针对信息化条件下如何改进档案管理工作

[摘 要]信息化时代的到来改变了档案管理工作的环境，对档案管理工作的方式和措施需要进行创新和改进，这样才能够推动档案管理跟上时展，发挥安全管理工作的积极作用。本文结合信息化环境的发展和转变，对信息化条件下档案管理工作的改进措施进行了分析和探讨，旨在为我国档案管理工作的稳定发展提供支持，进而促进我国社会的全面建设。

[关键词]信息化；档案管理；改进

一、引言

档案是对人或事件具体信息进行记录的一种文件形式，我国档案管理工作仍处于发展阶段，与发达国家档案管理工作的理念和方式等方面都存在着差距。随着经济和科技的不断进步，信息技术社会生产和管理中应用更加广泛，面对这种形式，加强档案管理信息化的建设是非常有必要的。档案管理的信息化建设能够有效提升管理工作的效率，避免在传统人力工作中产生的失误，降低因工作实施问题而造成的损失。但是在信息化环境下，档案管理工作的改进仍需要依靠科学的理念和方式进行实施，绝不能够凭经验进行工作方式的转变，因此，本文对信息条件下如何改进档案管理工作进行了探讨。

二、更新档案管理模式

现代科学技术飞速发展，信息化时代已经改变了人们的工作和生活方式，现代人的身边总是充斥着大量的信息，对这些信息的妥善处理能够为其工作和生活提供巨大的便利。档案管理工作中，所面临的信息量更是巨大的，在现阶段信息化发展得新形势下，同样受到了巨大的影响，传统管理模式面对越来越多的信息资料显得力不从心，这也对档案管理工作人员提出了巨大的挑战。采用传统档案管理模式不仅增加了工作人员的工作量，降低了工作效率，更使得档案工作中出现纰漏的可能性大幅上升。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

三、建立优秀的档案服务手段

在档案个管理工作的改进中，不能够忽视档案的根本作用，因此，必须加强对其服务作用的充分发挥。信息化改革中，应充分利用信息化应用技术，建立相关网页、局域网。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。同时开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

四、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

传统档案管理工作方式通常是有人力进行整体和查询的，在工作方式进行改进的过程中，通过计算机应用系统的应用，能够大大解放工作人员的劳动，提升工作的整体效率，但是人不能够忽视工作人员在管理工作中的重要作用。不但如此，工作人员还需要对管理设备进行全面的控制，因此，加强档案管理工作人员的基本素质是非常必要的，档案管理工作队伍的建设是档案管理工作进行信息化改进的关键。

1、档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

2、从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。

五、提高档案工作信息与档案管理的安全化

最后需要考虑的是建立在档案管理工作信息化基础问题。信息化管理水平的不断提高，使得应用技术也不断得到创新，但是对于现阶段信息网络来说，安全问题对其影响对位巨大的因素。而对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线研究档案管理者的素质有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。

六、结语

信息化时代为人们生活带来了巨大便利，同时也为工作效率提升产生积极作用。传统档案管理方式对于现代社会发展的需求来说，已经不能够被广泛地应用，对档案管理工作的信息化改进，使其工作科学发展的必然趋势，也是信息环境影响下的结果。加强档案管理工作的改进，需要从观念和意识方面出发，只有重视工作的信息化建设，才能够做好管理措施的改进。当然，不仅需要对工作人员的观念进行发展，更需要对其专业素质进行提升，使其能够在今后的工作中发挥出更大作用。

参考文献：

[1]宗辉.浅析现代信息化档案管理.《办公室业务》.2013年09期