医院科研试剂供应及信息化管理对策

[摘要]目的：基于根本原因分析法(RCA)，利用鱼骨图从管理、物资、时间、财务和人员等要素中发掘存在问题并分析要因，提出有关信息化管理举措，为建立完善的医院科研试剂信息化管理系统提供科学依据。方法：收集福建省某三甲医院2015年各科研组科研试剂消耗量，对其采购金额和占比进行分析。运用RCA并绘制鱼骨图分析科研试剂供应与信息化管理中存在的问题及原因，提出解决方案。结果：福建省某三甲医院2015年科研试剂采购金额约为255万余元，国家级临床重点专科最高占23.32%，省级临床重点专科最高占6.85%，经费支出金额大，且各申购科室根据自身学科发展情况，所购试剂及占比也不尽相同。RCA结果表明存在试剂供应不及时和常现缺货现象、物资管理平台数据库无法实时共享和更新、供需双方信息不对称、人为因素制约信息化管理进程等问题。提出用户为导向、加强科研试剂管理部门间协调、完善物资管理平台功能、周期调价数据共享及科研试剂信息化质量管理与控制5个方面改进对策。结论：科研试剂信息化供应管理与服务模式在医院软实力建设进程中占有十分重要的地位。鉴于目前医院临床和科研部门众多，科研试剂具有使用零散、专业跨度大并分散，难以形成准确溯源、动态追踪及灵活调配的机制，推进综合信息化管理有关资源，优化结构配置，控制成本，保障质量成为科研试剂信息化管理的当务之急。

[关键词]医院科研试剂；根本原因分析；信息化管理

目前，医院在承担临床诊疗和教学工作的基础上需要开展各学科的研究活动，以期促进专科发展，提升医院综合实力与竞争力。其中，科研试剂作为其基础性必备资源，在科研工作中扮演着重要角色[1]。为保证医院科研质量有效管控，院内采购资金有序流转，试剂管理工作高效运行，医院科研试剂物资管理平台应运而生，以便适应专业性强、研究内容复杂以及研究方法多样性的科研工作，从而进一步加强对试剂的科学管理，顺应科研发展趋势，建立起强有力的后勤保障体系[2]。

1医院科研试剂消耗及管理现状

福建医科大学附属协和医院2015年医院科研试剂采购金额约为255万余元，经费支出金额大，且各申购科室根据自身学科发展情况，所购试剂及占比也不尽相同。血液科、普外科等国家级临床重点专科占比分别为23.32%和18.11%；中心实验室、消化内科等省级专科占比分别为6.85%和5.24%，其代表性突出，科研试剂消耗量居前(见表1)。表12015年各科研组科研试剂消耗量与比例由于医院临床和科研部门众多，科研试剂具有使用零散、专业跨度大且分散等特点，难以达成准确溯源、动态追踪及灵活调配的机制，也存在着一定资源浪费的现象[3]。目前，科研试剂管理工作依托物资管理平台运营，在完善厂商、科研试剂数据库的基础上，依权限系统分配科研组、科教处、设备处、厂商以及财务处等科研试剂管理利益相关者业务功能，即科研组通过系统提交采购申请并备注经费开支账号，科教处审核通过后，单据流转至设备处审批和采购，采购员通过储存介质卡将订单信息共享至厂商供货子系统，厂商接单确认，生成二维码物资送货单并进行配送，仓管员扫码入库后由科研组领出并进行账务结算工作，实现无纸化流转[4]。

2信息化管理过程中存在的问题

(1)试剂供应不及时和常现缺货现象。由于科研试剂的特殊性，其有效期短、价格昂贵，有特殊存放要求，较常出现试剂供应不及时和缺货现象的情况[5]。(2)科研经费流转透明度不高，支出渠道不清晰。由于部分实验所需的试剂唯一性强且替代品匮乏，物资管理平台科研试剂数据库更新不及时，科研组依照旧的纸质申购流程进行购置，或直接与厂商联系配送后与医院科研试剂管理部门补办有关手续，以致造成部分科研试剂未经比价，“垄断价格虚高”、“一家独大”，科研经费流转透明度不高，支出渠道不清晰，经费使用不合理。(3)物资管理平台数据库无法实时共享和更新。针对科研用户工作开展的不同时期，厂商往往会对部分试剂进行打折、降价，物资管理平台数据库无法实时共享和更新，在科研试剂信息化质量管理与控制方面存在短板。(4)物资管理平台准入、预警及跟踪功能不健全。由于科研试剂相关法规与管理办法正处于完善阶段，科研试剂有关资质主要经由采购员进行审核，物资管理平台准入、预警及跟踪功能不健全，存在部分无合法完整的批准证明文件试剂入院的风险。试剂数据库的及时更新和配送过程中的实时跟踪、验收环节的审核质保、使用对象的持续反馈都有待信息化管理与升级[6-7]。

