浅议企业加强存货管理

摘要:存货是企业的一项重要的流动资产,而存货管理已成为现代企业管理的一部分,它可以提高企业的资金利用效率、保证保证企业正常生产等。本文就存货管理的重要性、存货管理的问题以及相应对策进行一些探讨。

关键词:存货管理 采购 内部控制

一、存货管理的重要性

企业要进行正常的生产经营活动,不但需要一定数量与质量的资产外,还需要一定数量与质量的存货。存货就是指企业在生产经营过程中为销售、耗用而储备的物资。如工业企业能在生产时随时购入所需要的原料。同时存货作为一种资产,除了拥有资产的共同性外,还具备物质实体性,属于有形的资产,还具有较大的流动性。对存货的这些特征,这也就决定了存货在企业生产经营当中具有重要的地位。企业为了生产经营的持续,也必须有计划地购买一些必须用的存货,而也就需要占用一大笔资金。一般来讲,企业的商业运作情况,管理效果,直接关系到企业的资金占用比例以及资金的利用效率。而一个企业若拥有较强的盈利能力,应当对存货管理有很多心得。较高的存货管理水平,就会有较合理的资金比例分配,以适合企业发展。通过实施正确合理的存货管理,可以降低企业的平均资金占用水平,提高存货流通速度以及提高资产周转率,从而为企业带来经济效益。

二、存货管理的问题

(一)存货采购问题

存货的采购部门没有与企业生产、销售部门及时沟通,没有根据实际的生产、销售需要而进行采购,缺乏合理地采购系统。一些企业往往在采购时不是根据最佳采购量和采购时间去采购,而是根据一些采购人员或企业领导进行估计性采购,这种不合理的采购方式往往会造成存货的短缺或挤压,从而会影响企业的正常生产经营,对企业的生存发展有较大的限制作用。

(二)存货盘点问题

大部分企业在存货采购、存货出库、入库时没有严格的审批手续。入库单和出库单这种存货的纪录依据会计法应当必须完整、准确地记录信息。这些信息的混乱,会导致会计核算的困难,影响日后的核查。还有企业没有设立库房专门的盘点和阶段性的库存分析,这使得库存合理计划没有可靠的依据,这种不明确的问题,影响着企业资产损益的真实性,使得企业不能准确地对资源配置进行调配,导致企业资金不能正常的运转,进一步引发各种管理问题。

(三)基础工作不完善、不规范

由于存货管理涉及面比较广,存货的种类、用途比较复杂,如果用手工记录这类信息的话往往需要较大的人力、物力,而且工作效率不比较低;手工式记录准确性差,容易造成账面数据与实际不相符合,致使财务报表不能真实企业的财产情况,这就需要引进电算化系统,基本可以解决此类不规范化的工作问题。

(四)内部控制制度不完善

一些企业往往在存货采购、产品销售时由一个人去完成采购、支付、入库等全过程,这不仅使得这类工作无章法可依,而且还会增加的可能性。如经常采购的人员可能就不会选取最佳采购时间和物美价廉的存货采购,而去选择熟人、吃回扣的方式,有可能导致采购的存货价高质低,损害企业利益。

(五)资金占用额高

很多企业以为存货就是企业的资产,是财富。这种观念将可能使企业存货大量积压,使得存货资金占用比例过高。拥有过多的存货,相应的就需要大量的能支付这笔存货的储存成本,而当企业的资金被大量占用在存货上不能及时转变时,这就会加大企业的财务风险,这也就相当于存货就是负债一样。

(六)缺乏对物流管理的整合

只重视对企业内部物流系统的整合,忽视对企业外部物流资源 利用也是现在很多企业的通病。企业在存货计划、采购、仓储、调用等等全过程中的管理占据了企业很大一部分人力、物力和财力,没有利用到社会物流管理资源,限制了自身的发展。

三、加强存货管理

(一)建立合理的存货采购系统

在企业进行存货采购时,首先与生产销售部门进行沟通,做好相关信息采集工作,然后对其进行统计分析,再来确定采购量和采购时间;建立合适的存货采购系统,组织采购人员的经验或领导单方面的估计,必须进行合理的采购量和采购时间估计。这就需要做好下面两点:一是建立与生产销售部门的沟通渠道;二是存货采购人员要及时组织相关人员,对存货的收益与其成本进行比较,确定企业的最佳库容量,根据生产销售情况,确定最佳采购时间。而下一次采购时,应该尽量根据企业的实际库存量进行采购并及时地采购。三是结合上面两方面建立采购模型,在实际生产中,与存货总成本有关的变量很多,但为了一劳永逸,可以采取舍去一些变量用运筹学知识作出一些理论上的假设,做出存货管理的数学模型,确定其相似的或接近的最佳采购量和最佳采购时间,这就使得企业在管理中有据可依,从而可以提高企业创利能力。

(二)严格实行货验收控制制度,完善盘点制度

对存货的入出库要进行严格的控制把关,在入出库时将其品种、数量、规格、质量和其他内容严格记录保存下来,以方便会计核算。还要完善清点盘查制度,定期对库存货进行盘查,发现的亏损货或报废的货及时记录并报予相关部门,再收集信息以确定是否要进行下一次采购。

(三)推行电算化管理,完善规范基础工作

随着计算机技术的飞速发展,鉴于手工式记录的种种弊病,我认为存货管理的电算化已成为必要了。实行电算化管理可以有效的对存货进行详细的分类,应用到会计工作上同时可以保证会计核算的及时性和准确性,能有效的提高工作效率,提高存货管理水平,使得企业有及时、准确地掌握存货情况,可以使企业能够高效集中人、财、物规划发展壮大自己。

(四)完善内部控制制度

做好岗位分工控制。首先,要使存货采购人员明白岗位责任、权限,严格实行不相容职务相分离制。其次实行授权批准制,明确规定存货业务的工作要求和权限范围,对于越权的人应当予以惩罚。最后就制定出存货业务流程,使得存货管理各个环节能相互配合、牵制。

增强监督检查,加强内部激励机制。定期检查存货相关人员和岗位的设置情况,确定是否按授权批准制度执行,检查存货的盘点情况以及会计工作是否规范合理化。内部激励机制是内部控制一部分,在存货管理中对一些工作突出者进行奖励,以激励他们在岗位上尽职尽责,对作弊者予以坚决打击严惩,通过这种手段加强企业存货管理的内部控制,达到控制成本、保护企业资产的目的。

(五)合理结合内外部物流资源加强存货管理

对企业内部资源的整合是大多数企业都会采用的,而这难以达到企业降低成本、提高竞争力的要求,因此就需要利用第三方物流来帮助自身发展。利用第三方物流,可以降低企业的仓储费用,节约企业生产成本,进一步提高资金利用率。利用第三方物流,借助于他们的专业人员学习丰富的知识和经验,可以提高企业物流水平,加快企业新产品的流转速度,提升企业的市场竞争能力。在此利用外部物流时,对一些特殊的业务应该要慎重选择物流外包,以防出现人才流失和企业结构失衡。所以企业应该引进一些物流管理人才,充分利用他们的知识经验,整合内外部资源,这也是加强存货管理的好办法。

结论:随着我国的市场经济体制的建立和完善、政府的调控能力日益成熟,也导致了复杂多变的经济环境引起的内部控制环境发生了变化,而在流动资产中占重要地位的存货也日益受人关注,如何管理好存货很大程度上影响企业生产经营,本文从存货管理的重要性出发,分析存货管理的问题,进一步提出加强存货管理的浅议。

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