Microsoft Excel的“信息系统三大能力”分析

摘要：以Excel 2003为例，运用“信息系统三大能力”，即记忆能力、思维能力、交流能力从三个方面对它进行分析。通过分析，揭示Excel 2003的良好运行需依靠三大能力在系统中的具体实施，缺一不可。同时对Excel 2003的部分功能模块提出了改进建议。

关键词：Excel 2003；信息系统三大能力；记忆能力；思维能力；交流能力

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)05-0000-02

一、绪论

Excel是microsoft Office中的电子表格程序。可以使用 excel 创建工作簿，并设置工作簿格式，以便分析数据和做出更明智的业务决策。尤其可以使用Excel跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。

二、具体分析

“信息系统三大能力”，即记忆能力/信息存储能力、思维能力/信息处理能力、交流能力/信息通信能力，是对信息系统共性的一种归纳和刻画。在此，以Excel 2003电子表格程序系统为例，对其“信息系统三大能力” 进行分析。

（一）记忆能力的实现

记忆/信息存储能力，是“信息系统三大能力”中最基础的一种能力，是其他两种能力的先决条件。Excel系统的记忆分为内存和外存。Excel的系统程序是运行安装后存储在计算机的硬盘（外存）上，保证系统随时能够运行。Excel的文件数据也是在硬盘或外部磁盘上进行保存，便于随时导入导出。之所以将系统程序和文件以外存的形式永久记忆，就是为了确保数据的长期保存，就算计算机关机或Excel系统关闭后数据也不会丢失。而对于系统运行中的动态数据和操作等一些有实时性要求但无需长期保存的信息，则存储在计算机的内存中，只做短期记忆。当关闭系统或计算机重新启动后，内存中的相应数据将全部清空。

（二）思维能力的实现

思维能力是指人们在工作、学习、生活中每逢遇到问题，总要“想一想”，这种“想”就是思维。它是通过分析、综合、概括、抽象、比较、具体化和系统化等一系列过程，对感性材料进行加工并转化为理性认识及解决问题的。对信息系统而言，它的思维能力就是对信息进行处理的能力，是实现系统功能的关键。主要体现为对外界或其他模块输入的信息进行算术运算、逻辑运算、流程控制处理，得到一定的结果，再将结果按照一定的形式导出。

1.逻辑处理能力的实现

用户通过系统界面执行某项操作后，期望获得正确的结果，因此就要求系统能够根据用户输入的信息进行有效的处理，并作出相应的反应。以Excel的数据统计功能来分析，参照图1用水金额统计的电子表格。

用户希望统计2000年4月的水费金额，只需用鼠标在E5表格点一下，然后通过键盘输入“＝C5×D5”并敲回车键，正确计算的水费金额9839.96就显示在E5表格，这实际就是Excel系统思维能力的体现。首先，输入在E5表格的“＝C5×D5”信息，系统程序知道它的定义是对“将C5表格的数据乘以D5表格数据的结果显示在E5表格”。然后，系统程序提取C5和D5表格位置的数据进行积运算，当C5和D5内的数据符合逻辑规则，在E5就得出正确的结果“9839.96”；当C5和D5内的数据不符合逻辑规则，在E5就会出现错误提醒信息“＃VALUE！”，如图2所示。

用户如果在E5表格位置直接输入经计算的“9839.96”数字信息，那体现的只是系统的记忆和交流能力，将“9839.96”数字信息在E5位置存储并显示给用户看见，而不是系统的思维能力。

作为电子表格程序，Excel对数据的处理能力非常强大，继续以图1为例，计算5月到12月间各月份的用水金额，不需要在E6－E12间逐格输入“＝C6×D6” ……“＝C12×D12”,只需要用鼠标点一下E5表格，然后将鼠标移到E5表格的下方进行向下拖动，系统自动按照各行的表格位置提取数据进行积运算，各月的用水金额就显示在相应的表格中，非常方便。

2.形式处理能力的实现

系统将信息进行逻辑处理后就要将得到的结果输出，输出的形式必须按照用户的要求进行。例如，将处理好的Excel文档进行打印，系统首先要调用内部的打印子模块，这时用户可以通过打印子模块的程序选择本地或网络打印机、对文档进行页面设置、对打印页面和数量进行设置等操作。确认打印后，打印子模块与打印机的程序系统建立联系，将处理的信息转换成打印机可以识别的数据信息并传输到打印机的程序系统进行打印。这种能力的实现需要系统对面临的情况做出正确的判断，然后按照系统的规定选择正确的程序运行处理。

