如何提高人事档案管理工作效能

【摘要】在信息高速发达的今天，做事不光要求质量，还要提高效率，只有将工作效率提高，才能在有限的时间内，发挥最大的作用。人事档案是为人事工作服务的，是人事工作的中心环节，是人事工作赖以生存和发展的基础。从科学发展观和以人为本的思路研究和解决这些问题，不断加强和改进改制企业的人事档案管理的服务和效能，已成为组织人事部门的一个新课题。

【关键词】人事档案；管理；效能

人事档案内包括个人思想道德、学历、专业技术水平、工作经历等相关情况的真实记录，它是对个人评估、任免、调动、晋升等机会的可靠参考资料。人事档案管理工作做的好坏，影响着我国人事改革的质量，而人事档案管理工作的效能，则和我国人事改革的进度密切挂钩。笔者主要从以下几方面对提高人事档案管理工作效能进行了分析。

1.一、强化档案意识

首先，在单位领导方面，人事档案部门应积极宣传人事档案工作的重要意义，使单位领导认识到人事档案工作是人事管理工作的有机组成部分和重要工作依据，其工作质量的好坏与单位管理水平、人事资源利用以及职工工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，切实加强对人事档案工作的领导，创建专门的人才评价机构，专门负责人才的综合测评，将相关的信息存入档案，以备相关部门使用。

其次，在人事档案部门方面，人事档案部门要加强与相关部门的沟通，着眼单位积极参与市场竞争需要，抓紧人才信息库建设，不断强化人事信息的深度开发和综合利用。

再次，在人事档案管理人员方面，应提高档案管理人员综合素质，强化档案意识，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完整。同时，应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性，并增强服务意识，积极主动地为人力资源管理提供信息服务。

2.二、严格管理程序

在人事档案管理工作中，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记。以便对档案管理中出现的问题，实行责任追究。

①建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，形成科学、合理、有效的档案收集机制，灵活采取普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集相结合的方式，确保人事材料收集齐全。收集档案资料要做到口勤、手勤、脚勤，及时收集和追补应归档的人事材料。对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。丰富档案内涵，在档案中增加全面反映干部人事真实情况的内容，提高人事档案在人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用。只有充分发挥人事档案的利用价值，才能更好地为人事部门提供工作参考。

②人事档案整理过程中，要明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效地鉴别，及时存真去假、查漏补缺，做到分类准确、排列有序、立卷规范、装订美观；

③采取切实有效的措施，做好人事档案管理工作。减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用寿命。

④严格人事档案交接流程。一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符；二是对已借出的档案要及时催还，整理好借阅登记，并注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

3.三、推进利用开发

构建面向社会、适应时展要求的人事档案管理服务体系，使人事档案管理服务工作不仅满足组织、人事等部门工作的需要，还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求。一是利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。二是通过完善档案管理硬件设备，引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理。三是充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，尽快建立人事档案数据库，通过网络可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。

四、总结

随着人事制度改革日益加深，人事档案管理工作要符合社会发展的需求，在当今创新的时代，要切实加强人事档案管理的效能，必须切实地加强创新力度。具体而言，要加强档案专业人才和工作者的培养，丰富档案管理信息资源，加快档案管理数字化建设，拓展档案管理开发利用。只有这样，才能加快该项事业的发展进程。

（作者单位：时代文艺出版社）