浅议人事档案在电力企业中的重要性

【摘要】人才是一个企业健康快速发展最重要的部分，人力资源管理目前已成为现代企业管理部门关注的焦点。人力资源管理当中最重要的部分就是对人事档案的管理。随着知识经济时代的到来，电力企业要想在激烈的市场竞争中充分发挥其核心竞争力，关键是拥有一批具有现代素质的人才队伍。本文主要阐述了人事档案的涵义，并进一步论述了人事档案在电力企业中的重要性。

【关键词】人事档案 人事 电力企业 人力资源管理

【中图分类号】G275，9；F272，92 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0359-01

一、人事档案的涵义

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险。对企业而言，为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料。

人事档案有它自己独特的社会价值，它是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此我们说人事档案有它自己独特的社会价值。

二、人事档案在电力企业中的重要性

1、人事档案能够为电力企业提供真实可靠的信息。

随着经济的快速发展，电力企业面临的竞争压力也越来越大，电力企业要想在这个知识时代的大潮流下继续保持自身的优势必须让每个员工的实力都得到充分的发挥。电力企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要内容包括：进取精神，道德品质，各项特点，工作经历，特长、成绩与贡献等。从而为电力企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料，选到合适人选，为电力企业创造更大的效益。

2、人事档案可以为电力企业的一些决策提供必要的依据。

电力企业在不同的阶段会面临一些不同的决策，要想制定正确的决策，电力企业必须充分了解每个员工的状况使其组合之间能够更合理。人力资源规划是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，如：新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。电力企业的人力资源管理部门可以通过查阅人事档案，做出相应的决策，从而保证电力企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。

三、人事档案在电力企业中存在的问题

1、电力企业领导对档案不足够重视

很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正是由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为电力企业提供高质量、高效能的服务。

2、没有专门部门或专业人员对电力企业档案进行管理

很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理日常工作也不熟悉，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个电力企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致电力企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

3、电力企业的档案管理的信息化建设比较滞后

档案管理工作的最终发展方向就是信息化，信息化也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。其滞后性主要体现在：第一、管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。在电力企业档案室里的计算机大多都是其他部门替换下来的，而这些计算机远远不能满足档案管理的需要。第二、电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。由于电力企业信息化比较落后，使得电力工程人员调阅档案图纸的效率非常低。

四、电力企业人事档案管理建议

1、电力企业领导应加强对档案的重视，投入足够资金完善电力企业档案室

人事档案管理是否完善对电力企业的影响很大，因此领导应做到以下几点：第一在财政中拨出部分资金用于完善档案室的设备。只有购买一些先进的设备，电力工程人员的工作效率才能提高，才能使档案的作用得到充分的发挥。第二，对档案管理人员进行培训。只有经常对档案管理人员进行培训才能使档案管理符合快速发展的社会需要。

2、设置专业部门，档案由专业人员进行管理

首先，电力企业应设置专业部门对档案进行管理，为档案提供独立的档案室，使档案的相关资料能够完整的保存。其次，电力企业人力资源部应招聘一些档案管理专业人员。电力企业的档案管理人员大多都不是档案专业毕业，对日常档案管理也很陌生，而招聘一些专业人员是提高档案的管理效率的最有效办法。

3、合理开发人事档案信息资源为电力企业服务。

人事档案工作者要从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作，人才工作的信息库和参谋部。

人事档案管理的问题一直倍受人力资源管理部门的关注和重视，但受到各种因素的影响，致使人事档案在管理上存在不同程度上的影响和制约，从而得不到更好的发展。因此，只有树立创新观念，人才信息观念和效益观念，从而进一步推动人事档案工作制度化、规范化和科学化，把量化观念、管理观念、责任观念、效益观念有机结合起来，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。