货币资金内部控制的八个控制点分析

【摘 要】 货币资金是企业流动性最强的资产,也是内部会计控制的关键,更是不法分子最受“青睐”的对象。财务人员如何合法、合规、合理地对其进行有效的控制,从以下八个控制点上管好、用好货币资金,从而提升企业的管理效率,促进企业又好又快地和谐发展具有重要的现实意义。

【关键词】 货币资金;内部控制;控制点分析

货币资金是流动性最强的资产,是单位内部会计控制的关键。财政部、证监会、审计署、银监会、保监会关于印发《企业内部控制基本规范》的通知以及财政部《内部会计控制规范基本规范(试行)》、《内部会计控制规范货币资金(试行)》(以上统称《规范》)的出台,是单位内部货币资金管理的重要依据和手段,是我国单位内部货币监管制度与国际接轨的重要标志。通过对《规范》的学习,笔者认为,单位货币资金会计控制应抓住以下八点:

一、瞄住货币资金的流入点

《规范》要求:“单位取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设‘小金库’,不得账外设账,严禁收款不入账。”而在现实生活中,部分单位习惯于搞收入不入账,尤其是现金不入账,以达到自身盘算的种种目的。这种做法危害极大,不少单位货币资金被挪用、贪污等,往往源于“小金库”。因为,要把账上的钱装进个人腰包,毕竟还有许多关卡,有很大难度,而要把账上没有的“小金库”中的钱“划拉”出去,显然要容易得多。因此,各单位应该核实其收入来源有哪些项目,这些项目是怎样操作的,并与以前年度进行动态比较分析,看收入是否与成本相配比,若不配比,则很可能存在问题。

二、守住货币资金的流出点

从某种意义上讲,控制非法和不合理的资金流出,等于给单位带来了等量的资金流入。如何判定其支出的合法性、合理性,关键一点是看支出程序是否合规。为此,要做到“四审四看”:一是审支付申请,看申请是否有理有据。《规范》要求:“单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明。”二是审支付审批,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备。《规范》强调:“审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批,对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。”因此,对越权审批的要及时予以纠正;对审批手续残缺不全的,应责令退回重新审批或补充审批。特别要注意审批人签名、签章及签署意见的习惯,对有疑虑的,要及时与审批人取得联系,进行确认。三是审支付复核,看复核工作是否到位。《规范》指出:“复核人应当对批准后的货币资金支付进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。”但是,在实际工作中,许多单位没有复核,有的虽有,也纯粹是盖个章而已。复核工作的随意性,加大了支付风险,应引起高度重视。四是审支付办理,看出纳人员是否按规定支付。《规范》规定:“出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记簿。”

三、看住银行的开户点

在现实生活中,一些单位经常以各种理由在同一银行的不同营业机构和场所开立账户,跨行开户、多头开户、随意开户、公款私存等现象比较严重。究其原因,有的是为了防备银行扣款而“改头换面”、“狡兔三窟”;有的是搞“小金库”,方便支用。事实上,多头开户也好,公款私存也罢,对个人、单位、国家,危害都十分严重。有些单位只管开户,不管检查和清理,导致在单位重组、兼并多年后,自己认为早已废弃的账户还在被某些人和单位使用,由此引发潜在的风险。因此,《规范》指出,单位应当严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算;定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现问题,及时处理;严格遵守银行结算纪律,不准违反规定开立和使用银行账户。

四、管住现金的盘存点

现金是流动性最强的资产,正因为流动性强,使用方便,所以也一直是犯罪分子最“青睐”的侵犯对象。实施现金盘点,主要看是否存在贪污挪用现象。若库存现金小于账面现金余额,且数额较大,就可能存在公款私存或贪污挪用等现象;若现金余额出现红字,就可能存在“小金库”等现象。因此,《规范》作出“单位应当定期或不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,作出处理”的规定,国家有关财务制度也要求单位对现金要日结月清,目的之一,也在于此。但目前各单位的日常现金盘点工作往往由出纳人员独自完成,不能起到应有的控制作用,这需要加以改正,至少应增加其他第三者参与盘点或进行监盘,而且应多进行些不定期盘点,这样突击性强,会给货币资金相关岗位造成一种无形的压力,以达到控制目的。

五、盯住与银行、客户的对账点

一切贪赃枉法行为都喜欢秘密、黑暗,都怕见光,怕公开。对账就是公开,就是使双方或多方经济交易事项明朗化。单位与银行之间的对账,最常见的是通过编制银行存款余额调节表,看单位银行存款余额与银行对账单是否相符。《规范》指出:“单位应当指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。”而单位与客户往来是通过与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实的一种控制方法。无数事实表明,单位虚构经济业务、伪造往来交易,经常“联系”异地单位,而内部“蛀虫”利用往来账牟取私利,不少是和同城单位“亲密”合作。因此,单位应主动与银行、客户对账,通过对账,发现问题,完善管理。特别应注意核对应收账款中是否存在有收回后不入账,尤其是对于已作坏账处理的应收账款是否有收回后未入账以及被其他业务人员“私结”的情况。

六、护住票据及印章的保管点

《规范》强调:“单位应当加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。”这是货币资金安全性控制的要求。同时《规范》还要求:“单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。”这是内部牵制原则的具体体现。然而在现实工作中,有的单位总是图一时使用方便,把票据和印章都交由一人保管,埋下隐患。一旦发生遗失、被盗或因一人保管支付款项所需全部印章而引发经济违法犯罪,造成单位严重损失,则悔之已晚。因此,每个单位必须严格按《规定》要求保管好票据和印章。

七、抓住货币资金的监督检查点

人都可能或多或少有些惰性,那就需要督促;制度也可能或多或少有些不足,那就需要及时修正;规章制度的执行情况如何,那就需要及时检查。总之,只有必要的监督检查,才能把工作落到实处,也才能使制度不断得以完善。因此,各单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。

八、把住财会人员的任用点

《规范》要求:“单位负责人对本单位货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。”这意味着单位负责人不仅是单位会计工作的第一责任人,也是单位货币资金内部控制工作的第一责任人。在公司治理结构日趋健全、委托关系日益发展的情况下,承担第一责任的单位负责人不可能事事时时亲自过问各项财务管理事项,因此,如何把政治思想好、道德素质高、业务能力强的有任职资格的人员安排在财会岗位上,至关重要。为此,《规范》要求:“办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。”同时,应根据单位具体情况,建立定期换岗、轮岗制度。通过岗位轮换,可以使财会人员接触新业务、掌握新知识,并使其经验更全面,阅历更丰富,综合能力进一步提高,同时又使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得以克服和抑制,还可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而暴露或揭示出来。

【参考文献】

[1] 财政部 证监会 审计署 银监会 保监会关于印发《企业内部控制基本规范》的通知[Z].财会[2008]7号.2008-5-22.

[2] 财政部关于印发《内部会计控制规范基本规范(试行)》《内部会计控制规范货币资金(试行)》的通知[Z].2001-6.