基于采购与付款环节的内部会计控制研究

【摘要】我国中小企业的发展迅猛，为活跃经济的发展的起到了非常重要的作用。但是我国中小企业的内部控制管理却有待改善。建立完善的内部控制控制制度和内部会计控制制度，有利于提升企业的经营管理和纠错防弊。为提升中小企业的竞争力，中小企业需要优化内部控制，提高内部控制的效果。在竞争激烈的市场上，中小企业想要生存，就需要改善自身的内部控制。我国企业对于内部控制的认识还是存在着局限性的。内部控制不仅关系到上市公司的质量，更关系到上市广大投资者的利益。我国中小企业的内部控制规范建设应该是不断推进的。对于提升中小企业的竞争力具有重要的意义。本文选取一个具体的公司为例进行研究，对于该公司的内部控制的现状进行分析，并运用内部控制的原理和方法，提出相应的对策。

【关键词】中小企业 内部控制 控制环境

一、内部会计控制的概述

（一）内部会计控制的涵义

内部会计控制这个概念，每个国家对它的定义是不同的。我国对内部会计控制的定义是：是为了保证资产的安全完整，会计信息的真实可靠而制定的一系列程序和方法。国外对内部会计控制的定义是：是对组织的计划、对组织的资产的完整和财务记录的可靠的一系列程序和方法。

可以从上面的定义发现，我国对内部会计控制的定义与国外基本上一样。依照国外和我国对内部会计控制的定义，我认为对内部会计控制的定义是：企业为保护资产的完整，保证会计信息的真实可靠，提高企业的经营业绩并实现经营目标和遵守相关的法律法规，而制定的一系列的程序和方法。

（二）内部会计控制的内容

我国《内部会计控制规范---基本规范》中，对内部会计控制的内容进行了规定，主要有以下的内容：货币资产、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制。

为保证企业的资产的完整和会计信息的真实可靠，现在企业基本上都是对这些经济业务进行会计控制。我将选取一个特定的业务，对企业的内部会计控制进行分析。

（三）内部会计控制的方法

内部会计控制的一般方法通常包括如下：

（1）职责分工。对企业的各个部门以及相关人员进行设置职能和岗位。在设立岗位的时候，应该遵循不相容的原则。对不相容的岗位进行分离，不相容的岗位有：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查。

（2）授权批准控制。各部门应该在自己的职责权限里行使职能，各个岗位的人员应该在自己的授权权限里工作。如果某个部门要进行新的业务，需要上一级的部门进行授权批准，才能进行新的业务活动。

（3）审核批准控制。企业的各部门和各个岗位对本企业的经济业务的真实可靠进行审核与复核，盖上公章，并作出是否批准的决定。

（4）财产保护控制。对企业的财产的保护，一般我们采用限制接近财产，对财产的进行盘点，对财产进行保险和记录等办法。

（5）信息技术控制。可以采用会计电算化对会计信息进行操作，发挥现代化科技的作用，进行会计记录。

（6）合同风险评估。合同风险是指本企业在签订合同的时候，没有完全按照有关的规定，制定出的合同内容有歧义。所以本企业在签订合同的时候，应该考虑合同风险，努力使合同内容明确而没有歧义。

（7）会计系统控制。企业应该依据国家的会计法律法规，选取会计的处理程序，核对相关会计记录，建立会计人员的责任制度和交接办法，发挥会计的监督作用。

（四）内部会计控制的作用

（1）企业建立起内部会计控制，选取会计控制的方法，对企业的经营状况可以如实地反映和记录，保证会计信息真实可靠，从而可以使会计政策和会计法规得到落实和实施。

（2）维护资产的安全完整。建立起内部会计控制，对企业的业务活动的许多环节进行控制，真实记录资产的状况，比如使用状况和报废状况，及时对企业资产进行监督。

（3）减少企业经营过程中的风险。企业只有建立起内部会计控制，对各个环节进行控制，减少企业的财务风险和经营风险，从而改善企业的经营状况。

二、基于采购与付款的业务的内部会计控制理论

（一）采购与付款的涵义

企业要维持自己的生存和发展，需要在市场上获取各种物资，我们把获取物资的行为叫采购。付款是指企业在采购活动中发生的货款支付行为。这里获取的物资，不仅仅包括有形的物资，也包括无形的物资。无形的物资比如技术、售后的服务。

