关注社会需求 开发档案信息资源

[关键词]档案；信息资源；开发途径

开发利用档案信息资源、服务和谐社会建设，已成为档案工作的重要任务之一，这是信息时代的发展要求，也是建设档案事业的必然举措。在信息时代，档案部门应积极探索和应用数字技术手段，提高开发档案资源的能力与水平，积极促进服务方式的创新，提供高质量的档案信息产品和全新的档案利用方式，为经济社会发展和构建和谐社会的历史进程提供优质高效的档案信息服务。

一、完善档案信息资源结构，优化馆藏资源

档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源体系。同时，通过对用户需求信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解与掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，更好地为社会公众服务。从基层档案机构分析，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，集中统一管理本单位全部档案，并对本单位的文件归档进行有效的监督，特别是电子文件的归档；从各级国家档案馆分析，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，既要合理扩大接收范围，又要对接收档案的质量进行控制，并注意完善档案补充机制，广泛开展档案征集工作，要想方设法收集散存在社会和手中的档案资料，尤其在征集范围上应改变以往注重机关文书档案的单一性，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的科技档案以及企业生产经营管理方面的档案。同时，要改变馆藏中文书档案占主体的单一局面，加大对专门档案如声像档案、照片档案、光盘档案等的接收力度，还要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，进行馆际交流。建立和完善档案信息资源体系，尽可能全面、迅速、准确地把有效的档案信息收集进馆，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。而且，现在很多档案馆通过馆际交流，也实现了档案的异地备份，既能规避重大灾害和突发事件对馆藏档案数据带来的风险，又能保证双方馆藏档案的信息安全，更好地服务利用者。只有具备了丰富和优化的馆藏，档案信息资源的进一步开发和利用才有了现实基础。

二、加强数字化建设，提高档案资源利用效率

随着人们档案意识的提高，对档案的查询利用率也越来越高。但是传统的服务形式不仅耗费人力、物力、财力，也不能适应日益增长的利用需求。档案部门也正处于由纸质档案管理向文档一体化管理过渡。目前，国家对档案信息数字化、网络化建设给予了足够的重视、加大了对基础设施的投入，必须充分利用机遇，通过应用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸制档案、声像档案等传统介质的馆藏档案和已归档保存的电子文件逐步数字化。此外，在政务信息公开和政府办公自动化的网络平台上，大量的电子文件也逐渐信息公开中重要的历史记录，因此对现行电子文件的收集归档也是档案数字化的重要组成部分。档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，通过网络，将分散在不同地理位置的数字化档案信息资源组合、连接起来，综合利用，实现资源共享，提高档案信息的使用效率。在实现资源共享的同时，档案信息数字化也促进了信息资源的网络化、开放化。档案信息的网络化首要是建立资源丰富、功能齐全的数据库，也可根据自身的馆藏资源特点建立和开发特色数据库。在对现有馆藏资源进行建库的同时，还可采用多媒体技术对文字型、图形型、声音型档案进行综合处理，形成图文并茂的电子书籍。当档案信息形成电子版书籍后，融入信息市场进行交流，形成信息市场模式；或利用网络向人们提供各种档案信息，建立网络服务模式，提高档案的时效性、针对性。

在档案的数字化、网络化进程中还应注意应优先考虑具有较高价值的、利用率高、需求量大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的质量，档案的数字化过程分为文本录入和图像录入两种形式，因此要尽量选择字迹比较清晰、图像比较清晰的档案。选择数字化档案要有典型性和代表性，为档案的利用提供了保障，这样才达到了档案数字化的目的，才能逐步实现档案的数字化、网络化。

三、加强标准化建设，完善档案开放利用制度

档案工作标准化是档案管理现代化的基础，是实现档案管理数字化、网络化的前提，是提高档案工作效率，节省人力、财力、物力的有效措施，也是实现档案信息资源共享的重要保证，直接影响着档案工作信息化的步伐。针对档案数字化过程中，当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一、相互间不兼容的现象，档案管理部门要制定电子档案标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件格式的统一及数据的共享，避免因重复建设造成的资源浪费。明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率，并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。在信息资源不断发展、人们对信息资源的需求越来越广泛的条件下，档案工作要实现规范化、标准化、科学化的目标，必须要严格按照国家有关法律法规和有关标准搞好标准化建设，更新观念，建立新型的档案信息管理模式。同时，要根据国家的有关法律、法规对档案信息开发范围加以明确，尤其是政务信息公开服务中应明确法律、法规，制度的范围。对于用户需求较高的档案及已开放的档案，制定相关的保密及利用制度，严格控制其开放范围、服务方式。而对于相关政务信息的公开，应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，结合社会的利用需求，研究制定可提前开放档案的内容范围、实施步骤和服务方式，主动向社会提供利用，形成档案开放和政府信息公开的整体效应。

四、增强服务意识，提高档案工作者的整体素质

开发档案信息资源，需要适应网络环境的综合性的人才，不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术、数字技术。但从目前情况看，许多档案部门缺乏这样的人才，大部分档案人员信息技术水平偏低。他们大多在多年的纸质档案管理中积累了丰富的经验，但他们的管理理念和工作方式已落后于信息时代的要求。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应信息时展的要求。

档案部门要树立良好的服务意识和责任意识，提高信息服务水平，营造良好的信息服务环境，把利用者需要放在第一位。要依托馆藏，优化和完善馆藏档案资源，加速档案数字化、网络化建设，针对社会各方面的多样化需求，开发出真正适合社会需要的档案信息产品。同时面向社会，结合本地区的实际情况，开拓档案信息社会化服务的新领域、新方式，拓展档案信息的增值服务。为此，要将优化档案工作者整体人员结构和个体知识结构置于同样重要的位置，培养和引进部分高学历的科技人员，并重视对现有人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，提高素质，培养具有专业知识、计算机知识的复合型管理人才，以满足档案事业可持续发展的需要，全力打造一支适应时展要求的档案工作者队伍。