REA企业本体论建模研究――以销售收款流程为例

一、价值系统级别REA模型中的销售收款流程

在企业价值系统级别的REA建模过程中，分析设计人员必须站在企业整体发展战略的高度，通盘考虑销售收款业务流程如何满足企业整体的价值系统需求。在价值系统级别，销售收款流程只是客户和企业之间的一个封装了所有内部细节的实心链接点。商品和/或服务经由销售收款流程从企业价值系统流出到客户价值系统，资金从客户经过销售收款流程流入企业价值系统。销售收款流程是企业获利和发展的关键，即企业价值系统级别REA概念模型的重心。企业可以生产大量的商品，创建各种服务，但是真正检验这些商品和服务价值的是有客户肯为这些商品和服务买单，从而为企业投入的资源获得可以接受的回报率。企业价值系统级别的REA概念模型封装了企业内的各业务流程内容及相互关系，只描述企业整体与外部商业伙伴之间的资源交换状况。

二、价值链级别REA模型中的销售收款流程

企业价值链级别的REA概念模型开始描绘出企业内各流程的区别以及各流程间的资源交换信息。对于零售店、批发站、租赁公司以及服务提供商而言，商品和服务作为转换流程、采购付款流程、人力资源管理流程的产出资源流入销售收款流程。销售收款流程将商品和服务交换成资金。因此，销售收款流程中必须至少包含一个事项将商品和服务转出（如销售事项），和至少一个事项将资金转入（如收款事项）。销售事项和收款事项之间的关系在REA模型中被称为二重性关系（Duality Relationship），二重性关系是REA概念模型中各事项间最本质的关系。销售收款流程在价值链级别的REA概念模型中开始显示出行业特色，其中最典型的体现是劳务（labor operation）事项在REA概念建模过程中的差异。尽管劳务时刻发生在于任何一家企业的销售收款流程中，如销售代表或出纳完成的收款事项，但目前绝大多数的企业级会计信息系统还不能专项跟踪、详细记录与销售收款流程相匹配的劳务事项。销售收款流程中的劳务只是简单地归集到销售费用、管理费用和财务费用中进行成本确认和计量分摊。对服务提供商而言，人力资源是企业最重要的经济资源，劳务是企业的最核心竞争力。因此，服务提供商的各项劳务事项通常会详细地确认、计量、记录和报告。而其他企业中的劳务只有在属于销售收款流程中的一个重要组成部分时，企业级会计信息系统才会记录和报告。如家具店提供送货上门服务时就必须跟踪与各家具相关的劳务事项、资源及参与者。总之，对企业而言，如果跟踪劳务收益大于跟踪成本，则在收款流程的REA概念模型中表达劳务事项、资源及参与者的详细信息。因此，人力资源管理流程和销售收款流程之间的资源、事项与参与者信息应当根据行业特征和企业需求进行具体化，并进行必要流程间建模权衡，必要时与各个具体劳务事项之间建立起诸如二重性、退回等的关系。

三、业务流程级别REA概念模型中的销售收款流程

在拓展的REA企业本体论中，业务流程（含任务）级别的销售收款流程的REA概念模型如图1所示。

图1揭示了隐含在（生产型）企业销售收款流程中的若干关键会计语义模式，包括宣传事项（instigation events，如营销事项）、相互承诺事项（mutual commitment events，如客户下单事项）、经济资源减少事项（decrement economic events，如销售事项）、经济资源增加事项（increment economic events，如收款事项）、经济资源减少事项的逆转事项（decrement reversal economic events，如销售退回事项）、经济资源、企业内/外部参与者，以及它们之间各异的关系，如资源流（stockflow）关系、二重性（duality）关系、履行（fufillment）关系、预留（reservation）关系、提议（proposition）关系、参与（participation）关系、逆转（reversal）关系等。虚线方框内部分为REA企业本体论的核心会计语义构件，即销售收款流程中的三个关键会计事项、相互关系，以及涉及到的经济资源和企业内、外部参与者。图中方框外的部分为REA企业本体论中的扩展构件，主要包括营销、下单事项、存货资源类型、参与者（推销员、接单员）等要素。图中的“预留2”关系用虚线表示，表明该关系经常不包含在REA概念模型中，因为销售事项通常是企业的一种更可靠的资金流预算需要考虑的因素而不是相互承诺事项。为了达成与客户的资源交换，企业必须吸引客户，进而帮助客户挑选商品和服务，运送客户要求的商品和服务，然后才能收取商品和服务的款项。企业销售收款流程中的各事项不是发生在各个孤立的时点上，而是彼此相连，并伴随着一系列工作流上的活动与任务进行的。下文是对其中部分主要经济事项的描述。