（二）采购与付款的目标

采购与付款的目标主要是规范采购与付款活动，防范采购与付款活动中的错误和，提高企业的采购活动的质量。对这一目标，可以细分为五点：

（1）确保购买的货物符合生产、销售的要求。购买的原材料，在数量上、质量上要符合生产的要求，不能购买劣质的产品。原材料的价格也要合理，符合预算的要求，不能造成企业过多的成本和费用。

（2）确保资金付款之后，企业应该获得相应的货物或者劳务。企业在登记采购与付款业务的时候，要确保付款之后，获得相应的货物或者劳务，防范在采购与付款活动中的，确保账面上记录的数字与实际的货物或者劳务是对应的，不能错误计算和随意修改的货物或者劳务的数量和金额。

（3）确保应付款项的合理可靠以及授权支付。采购与付款业务活动中，应该确保应付账款、应付票据的合理可靠。防止和减少因为企业漏记和少记造成的虚假财务记录。采购与付款的业务活动中应该经过相关的人员的审批之后，才能付款。

（4）合理标明采购业务中所拥有的折扣与折让。在企业进行采购活动中，会获得企业提供的折扣或者折让，这个时候，企业应该合理标明企业拥有的折扣，这样企业可以冲销相应的应付账款，防止。

（5）企业的应计负债的计算要合理。采购与付款业务活动中，企业应该合理确认应计负债，在经过相关的部门或者人员的授权下进行支付，企业应该监督应计负债的确认。

（三）采购与付款业务的内容

采购与付款业务主要包括一下的内容，

（1）选择供应商。企业需要依据企业生产的特点，选择需要合作的供应商。这是采购环节当中的非常重要的一个环节，首先企业需要对供应商的资格进行鉴定，然后未经公司的领导的审批，企业不能随便更换原有的供应商。如果需要更换供应商，需要向上一级部门主管上交书面材料，获得批准之后，才能够变更供应商。

（2）订购。在获得领导的批准之后，然后根据企业的生产需要，根据列明的采购名单，由采购部门对企业的物资进行组织采购。

（3）确定采购价格。一般企业需要与供应商对价格进行商议，而一般有三种方式，主要有询价方式、招标方式、谈判方式。询价主要是指企业对自己要采购的物资的价格进行询问。招标的方式是一般可以保证大批量的物资价格的合理。谈判的方式主要是双方会根据采购的物资进行协商谈判。

（4）订立合同。企业与供应商在价格也商议好了，那么就可以进行合同的签订。企业与供应商的权利与义务，在合同中需要得到明确的规定，对企业发生的很多重要的采购，不能随便更改合同。如果供应商没有很好的履行合同的内容，可以根据合同进行索赔。

（5）管理物资的供应过程。企业在签订合同之后，需要对企业的采购合同的执行情况进行监督，评价供应商执行的状况。企业也可以需要根据自己的生产特点，选择物资运输的交通方式。

（6）验收。在签订采购合同之后，企业应该建立催收的制度，多催促供货单位按时发货。货物运达之后，本企业的仓储部门进行验收，检查货物的数量和质量。验收的时候。采购部门与验收部门不能为同一个部门，也就是采购货物的人员不能担任货物的验收工作。

（7）付款。财务部门在收到供货单位的发票结算联，或者银行的结算凭证，应该送至采购部门进行复核，在确定无误之后，办理结算。在付款的环节中，企业需要对应付账款、应付票据的检查，定期与供应商进行核对，如果存在不一致的问题，就需要发现原因，然后处理。对预付账款也要进行检查。

（8）记账。本企业的财务部门应该根据企业的原始凭证和记账凭证来编制有关账簿。

三、基于采购与付款业务的内部会计控制存在的主要问题

（一）公司的简介

春兰服装有限公司主要生产各种服装。春兰公司是一家投资总额五十多万元的海宁市本地的服装制造企业，全部职工总数有100多人，主要生产主营各种服装，并销售本公司自产品。春兰服装公司是由具有10多年发展的公司，具有一定的口碑和市场。

