如何加强企业对应收账款的控制

一、应收账款的概述

应收账款，是企业因销售产品、材料、提供劳务等业务而应向购货方、接收劳务的单位或个人收取的款项。形成应收账款的直接原因是赊销。虽然大多数企业希望现销而不愿赊销，但是面对竞争，为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、减少存货、增加收入，不得不面向客户提供信用业务。商品与劳务的赊销、赊购，已成为当代经济的基本特征。应收账款的形成增加了企业风险。特别是现在，用户拖欠企业账款者越来越多，账款回收的难度也越来越大。因此，企业必须加强应收账款的管理，正确衡量信用成本和信用风险，合理确定信用政策，及时收回账款。

二、发生应收账款的原因

1.商业竞争

发生应收账款的最主要原因就是商业竞争。市场经济的竞争机制作用迫使企业以各种手段扩大销售。除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外，赊销也是扩大销售的手段之一。相同条件下，赊销产品的销售量将大于现金销售产品的销售量。出于扩大销售的竞争需要，企业不得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客，由此引起的应收账款，是一种商业信用。

2.销售和收款的时间差

商品成交的时间和收到货款的时间不一致，这就导致了应收账款。对于一般批发和大型生产企业的来说，由于货款结算需要时间，以至于发货的时间和收到货款的时间往往不同。结算手段越落后，结算所需时间越长，销售企业只能承认这种现实并承担由此引起的资金垫支。由于销售和收款的时间差而造成的应收账款，不属于商业信用。

三、应收账款管理不善的弊端

1.降低了企业的资金使用效率，使企业效益下降

由于企业的物流与资金流不一致，发出商品，开出销售发票，但货款不能同步回收。而销售已告成立，这种没有货款回笼的入账销售收入，必然会产生没有现金流入的销售业务损益、销售税金上缴及年内所得税预缴，如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款，则可产生企业流动资产垫付股东年度分红。

2.夸大了企业经营成果

由于我国企业实行的记账基础是权责发生制(应收应付制)，发生的当期赊销全部记入当期收入。因此，企业的账上利润的增加并不表示能如期实现现金流入。会计制度要求企业按照应收账款余额的百分比来提取坏账准备，坏账准备率一般为3%—5%(特殊企业除外)。如果实际发生的坏账损失超过提取的坏账准备，会给企业带来很大的损失。因此，企业应收款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了企业经营成果，增加了企业的风险成本。

3.对企业营业周期有影响

营业周期即从取得存货到销售存货，并收回现金为止的这段时间。营业周期的长短取决于存货周转天数和应收账款周转天数，营业周期为两者之和。由此看出，不合理的应收账款的存在，使营业周期延长，影响了企业资金循环，使大量的流动资金沉淀在非生产环节上，致使企业现金短缺，影响工资的发放和原材料的购买，严重影响了企业正常的生产经营。

四、应收账款的日常管理

1.事前控制

从初识客户到维护老客户，业务人员以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

(1)对客户的审查内容(5W)：

①who 人员素质，销售业绩，社会关系

②where地理位置，物流配送情况

③when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

④what 信用档案，有无不良纪录

⑤why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景

(2)对客户的评定等级

①类客户，回款2个月内

②类客户，回款5个月内 (最好预付一部分货款)

③类客户，回款8个月内 (必须预付一部分货款)

④类客户，回款时间相当长，不可靠 (必须货款两清)

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。

(3)销售合同中应明确的内容：

①明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；

②明确双方的权利义务和违约责任;

③确定合同期限；

④签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章)；

⑤电话订货，最好有传真件作为凭证。

2.事中控制

(1)发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。 (由销售人员和客服中心进行全程跟踪)

收账策略如下：

A类客户，按常规合同

B类客户，最好预付一部分货款

C类客户，必须预付一部分货款

D类客户，必须货款两清

(2)回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清：并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

①产品结构为多品种、多规格；

②产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；

③产品出现平调、退货、换货时；

④客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款；

以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

3.事后控制

(1)欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应当采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1／3(如期限是60天，最后收款期限不能超过80天)；如超过，即马上采取行动追讨。

(2)总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。

追款三步骤：

①联系：销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

②信函：销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。

⑧走访：销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收。不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

(3)对己拖欠款项的处理事项：

①文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；

②收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

⑧追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件——预告、警告、律师函，视情况及时发出；

④最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；

⑤要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

五、总结

总之，企业要发展，必须要扩大产品的销售，而赊销是扩大销售的基本方法之一。因此企业应收账款回收风险以及由此而产生的财务风险总是存在的，我们只有采取适当的信用政策及管理方法使风险最低、收益最大。应收账款防范的好坏，既靠制度的保证，又靠措施的得力于否，还得靠领导的重视程度。诚然，不管企业采用怎样严格的信用政策，只要存在着商业信用行为，坏账损失的发生总是不可避免的。因此，企业要遵循稳健性原则，对坏账损失的可能性预先进行估计，积极建立弥补坏账损失的准备金制度。根据《企业会计准则》的规定：应收账款可以计提坏账准备金。企业要按照期末应收账款的一定比例提取用于补偿因债务人破产或死亡，逾期未履行偿债义务，已无法收回的坏账损失，以促进企业健康发展。