利用Excel进行商品进销存管理

对于大多数中小型商贸企业而言，商品的进销存管理是一项繁杂而又必不可少的工作。运用手工管理不仅容易出错，而且效率极低；运用专门的财务软件势必增加软件的购置成本。而利用Excel进行管理既提高了工作效率，又节约了成本。

根据业务流程的需要，分别建立进货表、销售表、库存表。若管理上需要，还可以建立“退货表”、“调入表”、“调出表”等。

一、设置公式

(一)进货表中的公式设置建立如图1所示的进货表。

对于进货表的合计数可以用SUM函数来求和，如C8=SUM(C4：C7)。向右拖动c8单元格右下角的填充柄，利用自动智能填充技术快速定义D8至N8等单元格的公式。由“金额=数量+单价”，设置金额计算公式为“E4＝C4*D4”；数量合计公式为“M4=C4+F4+14”；金额合计公式为“N4=E4+H4+K4”。

选定E4：N4区域，向下拖动选定区域右下角的填充柄，利用自动智能填充技术快速定义E5至N7等单元格的公式。

(二)销售表中的公式设置建立如图2所示的销售表。销售表中的品名公式为“B4=‘进货表’!B4”；单价公式为“C4=ROUND(‘进货表’!N4／M4，2)”；成本公式为“F4=C4*D4”；每天的销售成本公式依此类推；数量合计公式为“N4=D4+G4+J4”；金额合计公式为“04=E4+H4+K4”；成本合计公式为“P4=F4+14+L4”。

设置完一行公式后，选定带有公式的单元格区域(即B4到P4)，将光标放在选定区域右下角的填充柄上，按住鼠标左键向下拖动，利用自动填充技术复制公式，快速设置B5到P7等单元格的公式。销售表的合计数也可以用SUM函数来求和，方法与进货表的公式设置相同。

(三)库存表中的公式设置建立如图3所示的库存表。库存表中的品名公式为“B4=‘进货表’!B4”；单价公式为“C4=ROUND(‘进货表’!N4／M4，2)”。上月结存的数量和金额应为上月库存表中“本月结存”的数量和金额。可以复制上月库存表中“本月结存”的数量和金额，然后选择性粘贴数值到本月库存表中上月结存的数量和金额上。本月购进的数量和金额公式为“F4=‘进货表’!M4”；“G4=‘进货表’!N4”。本月销售的数量和成本公式为“H4=‘销售表’!N4”；“14=‘销售表’!P4”。本月结存的数量和金额公式为“J4=D4+F4+H4”；“K4=E4+G4+14”。差异数量为月末盘点数与账面结存数的差异，其公式为“N4=J4-M4”。

选定带有公式的单元格区域(即B4到N4)，将光标放在选定区域右下角的填充柄上，按住鼠标左键向下拖动，利用自动填充技术复制公式，快速设置B5到N7等单元格的公式。库存表的合计数也可以用SUM函数来求和，方法与进货表的公式设置相同。

二、实现管理职能

运用上述方法，可以实现对进货、销售、库存的实时监控，及时了解进销存各环节状况，为进一步实施管理提供基础和依据。

(一)销售状况分析在销售表工作簿中添加一个工作表，将销售表中“编号”、“品名”、“数量合计”、“金额合计”、“成本合计”所在的列进行复制，然后到新的工作表中用“选择性粘贴”，选择粘贴“数值”。再增加一列“毛利率”，其公式为“(金额合计-成本合计)／金额合计”，即“F2=ROUND((D2-E2)／D2．2)”。然后利用自动填充功能，用鼠标向下拖动填充柄，实现对整列“毛利率”计算公式的智能复制。如图4所示。

利用Ｅｘｃｅｌ进行商品进销存管理

据此可以对销售数量、销售收入、成本以及毛利率进行比较分析。例如，要做一个销售数量的排行榜，首先选定A2至F6单元格区域，运用菜单栏上的“数据”下拉菜单的“排序”命令，“主要关键字”选择“数量合计”所在的列，选择“递减”排序，就可以得到一个销售数量的排行榜。也可对收入、成本、毛利率进行类似分析。从中可以得出市场需求、商品赢利状况，为管理层作出下一期的经营决策提供依据。

(二)资金运用的分析通过对进货表资金占用比例的分析，可以进一步了解资金的使用效率，以便科学、合理地配置企业资源。其方法与销售状况分析类似，先建立一个工作表，将进货表中“编号”、“品名”、“数量合计”、“金额合计”所在的列进行复制，然后到新的工作表中用“选择性粘贴”，选择粘贴“数值”。再增加一列“比重”，其公式为“每件商品的进货金额合计／全部进货金额总合计”，即“E2=ROUND(D2／＄D＄7，2)*100”；然后利用自动填充功能，用鼠标向下拖动填充柄，实现对整列“比重”计算公式的智能复制。如图5所示。

此项分析要与销售状况分析相配合：通过对“比重”以及“毛利率”的排序、对比、分析，可以掌握资金的流向与获利之间是否有效匹配，从而调整采购政策，以提高资金的盈利能力。

(三)库存结构分析通过每月的实地盘点与账面结存之间的比较，可以揭示库存管理中存在的问题，减少人为的非正常损失，及时调整账务，保证账实相符。从库存表中“本期结存”的“比重”分析(分析方法与资金运用分析类似)，以及销售状况分析、资金运用分析，结合市场发展趋势，判断期末库存结构的合理性，从而制定相应的营销策略，提高资金运用效果，实现企业利润最大化。

此外，还可以在Excel表格中设置公式，得到资产管理比率、盈利能力比率等各项财务指标。例如，在库存表中设置“存货周转率=销售总成本，((上期结存金额+本期结存金额)，2)”，即“18／((E8+K8)／2)”；“周转天数=360／存货周转率”；“资金利润率=(销售总收入一销售总成本)／((上期结存金额+本期结存金额)，2)”等等。这样，利用Excel表格就可以有效地进行库存商品的进销存管理。