低碳经济下的高校办公自动化

【 摘 要 】在低碳经济大环境下，对高校的办公自动化提出了更高的要求。本文分析了现阶段下的高校办公自动化的现状，提出了实现办公自动化的途径以及讨论了以办公自动化实现无纸化低碳办公的意义。

【 关键词 】高校 办公自动化 无纸化办公 低碳经济

20世纪70年代以来，科学技术突飞猛进，在各个领域改变着人们的工作和生活，使得办公室这一传统的劳动方式发生了重大的变化。特别是进入到21世纪以来，个人计算机硬件及软件技术、轻印刷设备、网络科技的普及，使得人们能够借助各种现代化的办公设备处理大量繁杂琐碎的办公事务，极大地提高了办公效率和办公质量。“办公自动化”由此与我们的工作和生活息息相关，并随着科学技术的进步而发展。随着高校事业的发展和深入，教育信息量越来越大，对办公自动化的质量与效率的要求也越来越高。并且随着低碳经济的理念逐渐深入人心，对高校的自动化办公、无纸化办公的要求也越来越迫切。办公自动化程度往往也是衡量高校各项管理工作水平的一个重要标志。

一、高校办公自动化现状

随着上个世纪末我国高等教育的快速发展，办学规模的日益扩大，办公需求的不断变化，不断有新情况、新问题出现，如何实现管理高效、决策及时、执行到位、节能降耗，已成为高校办公自动化系统必须解决的问题。新时代和新形势的要求对办公自动化有了新的要求。对比与上个世纪80，90年代，几乎所有的高校都配备了性能优良的计算机、打印设备和建设了良好的有线和无线网络环境。这为办公自动化的实施打下了良好的硬件基础。但是新时代下，具有硬件是远远不够的。良好的软件环境更能体现办公自动化的优越性，衡量高校办公自动化水平。软件环境不好，会导致很多管理系统相互独立，不能有效整合各种功能，使用起来会事倍功半，影响办公效率。无线互联网时代是个注重体验的时代，办公自动化也应该改善工作人员的工作体验，而目前鲜有高校开发、应用移动应用用于办公系统，使办公仅仅只能局限于办公室和家里使用有线网络和传统计算机来完成工作。无法让那些在出差途中，在路上的人们能随时随地利用身边的平板电脑甚至智能手机办公。既影响了体验，也让他们失去了利用碎片化时间进行工作的机会。

二、实现办公自动化的途径

实现现代化的、符合时代要求和特点的办公自动化的建设，是一项意义深远的工作。首先，需要学校领导的重视。各级领导应提高对建设办公自动化重要意义的认识，要有时代的紧迫感，要认识到建立全校办公自动化系统对学校管理意味着一场变革，要把此项工作摆在深化机构改革的高度，加强领导，增加投入，重视和支持办公自动化建设。因此，为确保高校办公自动化建设规范、统一、高效、协调地展开，就必须有一个权威机构来统一领导，统一规划，统一组织实施，从而能够从组织和制度上保证办公自动化建设顺利进行。许多高校在建设之初都成立了以校领导挂帅或直属于校党委、校行政领导的组织机构。其次，要注重对专业人员的培养。现阶段的办公自动化不仅仅是使用WORD、WPS、OFFICE、EXCEL等常见的软件来完成一些文件的撰写，数据信息的统计这样简单的工作，而是应用更复杂的应用系统实现信息的管理，在各个部门之间的流转等。因此，需要一批专业的技术人员来对工作人员进行培训，以及对系统的日常维护和对故障的解决。第三，要提高高校办公人员的素质。办公人员是办公自动化的主体，人的主体作用应该是最不能忽视的。当然，对人也提出了更高的要求。不仅要熟练掌握办公活动的基本知识，还必须具备熟练运用现代化办公设备和工具的能力，这就要求高校办公人员应掌握现代信息管理技术、熟练应用办公自动化系统软件、高效的运用各种通讯工具。由于我国高校在这方面起步较晚，人员素质亟待提高，可以通过院校教学集训、培训等方法，逐步提高办公人员素质，以适应高校未来高技术条件下现代办公的要求。

三、以办公自动化实现无纸化低碳办公

随着高校的规模日益扩大，在日常办公中出现了很多过去认为正常、现在看起来不太低碳的现象。主要表现为能源的大量使用和污染、办公用品和经费的大量使用。在大力推广低碳经济的形势下，高校作为创新的前沿阵地，理应更快的接受新事物和新理念。因此，在高校率先实现无纸化低碳办公具有必然性。高校无纸化低碳办公形式也有利于高校自身的发展，能为高校更好的节约资源，降低成本和提高办公效率。无纸化低碳办公的核心是办公自动化。利用优越的人―机模式，可以改变传统办公模式。比如，利用各种通讯工具，如QQ、飞信、微博、微信等进行发文、收文等。传统的发文过程也可以在无纸化的模式下在网上经过拟稿、审核、审定、审稿、套红、用印、分阅等步骤来完成。

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