管保养知识，懂业务流程，懂物资消耗规律）与“三会”（会计算、会保管保养、会识货）。“十过硬”（收发、识货、写算、报表、保管保养、“四对口”、“五五化”、“四号定位”、使用度量衡、执行制度）过硬。

（4）建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。建立定期和不定期的存货盘点制度，实施盘点控制，以确定账实是否相符，为公司的存货管理提供真实可靠的信息。

（5）监督与检查。定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况；定期检查存货业务授权批准制度的执行情况；定期检查存货收发、保管制度的执行情况；定期检查存货处置制度的执行情况；定期检查存货会计制度的执行情况。

2.7 建立适合公司自身发展的存货管理信息系统

公司应该结合自身业务流程特点，使用合适的库存管理软件，建立公司的存货管理信息系统，使公司内部各部门之间，以及公司与供应商、经销商之间实现存货信息的共享，从而提高公司的存货管理效率。充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理。要想使存货管理达到现代化企业管理的要求，企业要尽快采用先进的管理模式ERP软件。利用该软件使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度堵塞漏洞，降低库存，使存货管理登上新台阶。

2.8 全员参与存货管理

优化存货管理除了需要公司管理层改变经营理念、重视存货的控制和管理外，还应该让公司的采购、仓库、财务、生产和销售等各个部门均参与到存货的管理中，共享存货管理的相关信息，通过内部资源的整合来提高存货管理的效率。

总之，通过加强企业存货管理，达到降低企业存货的目标，有效保证企业生产经营活动的连续正常进行，从而提高企业的竞争能力，确保企业持续、稳定、健康地发展。

参考文献：

[1]柳金霞.浅析企业存货的管理[J].山西科技，2003（3）.

[2]王利平.管理学原理（修订版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

作者简介：

王振娥（1969-），女，内蒙古达旗人，长期从事仓储统计核算，现在神华集团准能公司物资供应处工作。