某公司档案管理系统实施和应用浅谈

摘 要：随着信息化的发展，用信息技术提升企业档案管理能力已成为必要手段。如何应用好档案系统，更好地发挥其功能作用，是档案部门的重要工作。某公司是中石油下属的炼油化工企业。本文通过介绍该公司档案管理系统的实施和应用中存在的问题，提出了在档案管理和系统应用方面的一些建议，以供参考。

关键词：档案管理；实施；应用；措施

前言

档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。

1 系统简介

档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。

2 系统实施和应用

2.1 数据整理

基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。

历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。

2.2 系统配置

信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。

2.3 系统培训

公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。

2.4 数据迁移

数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。

2.5 应用中存在的问题

目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。

3 档案管理的几个改善措施

3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。

按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。

3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。

档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。

配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。

强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。

3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。

结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。

4 总结

档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。

参考文献：

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[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316

[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211

作者简介：

郭丽敏，大庆炼化公司信息管理部，工程师，主要负责门户建设与运维以及应用系统实施和维护等工作。

收论文地址和电话号码：黑龙江省大庆市马鞍山大庆炼化公司信息管理部，郭丽敏，13936899255，邮编：163411