（二）春兰公司采购与付款业务存在的主要问题及分析

（1）可以看出春兰公司的内部会计控制环节上，首先违背了不相容岗位分离的原则，由一个副总经理负责处理采购合同的签订、验收工作、支付货款。这是违背不相容岗位分离的原则，也违背授权审批原则，合同的签订、验收工作、支付货款等都需要相关部门的审批授权，而不是由一个人进行全权经办。在这个职责设置的环节上，春兰公司没有做到人员的不相容职务的分离。采购与付款业务不相容岗位有请购与请购审批、询价与确定供应商、采购合同与审计、采购与验收、付款的审批与执行付款等岗位需要分离。本案例中，采购、签订合同、验收、付款等工作都是副总经理一个人在处理，明显违反了采购与确定供应商、采购与验收。

（2）择供应商这个环节上，该公司没有对供应商的资格进行认定，也不了解供应商的信誉程度，选取供应商的标准过于单一，只是根据交付时间的快慢，忽视了选取供应商的其他标准，比如供应商的产品的质量、供应商的信誉、以及供应商的产品是否符合本企业的实际需要。

（3）采购价格上，该公司在这个环节上，没有按照内部会计控制的方法去执行这个环节，一般确定采购价格上，主要是询价方式、招标确定价格、谈判方式这三种方式进行，而本案例中，春兰公司却没有按照以上三种方式去确定采购价格，只是以个人的方式简单地按照长城公司的价格确定了采购价格。

（4）是容易出现。长城公司凭借与春兰公司的副总经理的关系，就私下谈拢价格。如果按照谈判的方式，春兰公司就可以获得更多的低价格，如此草率的就与供应商确定价格，会造成春兰公司采购成本的上升。这也是违背内部会计控制的。

（5）入库这个环节，春兰公司也没有单独设置专门的部门进行经办，验收工作应该由质监部门、仓管部门联合采购人员进行清点验收。

（6）付款环节上，采用现款的方式进行采购，采购人员需要有借款单，而借款单必须要有总经理的签字，凭借款单进行支付，在采购活动结束之后，由采购人员持购货发票办理入库手续，然后凭报销票据进行报销。

四、对策与建议

（一）对策

采购与付款业务主要是存在着六个环节，主要有请购、选择供应商、确定采购的价格、订购、验收、管理供应物资的过程、付款、记账等九个环节。我通过根据采购与付款业务流程，对该公司存在的问题提出对策。

（1）请购主要是由采购部门来经办，验收工作由验收部门来经办，支付货款也应该由采购人员把借款单报总经理进行审批，然后再支付货款，在请购之前，需要进行采购计划的制定。

（2）供应商的环节。春兰公司需要对供应商的资格进行审核，选取符合本公司发展的供应商，对供应商的信誉进行评估，筛选出信誉程度比较好的供应商，并与优秀的供应商长期进行合作，确定良好的合作关系

（3）确定采购价格与签订合同。春兰公司应该采取询价方式、招标方式、谈判方式这三种方式来确定采购物资的价格。

（4）付款环节。由财务部门制度资金支付制度，分别由财务部经理、财务总监、总经理进行先后审核，最后由总经理批准通过

（二）建议

我觉得这个案例自身存在的问题，可以把这个问题的对策推广到其他企业，另外春兰公司还可以在除了以上六个问题上进行进一步的改进。根据采购与付款业务的流程控制，我认为还可以在以下两个方面进行进一步的改进。

（1）该公司应该建立起会计系统，根据我国会计法律法规，选择本企业合适的会计处理方法，对本企业的采购进来的物资进行会计记录，并对采购业务进行记录，然后把采购记录与入库记录、相关的会计记录进行核对。

（2）供应过程。春兰公司在与供应商签订完了采购合同之后，首先春兰公司还应该对采购合同的执行情况进行监督。

五、结语

在我国当前社会经济中，中小企业的发展不断与雨后的春笋，日益发展壮大，中小企业贡献了我国的经济发展。因此，我们需要建立一套有效的内部会计控制规范，在当前我国经济发展中需要重视。本文中对春兰公司的分析，我们发现该公司需要走的路还很漫长，该公司要成为大型公司，仍然要将内部控制理论和实际情况相结合，将企业稳定发展，努力上升优秀的企业组织。

参考文献：

[1]张俊民.内部控制理论与实务[M].东北财经大学出版社，2012.

[2]郑洪涛.企业内部控制学[M].东北财经大学出版社，2012.