（1）经济资源减少事项。销售收款流程中常见的经济资源减少事项有销售、送货、租赁、完成服务等，这些事项在同一次销售收款流程中可以发生一次或多次。因为在销售事项中，企业必须放弃商品、服务等经济资源的所有权或使用权，所以销售是本流程中最典型的资源减少事项。如果企业销售的是服务而不是有形商品，企业放弃给客户的资源是一系列的员工服务。这类资源减少事项称为完成服务（Service Engagement），或者其他能更好地表述企业这类服务的称呼，如修理、审计、咨询等。一旦企业间签订相互承诺，企业承诺的的履行会通过一系列组成经济资源减少事项的任务组成。对企业而言，销售或出租的商品如需送货，那么这些承诺履行任务中就包含仓库发货、车辆装箱、自行运输或通过第三方物流公司配送任务。出租事项同样包括收回商品，检查商品、运回仓库等活动。对于服务型企业而言，经济资源减少事项通常包含对服务完成人员的必要培训活动。每个经济资源减少事项都存在若干必要原始会计凭证，如出库单、装箱单、送货提单和销售发票等。不是每个企业级会计信息系统都要求分别为出库、装箱、运输和提货创建单独的文档来记录，或者将它们严格分成4个任务。如果与商品所有权或使用权相关的风险直到客户提货时才转移到客户方，企业级会计信息系统应当允许销售订单信息通过企业内部网共享，运输部门可以和仓库部门集成。仓管员可以在一个任务活动中看到销售订单的细节信息、出库信息、装箱信息、运输信息，并将电子销售发票发送到客户的信息系统中，而不需要当面交换纸质凭证以确定风险责任归属。销售收款流程中，参与经济资源减少事项的关系通常包括履行关系（允许企业记录跟踪相互承诺事项中承诺减少的资源或资源类型）、二重关系（允许企业记录跟踪相关经济资源增加事项以表达资源交换中另一方详细信息）、资源流关系（允许企业跟踪事项中实际减少的资源或资源类型）、参与关系（允许企业跟踪事项的企业内/外部参与者），有时还有退回关系（允许企业从销售退回事项逆查到对应的原始销售事项）。企业级会计信息系统中，通过资源流关系与销售事项相关联的企业经济资源通常是存货、存货类型、服务类型等。对于煤炭、土豆、粮食这类企业经济资源，参与交换的资源是存货类型；而对于彩电、冰箱、商品房这类企业经济资源，参与交换的资源就是需要个体识别的存货（具体项目）。对于服务提供商而言，参与交换的资源是服务类型。

（2）经资源增加事项。REA本体论的观察视角是经济资源间的交换。销售事项放弃了商品、服务等企业资源，必须要交换到其他经济资源，如资金等。企业获得经济资源的事项称为经济资源增加事项，销售收款流程中最典型的经济资源增加事项是收款事项。如果客户采用赊购方式，那么直到银行或类似机构将交易款项实际划拨进企业资金账户时，企业的收款事项才算真正发生，这时的收款事项实质上是一项委托业务。收款事项中常用到的两个典型原始会计凭证分别是收款通知书和存款单。当款项到账时，出纳、应收账款专管员或其他公司雇员（内部参与者）需要确保客户付款信息被正确计量和记录进企业级会计信息系统中。有的国家/企业还允许使用加锁盒或者电子资金转账方式收款。当使用加锁盒方式时，客户将支票邮寄到一个加锁的邮箱中，在收取手续费的情况下，银行开箱收取支票、汇总，并将款项划转到企业账户中。在这种业务场景下，邮局充当了外部参与者，必须在REA概念模型中体现出来。电子资金转账减少了人为干预，客户从自己银行账户中直接电子资金转账给企业的银行账户。银行发送一份存款单，连同收款通知书一起交给企业。设计良好的企业级会计信息系统应当具有如下功能：当某客户送来一张支票，却忘记发送收款通知书，而且支票上也没有写明客户银行帐号信息。企业应当能够将这笔资金存入银行，企业级会计信息系统应当能够生成一份不明收款清单，注明所有错误，提请企业相关部门尽早调查和更正。