（三）交流能力的实现

交流能力是指以任何方法或形式，在两个或两个以上的主体（比如人、计算机、网络实体等等）之间传递、交换或分享任何种类的信息的能力。在信息系统中，交流能力分为系统内部信息交流和系统外部信息交流两种。

1.系统内部模块间的交流

Excel系统内部各个子模块的运行存在一定联系，而信息就是通过这些联系在各个子模块之间相互传递。例如要对一个统计表格的数据进行排序，先需要将数据输入到统计表格中，然后选择排序功能按键进行排序。而对Excel系统内部来说，就是数据输入完毕排序时，与排序子模块进行交流，调用它的功能程序对这些数据进行排序。如没有内部子模块的这种交流能力，排序子模块就不会知道对什么数据进行排序，同时数据也不知道将要进行什么功能的编辑处理。这种交流可能是单向的也可能是双向的，其方向性也经常按照操作流程进行，有时也与用户的操作有关。系统内部信息交流的过程，既是信息存储的过程，又是信息处理的过程。

2.系统与外部的交流

Excel系统与外部的交流主要体现在数据的导入、导出上，如从系统之外的存储介质上导入数据到系统进行编辑，或将系统处理的数据以Excel的格式导出各种报表，或者与外部打印机等设备进行交流，打印各种报表。

同时，每个用户都是通过Excel系统的界面与系统进行信息交流，在交流过程中，信息主要由用户的操作决定。系统的功能都是以界面的形式显示给用户，完成系统对用户的交流准备，用户将需要处理的数据或功能通过鼠标或键盘输入到系统，完成用户对系统的交流响应，系统将用户的输入信息处理后又通过界面展示给用户，完成系统对用户的交流确认。该过程反复进行，实现系统与用户之间的交流。

三、改进之处

（一）记忆能力

由于操作系统错误、硬件故障、停电等意外原因，如Excel 2003对正在进行的数据操作没有及时保存，将会造成已操作数据的丢失，必须重新进行操作。对于这种情况，可以通过对Excel记忆能力的改进来解决，保证已操作数据的完整性。

具体可以这样实现:在Excel系统中设置一个备份的临时数据存储功能子模块，该子模块的功能就是在计算机的C盘或D盘中划分一块存储空间，用来临时存储操作的数据，并根据操作的进行随时对数据进行更新。当计算机出现意外状况关机，用户没有对数据操作及时保存，则可以从临时存储空间将最后一步操作的文档数据导出继续进行处理。这块存储空间只是一个临时备份的空间，大小10Mb左右，通常Excel文档只有几百Kb，完全满足存储的空间需要。当用户对操作的数据保存时，临时数据存储功能子模块就发出指令对临时存储空间的数据进行清空，保证对后续临时数据的记忆。

（二）思维能力

对于需要进行数据分析的工作，Excel 2003不能采用形象的方式对数据的变化趋势进行表示。如用户将家中每月的用电量数据采用Excel进行统计，只能看见具体的用电量数字，看不见数字的具体变化趋势。对于这种情况，可以增加Excel的思维能力来解决。具体可以这样实现:对统计的数据需要查看它的变化趋势，可以调用相应的信息处理模块将数据按照数字的变化规律转换为具体的图表变化规律来表示。这是一种突出显示数据趋势（如时间性升高或下降）的快速方法，便于用户直观的理解数据的变化。

四、结束语

Excel2003作为一个独立的信息系统能良好的运行，实质上就是三大能力在系统中的具体实施，这三大能力相互作用、相互影响，缺一不可。“信息系统三大能力”虽然不是全新的概念，但可以作为当今各种信息系统共性的一种认知模型。所以，对于广大从事信息技术的工程人员来说，“信息系统三大能力”不应仅仅被看作是一种方法，在信息系统的设计和分析中还应作为一种思想理念植入脑中。

参考文献：

[1]傅鹂,马渊.关于“信息系统三大能力”的几点注记[J].重庆理工大学学报,2011,25（9）:48-52

[2]王成良,刘曙光,杨波.“信息系统三大能力”框架在物流管理系统分析设计中的应用[J].重庆工学院学报,2009,23（9）:73-76

[3]万木君,符云清，,王志刚.“信息系统三大能力”在高职教务管理系统中的应用[J].教育科学,2009,（7）:102-104

[作者简介]

胡浩宇，男，（1982―），四川自贡人，学士，研究方向信息技术教育及其应用。