做好办公室应急信息管理工作的思考

摘要：随着改革发展的不断深入，企业员工思想多元化、不同群体利益诉求多样化，各种深层次矛盾和问题日益显现，各类突发事件呈现集中爆发趋势。在这一新形势下，应急信息及其管理工作作为应对突发事件的常态性基础工作和关键环节，越发显得重要。本文阐述了应急信息管理工作的定义、特点、处置要求、信息编报以及做好突发事件应急信息管理的有效途径及工作建议。

关键词：应急信息；处置；管理；对策

中图分类号：C931.4 文献标识码： A 文章编号：1001-828X（2015）010-000-01

一、应急信息基本涵盖范围

主要包括：员工群众的集体上访、游行、罢工；造成人员伤亡或环境污染的重大事故；劫持人员或车辆、爆炸、造成群死群伤的恐怖活动；自然灾害、传染疾病；在某一时期内员工群众意见较大、在可能影响稳定的问题以及重要的社情民意（如子女招工、债务拖欠等等）和“”、“全能神”等各类组织的非法活动；其他需要报告的重大紧急情况。

二、应急信息的特点

以笔者所在的石油行业为例：

一是信息内容涉及范围广。石油天然气具有易燃、易爆、污染性强的特性，涉及的知识面广，专业众多，综合性强，因此，应急信息就需要企业内部的勘探、开发、运行及地方政府的消防、交通等职能部门，共同为物资调度、人员疏散、信息传播、污染控制等整个行动的决策提供信息支持和依据。

二是信息数据需求量大。在应对过程中不仅需要充分了解和收集事件发生区域的地质、环境等自然因素的数据资料，同时还要了解区域内的社会经济状况、人口分布情况、区域内的专业处置和救援队伍力量，有时甚至涉及到全国范围内的相关信息，需求量巨大。

三是信息数据变更快。由于石油行业自身具有危险性高、影响性大的特点，因此，对发生的突发事件只有在有限的时间内对迅速做出反应，才能有效减少危害和损失。对各类应急信息除及时了解和掌握外，更需要不断的更新信息数据，提高时效性。如：完善的应急救援方案等。

三、当前应急信息管理工作现状

从实际工作中看，笔者认为：

一是对应急信息管理的重要性认识还要进一步提高。虽然有效应对突发事件已成为各单位日常工作中的重要组成部分，并有了一定的基础，但对其中的信息应用还存在着不到位、不具体的现象，特别是在信息研判和总结整理方面还有提升空间。

二是完善应急信息上报工作机制还要进一步摸索。主要表现在，办公室系统与生产经营系统之间的信息沟通渠道还不够畅通，导致迟报、漏报、信息相互矛盾的现象时有出现，反映出信息报送工作在机制上还有一定漏洞，还需要探索更为合理、更为高效的快速反应机制。

四、做好应急信息管理工作的有效途径

应急信息管理是指在突发事件应急管理的过程中，对事件中的各类信息进行收集、整理、上报和应用，从而为指挥决策和员工群众提供足够、高质量的信息服务，以便有效地突处置突发事件。因此，及时、准确地了解并向上级组织报送重要信息，就成为检验办公室系统执行力的重要手段。

（一）突发事件前的信息管理

主要是，事前的信息储备和预警工作。汇总整理以往发生的各类突发事件的处理方法及取得的效果，以随时进行相关查阅；对各种隐患风险做好跟踪、检测和评估，发挥预警的作用；对应急预案不断完善演练，发挥应有的作用；做好应急情况下的宣传准备工作，避免信息披露缺失和滞后，导致员工群众获取信息不及时、甚至恶意炒染和以讹传讹，增加处置突发事件的难度。

（二）突发事件发生中的信息管理

主要是，信息接收和处理能力，包括各种资源的调度、人员物资的调派、现场指挥情况等等，及时将各类信息传达给相关的职能部门；借助于电视台、互联网等对突发事件做好面向公众宣传报道，树立有利于企业的良好形象。

1.突发事件中信息报送管理要求

信息报送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下环节：

一是信息初报，做到快速反应，准确及时。在规定的时间内及时将有关信息报送至主要领导、相关部门，做到随时发生随时报送，不能迟报、漏报和瞒报。方式上，如有紧急情况可先打电话，再报文字材料。

二是信息续报，做到力求详实，时效性强。及时了解掌握并报送相关信息的进展、处置和调查情况，可一日数报，也可多日多报，既不能延误时间，又要有合适的层次和范围，避免给领导决策提供错误的信息，干扰领导的判断。

三是跟踪汇报，做到全面细致，善始善终。应急信息处理过程中，信息会随时变化，要做好突发事件中各种信息的跟踪调查，不能一报了之，要及时上报善后工作的处理和各方面的反映。尤其是加强对影响事态的控制和处置的信息的保密工作，注重控制传播范围，慎重处理。

2.突发事件中应急信息报送的渠道要求

应急信息的及时报送不仅有助于各级领导、相关单位了解突发事件的发生原因和处置状态，同时也有助于减轻或消除人们心理上的压力，避免谣言和恐慌的发生。多年的工作实践中，笔者认为应做到以下几点：

一是对于不的应急信息，主要通过网络、传真、电话等形式上报；对于的应急信息，则必须由企业保密办公室派出专人向有关部门和领导进行当面报告。

二是对需要向上级详细报告的应急信息，经同级党政领导负责人审阅后，在规定时限内以报告文本的形式进行上报。

三是建立员工群众获取最权威信息的平台，既方便了解必要的信息，又消除误解，实现双向良性的互动。

四是在报送应急信息时，本层级的各单位和部门之间应做到信息共享、口径一致，防止出现信息混乱。

3.突发事件中应急信息报告的要求

要加强对各类应急信息的分析。信息的准确性和真实性直接关系到应急处置工作的顺利进行，因此必须要对收集回来的大量原始信息进行筛选处理，从中提取有价值的信息进行全面、准确的总结，供领导层作决策参考。要加强报告的编写。在强调准确性、时效性的基础上，力求要素齐全（时间、地点、起因和性质、过程、影响及处置情况、各方面反映、下步建议等）、事实准确、表述清楚，做到不回避问题、不抹煞工作和成效。

（三）突发事件发生后的信息管理

主要是对事件的前因后果进行总结，对造成的危害情况进行评估，总结经验教训，对处置人员、处置措施、应急预案进行调整、充实和完善等。

五、结论

总之，应急信息管理工作不仅是强化责任意识、提高工作执行力的重要体现，更是平息事态、减少损失、控制负面影响、维护稳定的重要保证，只有健全完善统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地为主的应急信息管理体制，才能牢牢把握工作主动权，有效提升各类突发事件的应对能力，为企业长远发展提供有力的保障。