从系统管理角度看ERP关键数据准备的重要性

【摘要】ERP系统实施过程中，数据作为ERP系统运行的基础，是实现信息集成的首要条件。“三分技术、七分实施、十二分数据”，可见数据管理重要性。本文从系统管理角度通过对ERP系统关键数据规则制定、数据采集以及系统应用过程中数据维护的注意事项做简要分析，希望提高系统数据准备效率。

【关键字】系统管理；ERP；关键数据；重要性

通常认为ERP系统实施成功的三大因素为：人、数据、技术。事实上，随着计算机技术的发展，建立起一个应用系统并不困难，困难的是如何让应用系统真正产生效益，真正为企业管理者提供可靠的决策参考依据。效益如何体现？唯有“数据”说明一切！系统编码规则设置和各类数据代码的唯一性、科学性、准确性是衡量系统成功与否的重要衡量标准。

本文罗列以下关键数据供离散型制造企业ERP系统上线前参考：

一、BOM管理标准化，产品数据确保准确性和唯一性

众所周知，过去很多企业仓库管理非常粗放，有些还凭经验人为区分识别，面对成千万种物料，出错难免且概率较高。上ERP系统，为了有效识别每一种物料，企业需要有物料编码管理的规则、方法，如果规则设定不合理，后患无穷。

以下是物料编码过程中的注意点：首先，物料编码一定要坚持“一物一码”的根本原则不动摇，任何设计变更、技术改进都应在物料代码上有所体现，保证系统代码的全生命周期唯一性，不出现“一物多码”或者“一码多物”的混乱现象。物料代码作为系统的主键关键字，一旦生成不允许做任何变更操作，即便物料废弃不用，也只能对其做失效标识，而不能做删除操作。失效代表该物料今后不再继续使用，但不会抹去系统里既往发生的记录；删除操作则是将该物料以往发生的所有操作记录全部抹去，无法恢复。BOM表中除代码外的其他属性信息允许修改。机械制造型企业，物料代码的清晰识别，对于售后服务、质量追踪和配件管理的意义非常重大。其次，物料编码最好根据企业自身产品特点，制定好编码规则后由系统根据规则自动生成，尽量避免采用人工编码方式，可保证物料代码的准确性。最后，系统尽可能采用国标、通用代码，在与上下游企业业务衔接时会比较顺畅，不用过程中“翻译”“转换”代码，减少反复。如果企业物料代码能坚持“准确、唯一、标准”三原则，就基本做到了编码管理的科学有效，否则“输入是垃圾、输出必然是垃圾”。

二、往来户信息的统一管理

往来户信息是指各类客户信息的总和，是ERP系统的重要信息资源，其信息维护质量好坏，直接影响系统业务数据质量和操作效率。

由于客户信息分属采购、销售不同的业务类型，所以有企业认为采用按业务类型分部门维护的方式，可使业务流程更方便、顺畅，效率更高，其实不然，维护口径越多，出错几率越大。往来户“统一管理”是经过数据整理、流程梳理、制度完善过程反复验证后得出的有效管理方法。

申码流程设置不合理，代码由业务发起部门生成、维护的弊端是业务部门缺乏全局观，通常只从局部考虑，关注自身业务的便捷和通畅，而不判断代码合理性和唯一性，加上没有严格的代码申请依据和制度做保障，会造成代码生成随意，名称标识不规范，可能直到业务单据流转到付款环节才暴露多码、错码问题。因此建议申码前的审核一定要对所申请代码的唯一性、准确性和合理性做查询判断，最好以企业营业执照副本作为信息注册依据，集中编码、统一管理，不论供应商还是客户，一家单位只有唯一编码，代码一旦生成，不能删除，只能失效，往来户的不同属性可通过标志加以区分，确保往来户编码的唯一、准确。看似简单的基础数据维护工作，需要规范的流程和健全的制度做保障。

三、组织结构和员工代码化管理的必要性

任何一个单位的组织结构都不可能永远不变，只能保证一段时间内的相对固定，因此在最初确定单位部门编码时需要有一定的前瞻性，尽可能细化到最小的单元部门，避免太大太粗，方便机构调整时，减少部门拆、并，以及部门隶属关系变更的维护工作量；也为后续财务环节进行成本、费用等信息按部门归集统计提供唯一口径。

ERP系统用户管理，建议也采用代码化管理，登录用户代码最好直接引用人事系统的员工工号，这样能保证系统员工和用户代码的唯一性，一个新进员工在入职签订合同时就应在人事系统生成一个唯一的员工工号，如同每个人的身份证号，该工号应贯穿员工在企业就职的“全生命周期”；如果企业内有多人同名同姓，但由于对应的工号分别不同，也能有效加以区分，做到系统人员信息的统一、一致。系统中针对某一员工的操作记录查询一目了然，清晰可见。

四、产品级次统一管理的科学合理性

通常工程机械企业产品系列多样，种类繁多，每个产品种类除了一个标配产品外，还有很多客户化定制的产品以及改装的特殊配置。对公司所有产品进行梳理，科学合理的制订产品管理的归属层级，使企业设计、销售、财务等关键业务部门利用该产品层级数据进行统计分析时能有统一标准。对系统运转后期做数据分析挖掘时，产品级次统一管理也起到了重要的指导参考作用。

产品级次管理不同于产品数据管理，产品数据管理主要关注产品数据档案，针对某一具体产品的下层展开物料明细；产品级次管理关注的是产品大类系列的管理，侧重宏观的数据统计分析。产品级次管理应该尽量避免扁平化设计，通常采用树状结构，可根据企业需要设置层数，并能层层向下，逐级展开。进行这种科学合理的产品级次管理后，产品统计条线、层级变得非常清晰，宏观、具体的不同统计需求的产品数据都能轻松提取，事半功倍。

数据准备是项目实施过程中的一个非常重要的阶段，上线前数据编码和准备工作更全面充分、细致完备，关键数据设置科学合理，可使系统运行效率更高，系统数据挖掘分析的参考价值越高！