声像档案管理工作的重要性和措施

[摘 要]声像档案在档案收集中有不可替代的作用，随着技术进步，影音产品大众化，声像档案使用更多，涉及范围更广，加之声像档案介质的特殊性，管理工作成为重中之重。本文在此讨论如何做好声像档案的管理工作。

[关键词]档案管理；声像档案；措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0335-01

1.声像档案管理工作的重要性

声像档案是单位档案的重要组成部分，可以音画同步将档案内容呈现在阅读者面前，直观性生动而强烈；将纸质档案需用若干文字表述的内容以极短的音像表现，生动而真实；可以随时复制和转换，并且携带方便，利于储存和传播，提高工作效率；因为声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，所以，声像档案受制于温湿度、灰尘等环境影响，保管的要求比纸质档案要高，需要特别注意。

2.声像档案管理工作中存在的主要问题

2.1 管理制度不健全

很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整。

2.2 存管条件不符，内容不全

与纸质档案不同，声像档案需要具备相应的装具和环境条件，如果还将其按照纸质档案一样对待，这种换药不换瓶的做法就会影响声像档案的保管质量。由于档案管理人员缺乏专业知识，收集档案时疏忽大意，往往会出现有音无像、有像无音、缺少必要的文字说明或文字说明不完整等现象。

2.3 重视不够

认为档案管理工作不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应现在的管理需求。

2.4 管理人员不专业

由于声像档案属于科技产品的一员，要求管理者具备一定的专业知识，为档案管理创造适宜存管的内部和外部环境。但是，有些单位由于轻视，将纸质档案和声像档案的管理混为一谈，或者管理人员对档案的重要性、管档的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。结果造成声像档案受损与缺失。

3.加强声像档案管理措施

3.1 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

3.2 业务培训

加强摄录与档案管理人员知识和技能培训，为录制、保管奠定良好基础。具体方法可采用档案讲座、集中培训、分发资料，或通过网站声像档案的收集范围、要求等，实现资源共享，使有关人员随时查阅声像资料的有关规定。对问题多基础薄弱单位限期建档，加强指导监督力度，不留死角。针对工程声像档案专业性质不同，采取分类指导，增加培训效果，缩短培训时间，使声像资料收集工作分工细化。保证工程声像档案收集质量及数量。

3.3 全面跟踪服务，疏通收集渠道

档案收集是保存档案资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案存在和发展的前提条件。要保证声像档案完整收集，采取必要手段和物资保障，建立疏通收集渠道，运用多种形式收集。一要通过正常移交工作接收。二要重点人物（收录人员）直接征集。摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力收集。三要广泛开展社会征集，对散存在民间的比如反映单位历史概况的声像档案等，运用有偿征集、个人代存等方式广泛征集。四要重点单位重点收集。对重点单位、立档单位声像档案比较集中的，要有重点地强化收集。

3.4 确定归档要求，明确收集范围

档案管理部门需配备专用档案库（柜、架），根据档案管理制度统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。档案的声像资料应是原版原件（特殊情况下可接收复制品）。档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。此外，所有归档的声像资料需由形成部门编写文字说明（包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等），编写文字说明需要做到：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；照片的自然张、录音（像）带按案卷编写文字说明，一组声像资料联系密切的应加文字说明；文字简洁、语言通顺；时间用阿拉伯数字表示。声像档案的收集范围主要包括：反映本单位职能活动工作成果与问题的资料；各级领导和著名人物与本单位有关的大型活动声像资料；本单位人员组织或重要会议，会见及外事声像资料；涉及本单位和本系统权益资料；其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；其它具有保存价值的声像资料等。

3.5 做好声像档案整理

声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。可按载体类别、年度、问题分类，保持分类方案的稳定。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为单位保管。声像档案按照全宗、保管期限、年度、问题相结合方式分类、排列、编制档号。按保管期限，声像档案分为永久、长期、短期，保管期限的划定参照纸质档案的保管期限确定。应编制档案目录，照片以册为单位编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。

3.6 改善保管条件

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。建立一个硬件达标的声像档案管理室对声像档案的存管质量具有十分重要作用，是管理好声像档案的基础和必须。首先，声像档案独立成卷，以声像柜、封闭铁柜存放；其次要严格监控所在房间湿度与温度，并注意遮挡、避免光线与磁场作用；录音、录像带定期倒带检查，尽量使声像档案寿命延长。

3.7 声像档案数字化管理

在声像档案的管理中，主要是对照片、视频、音频的档案对象进行管理，为了便于档案的保存和再利用，各档案管理部门开始利用现在强大的多媒体技术和计算机技术，将声像档案数字化，但不同的数字化标准和文件存储格式，数字化的档案品质差别非常大，可以针对档案不同的使用目的，采用不同的数字化方案。声像档案数字化是为了保存与再利用，转化质量越高还原度越高，但是体积越大。不便于档案检索，因此，我们在声像档案数字化时，每种档案都生成高质与低质两种，高质保存，保证还原度，低质检索，保证响应速度。用户检索到声像档案，可以直接网上观看视频、声音，需要原始档案数据文件时，通过授权，可以下载到本机使用。

4 结束语

声像档案比其他档案具有更高的还原度，可以充分展示档案人的形象，也为我们直观记录重要时刻，发挥了档案部门作为过去重大事件“见证人”的作用，其管理工作必须保持足够重视。

参考文献

[1] 仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察，2016（1）：69-70.

[2] 窍辉，刘涛，蔡馨燕.浅谈声像档案的数字化建设管理[J].电子世界，2016（11）：93-93.

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