（3）经济资源减少事项的逆转事项。企业销售的商品或服务如果通不过客户验收，原因有多种，可能是商品达不到客户在销售合同中指明的质量要求，或不是客户期望的规格型号，或者订货后客户的需求发生改变。如果企业允许退回，这些退回的商品就是退回事项中的经济资源。尽管退回事项增加了存货资源，但退回事项却和采购之类的经济资源增加事项不同。事实上，退回事项是销售事项的逆转，销售是经济资源减少事项。因此我们将退回事项称为经济资源减少事项的逆转事项。退回事项中典型的会计凭证有退货授权书、验收报告和贷方凭证。贷方凭证是一种内部原始凭证，用来沟通企业会计分录中需要贷记客户应收账款账户信息，贷方凭证的一联应送给客户。

（4）宣传事项。企业必须计划、执行和评价一系列的营销活动（如客户调查、推销、广告、促销等），目的让客户了解商品和服务并且影响客户，从而触发销售收款流程，因此营销活动是典型的内部产生的宣传事项。宣传事项不但可以从企业内部产生，而且可以从企业外部产生。如客户很明白自己需要的商品或服务特性，会主动寻找这些商品和服务。他们会主动询问企业是否提供这些产品和服务。这样的客户咨询是外部产生的宣传事项。销售收款流程中的宣传事项中典型的会计凭证有招投标书等。

（5）相互承诺事项。销售收款流程中最典型的相互承诺事件是（客户）下单事项。企业一旦接受了客户订单，营销事项就转变成了下单事项，也就成了相互承诺事项。销售收款流程中，相互承诺事项最常见的会计凭证是客户订单、租赁合同和服务协议等。通常不需要为相互承诺事项刻意区分商品和服务的不同。相比之下，承诺给客户的商品或服务类型信息更为重要。销售代表或客服代表或者接单员（都属于内部参与者）帮助客户收集订单数据。企业通过检查所需商品或服务的现有库存量来决定是否承诺，验证价格和日期信息，必要时联系客户调整价格和承诺日期。企业同样也判断是否使用赊销。于是信用经理也可以充当相互承诺事项的内部参与者。在某些企业中，相互承诺事项只是作为宣传事项的一部分而发生，如空房出租、分时销售等。在这些稀有的案例中，承诺事项和宣传事项可以重合为同一个实体。企业级会计信息系统中，将营销事项信息与承诺事项信息链接起来，对于评价营销的效果提供了重要的直接数据，因此企业管理层应当评估这种链接设计的可行性和成本。

基于REA企业本体论的分析设计中，业务流程（含任务）级别的REA概念模型设计阶段是关键，通过对企业内各业务流程中各关键会计语义模式中的交换事项、经济资源和企业内/外部参与者的深度理解和精确表达，形成了企业级会计信息系统的详细架构，从而为REA概念模型转化为逻辑模型，进而物理实施起到了决定性的作用。

参考文献：

［1］William E.McCarthy. The REA Accounting Model: A Generalized Framework for Accounting Systems in a Shared Data Environment. The Accounting Review，Vol.57，No.3 （Jul.，1982），pp.554-578.

［2］William E.McCarthy，Guido Geerts.“Using Object Templates from the REA Accounting Model to Engineer Business Processes and Tasks，”The Review of Business Information Systems，vol.5，no.4，2001，pp.89-108.

［3］Dunn，C. L.，J.O.Cherrington，and A. S. Hollander. 2005. Enterprise Information Systems. 3rd edition. New York， NY: McGraw-Hill Irwin.（编辑 余俊娟）