浅议会计电算化与传统会计

推行会计电算化是会计领域的一次革命，是会计发展上的历史性飞跃。对会计电算化事业的发展问题，国家有关部门十分重视，财政部曾印发《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，提出到2010年在80％以上的基层单位基本实现会计电算化。笔者作为从事会计工作多年的财会人员，在推广会计电算化中大为受益，对会计电算化的认识也在不断加深，现就有关问题愿与同行们进行探讨和分析

一、会计电算化与传统会计的本质区别

(一)会计信息处理方式不同。因为在传统会计条件下，从经济业务发生到填制或取得凭证、登记账簿、编制财务报告等要由多人共同完成。实现会计电算化后，只要输入会计凭证，计算机系统即可自动进行记账、汇总、转账、结账、编表等，使复杂的会计核算变得简单、迅速。计算机运算速度快、计算精度高、提供信息全面，提高了会计工作质量，改变了会计工作面貌，会计核算和会计管理的环境发生了重大变化。

(二)账簿与科目设置不同。传统会计条件下将账户设为总账和明细账，同时还设一些辅助账户，以满足管理上的需要。会计科目设置和使用除外商投资企业外，一般都是中文科目。而在会计电算化中，除设置中文科目外，还设置与之相对应的科目代码，只要输入某一科目代码即可将中文科目和与之相对应的科目代码同时显示出来，操作简单便捷。

(三)账簿格式不同。传统会计条件下账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在会计电算化条件下，所有账页都是活页式，打印后装订成册。

(四)核算形式不同。传统会计一般采用记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等。对业务数据采用分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了避免差错和舞弊。而在会计电算化条件下常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式。在一个计算机会计系统中，通常只采取其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享。

实行会计电算化后，计算机代替人工记账、算账和报账，有效地减轻了会计人员的负担，提高了会计工作效率和质量，使他们从简单重复的记账算账中解放出来，把更多的精力投入到更为重要的管理和决策之中，从而提高了会计人员的地位。

二、会计电算化对传统会计的影响

(一)改变了会计数据和账务处理方式。实现会计工作电算化后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加大准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账，以及编制报表和进行会计核算数据分析等工作。与手工会计相比，数据处理无论在准确性上还是处理速度上都发生了根本性变化，会计信息的准确性、及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度都大大提高，财务处理程序也很简便。

(二)内部控制制度得到加强。实现会计工作电算化后，原来账簿之间互相核对的查错纠错控制不复存在。由于数据处理的自动化，人工不能直接参与内部控制。在这种情况下，部分内部控制工作由计算机通过专门程序进行，控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制。

(三)使财务会计工作统一规范。企业单位可以轻松实现财务数据处理和业务流程的规范化，避免了传统会计在数据处理方面的不统一和不对应，减少了工作中标准模糊以及主观人为的不确定性，增强了会计工作的客观性和会计信息的可比性。

(四)有利于信息资源共享。在各种信息高速发展时代，会计信息对社会经济发展和企业经济效益的提高起着重要作用。由于会计信息的网络化处理，不仅可以做到各财会岗位的资源共识，保证财务数据一体化，而且对会计信息可以在同一时间内任意查询，使会计对经济活动的反映能力更加及时、准确，反映的信息更加细致、全面，为领导掌握财务运行情况提供了方便，保证了财务在企业管理中的核心地位。

三、会计电算化应注意解决的关键问题

（一）加强内部控制制度。在手工会计环境下，会计业务处理程序的各个关键环节设立了相应的稽核制度和审查制度，做到账账相符、账证相符、账表相符、账实相符，并实行各级领导审查制度。而在会计电算化环境下，大部分工作由计算机完成，审查、复核等控制制度被削弱或取消，原来由几个部门按规定步骤完成的业务事项可集中在一个部门甚至由一个人完成，这就给内部控制提出了新的要求。鉴于这一情况，必须加强网络系统安全的控制、计算机病毒防治控制、系统权限控制、修改程序控制等，建立行之有效的内部控制制度。

（二）注重会计处理的审核。在手工操作中，财会人员要进行、账证、账账、账表的核对才能报送报表。因此，一般非人为错误比较容易发现和纠正。而在计算机环境下，只有凭证的录入需要核对，而账证、账账、账表不再需要核对，由计算机自动生成。对一些串录或非金额性错误只有在对账时或再次检查时才有可能发现。因此，应加强对凭证录入的审核，不仅要对原始凭证与记账凭证进行核对审核，还要在计算机上结合明细账进行审核，以防止串录现象发生。

（三）保障会计信息安全。目前市场上会计软件繁多，水平参差不齐，软件的安全性与保密性存在诸多问题，使舞弊者有机可乘；许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。另外，数据库缺少必要的加密措施，可以方便地从外部打开和修改，特别是一些商业软件为了占领市场，还为用户提供修改以前年度账目等功能，这都为舞弊提供了便利，这个问题一定要引起重视。

（四）档案管理不容忽视。电算化会计档案是在一定的时间内(如一个年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储，从而脱离计算机系统的会计资料。按有关规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份，且要求双重备份，将其存放在两个不同的地方，以防止出现意外，造成整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。同时，按照《会计电算化管理办法》的规定，电子计算机替代手工记账后，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案要打印输出。为了保证财务数据安全，要求所有财务会计资料全部用激光打印机打印，并装订成册，随电算化备份资料一并保存。会计电算化的应用，给会计档案管理工作增添了新的内容，这就要求不仅要保存好相关的纸质数据文件，还要保存保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。

（作者单位：吉林省审计厅）