3运用根本原因分析法定位分析问题原因

鉴于上述科研试剂信息化管理过程中出现的问题，拟运用根本原因分析法(rootcauseanalysis，RCA)定位、分析问题的根本原因，通过设计和实施解决方案加以修正与消除，控制追踪。RCA是一个迭代的过程，从而实现科研试剂信息化管理的持续改进。利用鱼骨图从管理、物资、时间、财务和人员等要素出发挖掘有关要因。(1)权限配置人员对业务节点把关不足。在管理上虽有制度的约束，但仍存在推广和共享不足，科研人员对于信息化管理流程知晓率低。权限配置人员对于业务节点把关不足，对于“逆流程”管理处置不当。如某科研组急需某科研试剂且无替代品，其自行购置使用后再行完善先期审批环节以便经费开支结算。欠缺对科研组权限配属人这一信息链的末端环节用户的随访和跟踪，无法及时收集用户情感体验与完善意见，成为持续改进的瓶颈之一[8]。(2)厂商和科研试剂数据问题。在物资方面，厂商和科研试剂数据错误、重复导入以及更新不及时导致了从申购到使用整个供应链的偏倚，致使科研工作大打折扣。同时，硬件支持力度不足，出现运行缓慢、无法提交和权限流转错误等情况，以致科研人员主观满意度不高[9]。(3)科研进程滞后。就时间而言，大多数进口科研试剂每年都会进行一次或多次的价格调整，同一产品在同一年的价格也可能因为促销出现较大的优惠，也有可能因原材料、生产成本的变化而上调，呈现一定的周期性[10]。进口科研试剂的取货和配送周期均高于国产试剂，偶尔造成科研进程滞后的情况。(4)科研经费支出滞后。从财务结算的角度来看，由于绝大部分科研试剂均使用财政性科研经费购置，资金来源与开支渠道、使用期限与结题上缴的时限均存在不同，物资管理平台暂无法“先急后缓”，实时、同步进行财务处置，付款周期较长，常出现科研项目结题时“大批量”采购的现象，未能较好地安排宏观经费，造成支出延后的现象发生。(5)各方人为因素制约信息化管理进程。作为物资管理平台的操作者和受益者，科研人员、采购员、仓管员和厂商等人为因素也制约着科研试剂信息化管理的进程。供需双方对于科研试剂信息的不对称性弱化了科研试剂管理的即时性与精准性，厂商通过学术会议、培训形成用户产品依赖，科研试剂趋利性增高。对于同一品名试剂，科研人员在系统上的选定错误、采购员未能及时审批、共享订单信息以及厂商对于试剂订单的信息与二维码的错误生成，仓管员实物验收入库的核对误差等，加之部分用户对于系统模块功能的不了解，权限内的不当操作都将产生管理负强化。上级领导的审批和付款签名等人工流程“待电子化”在某种程度上也对科研试剂高效、便捷的信息化管理起到影响(如图1所示)[11]。

4设计实施修正科研试剂供应举措

针对RCA结果，拟设计和实施修正举措，消除要因、持续改进，力求降低医院科研试剂信息化管理过程中问题复现的概率。

4.1用户为导向

通过座谈会和日常走访等形式反馈院内科研人员对于信息化管理过程中的意见与建议。如物资管理平台采购条目的检索，模块的设定，功能流转，业务权限简化等问题。各科研组在项目开始前拟定科研试剂运用计划，由医院科研试剂管理部门牵头，通过与供货厂商召开协调会的形式加以确定，“货比三家、择优应用”。设置日供货厂商订单反馈时间节点，采购员及时共享和接收，避免延迟配送[12]。同时，辅以即时的科研试剂采购需求定期收集，建立起较为全面的管理模式，并以属性表的形式实时维护至基础数据库，信息化下单、办结。

4.2科研试剂管理部门间协调

医院内部科研试剂管理部门涉及科教、设备和财务等部门，为提高科研试剂管理水平，行政职能科室间的沟通协调必不可少。各部门均配有信息化管理权限，科教处可每季度或半年与财务处核准，并通过物资管理平台科研试剂经费支出与结余情况，以便各科研组统筹安排，将工作做到日常，避免在科研项目将要结题时出现大批量采购的现象，从而减轻管理部门业务量。同时，对于科研经费急需上缴的科研组，科教和财务部门可酌情优先处置。

4.3完善物资管理平台功能

针对科研试剂管理实际，改进现有功能，新增有关模块。在科研试剂财务处理阶段还留存部分人工环节，该环节较为冗长，因科研试剂付款时需打印纸质付款申请单，经由采购员、仓管员、会计员、设备与财务部门负责人以及院领导签字审核，其耗时往往大于前序工作。上述流程实施电子化流转、签阅与办结后，将使得整体管理效率提升。同时，在科研经费溯源、支出统计上新增有关功能，各科研组可在权限范围内自助查询。在厂商生产二维码送货单据时，配套有关发票、金额信息，采购员和仓管员在验收、入库时自动提取，可减少有关工作量。此外，在物资管理平台上进口试剂采购信息，进行竞争性询价与订购，降低科研成本，提升科研成效。

4.4周期调价数据共享

竞争性谈判往往能与厂商争取到较低的科研试剂采购价格，但在每年3月和9月医学院校研究生开学之际，科研试剂的降价力度较大。为此，应综合同一试剂不同供货商的报价情况确定最终定价，及时更新和覆盖原有产品信息，防止错误订购，规范科研试剂价格行为，确保科研经费合理使用具有意义[13]。

4.5科研试剂信息化质量管理与控制

从各流程节点操作人员权限出发，着手建立科研试剂信息化质量管理与控制体系标准，并维护至现有物资管理平台。根据国家食药监局有关法律法规，搭建“电子化门槛”，采购员在资质审核时依条目上传有关信息，严把准入关口。在验收环节，根据冷链温控、物流时效等特点确定扫码验收项目。在科研试剂使用过程中，创建不良应用上报窗口，为分析科研试剂质量与二次采购提供依据[14]。科研试剂不同于医用耗材与普通检验试剂，其作为一种特殊的科研用品，信息化供应管理与服务模式在医院软实力建设进程中占有十分重要的地位，既要控制成本、保障质量，又必须满足临床科研工作的需求。综合信息化管理有关资源，优化结构配置，提升业务功能，不仅在科研试剂管理方面具有优势，对于医疗设备其他领域也具有一定的推广和借鉴意义[15]。

作者：林洁 张尉