高校档案数字化建设的问题与对策

【摘 要】随着信息化时代的到来，高校档案数字化建设显得日益重要。高校要做好准备，迎接时代挑战，适应时展需要，在不断总结经验、反思问题的基础上，深化改革，大胆创新，以此全面促进高校档案数字化建设的发展。

【关键词】高校 档案管理 数字化建设 问题 对策

随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战，其半封闭式的管理模式已经无法适应时代需要，这种落后的管理模式导致了十分严重的“重藏轻用”问题。而随着高校教育改革的推进，高校档案管理体系日益完善，档案数量也不断攀升，信息媒介日渐丰富，传统纸质媒介已经无法精准快速的保存档案信心，所以，加强高校档案数字化建设已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何做好高校档案数字化建设工作是高校未来发展的需要亟待解决的一个问题。

一、当前高校档案数字化的主要问题

（一）数字化管理意识薄弱，高效管理体制不完善

尽管高校档案数字化建设越来越规范化，但由于师生整体的数字化管理意识淡薄，导致数字档案和纸质档案“双套制”管理现象非常普遍。再加上高校管理体制的不完善，分散领导的管理体制已经成为普遍现象，最终导致了各高校档案单位各自为政、自我发展、自成体系的半封闭管理局面。长期以来，高校档案建设因资金投入不够，管理意识淡薄，导致档案管理人才的后续力量严重不足。高校档案管理人员的整体素质不高，简单地认为做好保密工作就可以了，从不重视数字化管理的重要性，忽视了计算机能力和网络应用能力，普遍存在着网络应用容易带来安全问题的管理心理，因而高校档案数字化建设可谓是寸步难行。

（二）档案标准化水平不高，档案数字化平台缺乏

由于种种原因，高校档案数字化建设走的是各自发展、各自为政的封闭式道路，各高校结合自身的经济实力和资源条件选择不同的硬件设备，可谓是五花八门，丰富多样。目前，各大高校所应用的档案管理系统软件，大部分都没有严格按照国际标准进行研制，功能单一，标准化水平不高，数据缺失，导致高校之间的档案资源共享程度较低。而国家还未能形成统一的发展标准和建设规划，各高校的档案馆建设存在普遍盲目性。这里特别指出的是，高校档案数字化的网络平台缺乏，未能形成统一的数据库系统和资源共享体制，导致各高校各自为政，没有充分发挥共享的优势。

（三）数字化安全水平不高，数据库建设进程滞后

数字化档案体系的构建需要不同环节，每个环节都存在着安全风险，它不像纸质档案那般容易发现，因此安全工作也相对复杂和苦难。此外，数字化档案可以实现网络化互联，而病毒又成为了有一大安全隐患，稍有不慎就可能造成系统崩溃。目前，各高校的数据库建设存在着缺乏统一性、封闭性强、规模小、标准化不高、类型单一、重复建设、缺乏规范化控制、资源利用率低、信息服务水平低等问题。但部分数据库都是自建自用，严重降低了数据库的利用率。而当前大部分高校所使用的数据库都属于条目数据库，而这已经无法有效满足信息化时代用户的个性化需求。许多高校档案馆虽然已经实现联网，但却只能访问主页，无法实现真正的资源共享。

二、高校档案数字化建设的对策

首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。

其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。

再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点， 制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。

最后，加强人才队伍建设，积极引进复合型人才。高校档案数字化建设离不开人才支撑，为了尽快实现高校档案的全面数字化，必须加强档案管理人才队伍的建设。一方面，开展业务培训，提高现有档案管理人员的业务水平，使他们在原有基础上，不断提高计算机和网络应用能力。另一方面，大力引进档案管理复合型人才，确保数字化建设的后续力量，只有如此，才能数高校档案数字化建设才能跨上新台阶。

参考文献：

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