工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲

【摘要】摘要：工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料是一种原生的，独有的，不可替代的资源。本文着重介绍了工程档案资料管理的过程控制。

【关键词】工程档案、管理、控制

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

【正文】工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。

工程项目档案资料的概念和热点

工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

工程项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：

（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；

（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；

（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲

1. 工程档案资料管理的事前控制

事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。

加强工程档案资料的前期管理控制

（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。

（2）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。

（3）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。

建立档案管理机构和工作制度

（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。

（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。

（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。

2．工程档案资料管理的事中控制

事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。

施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。

所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。

3．工程档案资料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。

在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。 档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。

以上就是工程项目档案资料管理控制的几项措施，下面在谈谈电子档案归档的问题，现在有些地方城市档案馆在竣工资料的归档上都需要电子文件归档了。电子文件归档就是将具有完整的工程资料数据需要继续保存的电子文件，一并移交到档案部门控制的计算机系统中（包括各种存贮设备、网络服务器中）。电子文件归档改变了传统文件的归档过程，由于电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。比较困难的事情是如何规范电子文件格式的转换、图片文件的处理及数据压缩等都还需要相关人士进一步研究和探讨的。

【结束语】总之，工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终成果反映，只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。