浅议网络时代的房产档案

【摘要】为了利用信息网络技术发展房产档案事业，必须充分认识建立房产档案信息网络的重要性和特点，及时发现网络化的房产档案管理中存在的问题并提出解决的对策。

【关键词】信息，网络，房产档案

近年来，随着信息技术迅速发展，房屋产权档案信息也发生了一系列跃变。为了充分利用信息网络技术发展房产档案事业，借助于先进的高科技和现代化设施和技术手段，建立高效率的房产档案信息网络已成为房产档案管理发展的必然趋势。

1房产档案信息网络的构成

1.1房产档案信息资源是房产档案信息网络的重要组成部分。房产档案信息网络应建立各种检索系统，如主题目录、案卷目录、分类目录等，实现各项业务工作自动化。同时，随着信息技术的飞速发展，档案信息系统必须向网络化、电子化的方向发展，从而在信息服务的深度和广度上，以及在时间上和空间上更方便、快捷、有效地为用户提供房产档案检索查询以及网上服务。

这表现为档案信息咨询人员及利用者借助网络传媒进行信息传递和交流，利用计算机网络的各数据库、电子档案、电子资料、国家有关房产政策法规等解决问题，为社会提供全方位、高质量的信息服务。因此，我们必须利用我们室藏档案数量丰富，以及我们大量接连不断产生的房产档案资料优势，建立一套完备的房产档案信息资料网络，使得房产档案信息资源对整个房产档案信息需求达到满足程度。

1.2房产档案网络带来的效益

1.2.1房产档案网络建成有利于房屋档案的收集工作。房产档案网络地建成，使各部门可以直接把原件移交给档案部门存档。另外通过联网，档案管理部门可以在网络上监督、检查各部门的档案工作，尤其是对一些重要的档案，可以催促业务部门及时归档，以免原件损坏和丢失。

1.2.2房产档案网络建成有利于档案利用。房产档案网络的建成可以进行辅导性信息咨询，指引性信息咨询、检索性信息咨询和研究性咨询。通过网络管理咨询项目，表现出咨询手段的自动化，咨询方式网络化、咨询服务市场化等，提高档案利用率。

总之，房产档案信息资源网络的建立，有利于房产档案开发和利用，有利于房产档案的有效管理，是社会发展的必然趋势。

2网络化的房产档案管理的特点

网络化的房产档案管理应是知识和信息管理，它区别于传统的档案管理工作。档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案外，网络上的档案信息还有图形、图象、声音等信息，因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加直观和多样化。管理方法智能化，范围扩大化，使知识管理，信息管理融合在一起，房产档案管理方式是建立在档案载体的物理联系基础上，而以互联网为传播渠道的档案管理应建立在档案信息内容的逻辑联系上，其管理方式可以借鉴其他信息的管理方式。

我们档案部门应根据情况，在有限资金条件下，依靠现代化信息技术手段，共同开发房产档案信息资源网络，加强对档案信息技术研究以及信息资源，信息产品地开发，逐渐形成整个地域的档案信息资源网络，使档案馆在档案信息服务范围、服务层次、服务质量上都有一个大的飞跃。而且各地区的房管部门要建立起符合国家标准的档案信息数据库，能够及时、准确地对档案进行收集、整理、提供利用。及时准确做数据统计、分析，便于掌握档案信息的利用，了解用户的潜在欲望，满足用户的需要，提高房产档案利用率。

3遇到问题及对策

3.1在网络中开发房产档案时要正确处理好档案的公开和保密关系。房产档案信息资源网建成要有一定的机密性，在网上开发利用必须有必要的限制，不是任何人对任何房产档案都可以随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案或与集体、个人秘密有关的档案，因其有合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此需要详尽的管理制度，明确房产档案上网的等级。如可规定一级保密的档案不能在网络上公开，二级保密的档案只限于在内部局域网内查询，三级保密的档案可以在互联网上随意阅览。另外，我们可以对现存的房产档案经常、及时地进行鉴定和调整。房产档案该保密的一定保密，该开放的一定要及时开放。房产档案开发利用与保密是对立统一的，在开发中既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。

3.2制定统一软件编制标准，并注意病毒的防治。房地产信息网站是向社会提供服务的。因此编制网络软件要使房产档案专业性和实用性相结合，使房产档案管理系统按统一标准执行。通过图象、文字、图表等形象生动的形式，把室藏的声像档案、图片档案及其他特种载体档案提供给社会。

由于档案上网利用极易被电脑病毒侵蚀，后果严重地会造成数据的全部丢失。因此，我们积极预防各种计算机、网络病毒，做好数据备份工作，做到防患于未然。

4对房产档案网络的展望

4.1档案工作重心的转移。传统的档案把保存档案作为主要职能，由于网络的建立，把档案部门的工作重心转移到信息传递和交流上来，保存好档案职能降到次要地位。

4.2网络时代需要对房产档案工作人员加强对计算机使用、网络知识的培训。因为档案人员除了负责各自担负的特定服务对象工作外，还要具备搜集整理档案信息的能力，通过网络系统，把分散档案信息组合整理，提供给用户，网上工作要求工作人员具备高度责任感和高尚职业道德，娴熟的计算机技术和较好的英文水平。最后还要具备开发网络档案信息能力，综合分析能力，应变能力，成为网络利用的信息咨询专家。

4.3服务方式与计算机使用技术的转变。进入信息社会档案管理工作从原来的手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变为以计算机网络信息处理为主。这些工作都将在计算机程序地操作下进行。服务方式、服务对象、服务范围将在网络普及中大幅度改变和增加，档案部门为用户服务的重点将从档案“物的传递”转变为声、光、电的“知识传递”和“信息传递”。档案人员要做的就是对档案信息开展大量信息追踪、专题咨询、信息潜在与预见需求分析整理，帮助用户从快捷、简单的途径获取信息的服务方式。

总之，在现代社会高效发展的情况下，房产档案咨询服务方式与整个社会各项活动联系更加紧密。随着房产档案信息资源网络系统建设，房产档案现代化管理将有一个大发展，为我们旧城改造、房地产开发、搞好城市建设等将到起到积极的保障作用，从而实现充分有效地利用房产档案信息资源，为社会和人民大众服务的最终目标。