探讨加强医院档案管理的五个环节

[摘要]随着医疗事业的进步和发展，医院档案管理工作显得尤为重要。加强医院档案管理，应注重五个环节：强化档案管理现念；构建档案管理电子网络；整合档案管理服务平台；制定档案管理统一标准；开发档案管理利用方式。

[关键词]医院；档案；管理；环节

医院档案类别很多，包括病历、图书、基建、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。它是医院历史发展进程最好的记录和见证，也是医院管理工作中的一个重要组织部分。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题，笔者认为，加强医院档案管理，应着力把握好“五个环节”。

1　强化档案管理现念

医院档案现代化管理建设是一个系统工程，需加大宣传力度，调动各级干部和各有关工作人员积极支持和参与。一个现代化医院档案管理系统，首先要求档案工作必须具备有现代化管理的理念，否则，档案现代化管理就难以实现。医院档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要提高档案管理专业知识的水平，还要掌握档案现代化科学管理的实质、内涵和特点。医院档案现代化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程。档案管理现代化的新形势，迫使档案工作人员要发奋工作，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。

2　构建档案管理电子网络

近年来，随着信息技术的发展，数字化、信息化手段在医院广泛应用，特别是医院收费、统计、病历病案、检验、影像检查等部门广泛采用计算机及网络管理，极大提高了数据准确性、时效性，工作效率得到成倍提高。作为档案管理部门，靠传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式已不能适应社会发展的需要。因此，必须把档案工作人员从繁重的手工劳动、重复劳动中解放出来，充分利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理。其一，创新档案载体。如大量使用计算机技术、缩微复制、其他声像技术等，并尝试使用可与计算机联网并实现高速检索、存储量大的激光光盘技术，使档案载体从较单一的纸质转向多种载体并存。其二，实行文档一体化管理。运用电子化技术，把文件处理阶段的登记、检索与档案管理阶段的收集、分类有机地结合在一起，集文书处理与档案管理为一体，才能提高档案工作效率。医院应从实际情况出发，力争在档案管理上全面利用计算机储存、管理档案，节省人力、物力和财力，减少档案的有效空间，增强档案的保密度。

3　整合档案管理服务平台

医院要转变档案管理各自为政的固有观念，要设立专门档案工作机构，配备由专职、兼职档案工作人员组成的档案队伍，克服档案分散管理的弊端，保证档案的齐全完整率，使医院的历史能在档案中得到全面涵盖。医院档案的真实、准确、齐全，直接影响医院本身的形象、荣誉和工作效率，档案记载的内容直接关系档案的利用效果。医院档案本身具有专业性强的特点，不容有虚假成分，否则对查阅、利用档案的人来说会产生不良后果和影响。因此，必须及时准确地收集和整理各类信息，以免因时间长而被遗漏造成损失。具体操作中，应实行两个结合。一是统一领导与分级管理相结合。建立医院档案室，主管整个医院的档案资料，并负责完成档案工作相关的各项目标管理任务；各科室建立自己专门存放档案的地方，负责与自身相关的档案资料的收集整理，并于当年底统一移交医院档案室。二是档案专职人员与兼职人员相结合。由专职人员集中管理档案室的档案，并负责医院全面档案工作；各科室确定一名兼职档案员，分散管理自己部门内部的档案，并配合专职档案员做好全院档案工作。专职人员与兼职人员相互配合，组成了医院档案管理的网络，有力拓展了医院档案管理的深度和广度，强化医院档案管理理念，明确了档案人员的职责和服务对象。

4　制定档案管理统一标准

医院档案现代化管理，不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化、规范化、科学化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容，分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案材料完整，避免漏失档案的记载内容，标准化、系统化准确无误地记录、存储、归档。

5　开发档案管理利用方式

医院档案管理的最终目的就是利用，发挥其潜在的经济效益和社会效益。因此，医院档案管理工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为医院各项工作，特别是为医疗、教学、科研服务。编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。开展编研工作为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。另外，医院档案要适应新形势的要求，要逐渐适应经日益增长的卫生事业发展的需要，努力开拓开发服务领域，彻底摆脱单纯的业务观点，为医务工作者、患者及社会公众服务，要多角度、多层次地为整个社会服务。同时，要加强对医院档案利用的动态分析，掌握利用动向增强档案部门的应变能力。为此，不仅要了解本单位职责范围的用户需要，也要了解卫生行业的需要，把档案信息资源挖掘出来，传递出去，发挥其应有的作用，加速档案信息资源价值的实现。

6　小结

医院档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须以主动、积极、周到的服务，保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用，使档案管理逐步走上正规化、科学化、现代化轨道。

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