Excel在会计报表中的应用

【摘要】随着科学技术的发展，会计电算化进程逐渐深入，Excel以其强大的功能成为当前会计电算化工作的重要辅助工具。将Excel应用于会计报表中，不仅能够提高报表信息的准确性，还能够提高会计人员的工作效率。本文主要针对Excel在会计报表中的应用进行了详细的分析。

【关键词】Excel 会计报表 应用

一、引言

Microsoft Excel是微软公司开发的Microsoft Office办公软件的重要组成部分，其包含了大量的电子表格软件，不仅拥有强大的数据处理功能，还能为用户提供大量的函数以及数据分析的功能，这正适合当前会计电算化下的会计报表工作的需求，将Excel应用于会计报表中，可以对以下报表进行电算化的处理：编制会计报表、汇总会计报表、网上汇总会计报表、打印会计报表。将Excel应用于会计报表中，能够大大的提高报表信息的准确信，并提高工作效率。

二、Excel在编制会计报表中的应用

在会计电算化应用背景下，我国的很多中小企业并未实现真正意义上的会计电算化，其会计工作是由现代计算机技术与传统的手工记账相结合，与此同时，当前市面上的财务软件一方面无法满足企业财务会计报表的全部需求，另一方面其价格都非常贵，中小企业无法承担。因此，面对大量的会计报表工作，将Excel应用于编制会计报表中，既能满足企业内部报表的不同需求，又能满足临时性报表的需求。下面将利用Excel的函数功能，在生成总账科目余额表的基础上，利用Excel编制利润表的具体应用步骤。

（一）利用Excel的函数功能设置生成总账科目余额表的应用步骤

首先，根据具体经济业务，并按照其发生的先后顺序，按照科目进行录入，并设定报表名称，（称为表一）;其次，设置总科目余额表（称之为表二），将所涉及的会计科目分别填入其中;再次，在总科目余额表中，选定C4单元格，也就是现金科目借方发生的这一栏，在编辑栏中找到插入选项中的“插入函数”，点击会在桌面出现对话框，单击此对话框中的“选择函数”列表下的SUMIF函数，然后单击确定会出现“函数参数”对话框，选择函数参数SUMIF中的数据范围选项，就可以选定所要选择的数据区。然后再打开表一，单机D2单元格，选中其中的选项，单机右边选项，再返回到函数参数的对话框。最后，在函数参数SUMIF中的统计栏中输入现金二字，再单击其右边的按钮，选中表一的数据求和区域，再一次单击右边的按钮。到此为止，借方发生额数据分析完毕，其他科目按照同样的方法操作，即可得出数据的分析结果，其结果也会显示在相应区域旁边。

（二）利用Excel编制利润表

首先，按照规定设置利润表格，在原有的表一中新建空白文档，并拟定（利润表）名称进行保存，再次打开进行编辑。其次，第一行的设置为合并居中的表格名称，第二行空出，用以编写单位以及年度日期，第三行开始作为表格正文，从第一至第五列输入表格主要内容。再次表格制作完成后，要将单元格所对应的公式分别输入，这一步骤要充分注意将其设定为锁定状态，以免因操作失误造成公式的删除而影响到表格的使用，与此同时，在制作表格的过程中，要将其他不用更改的选项都设为锁定的状态，从而方便操作过程。这些基本信息设置完成后，将想要输入的字体、字号以及颜色等格式进行统一设置，这样利润表格的框架已经呈现出来了。接下来要做的是将财务会计的利润信息依次填写到相对应的栏目下，按照函数设置的一些选中步骤，就会生成利润报表。Excel在编制会计报表中，要注意到一些报表的内在平衡关系，比如在编制资产负债表的时候，资产以及负债所有者的权益二者之间是处于平衡关系的，在设置的过程中，将出现不平衡条件下的数字设置为其他颜色的字体，以便当出现问题时，能够在第一时间内发现并处理，从而有效的保障了信息的准确性。

三、Excel在汇总会计报表中的应用

在企业财务会计的日常工作中，上级的财务部门要对下级财务部门提供的会计信息进行汇总，传统的会计汇总方式下，单纯的依靠会计人员的手工操作，这就使会计工作内容变得繁复且沉重，需要投入大量的人力和时间，降低了财务会计工作的效率。在会计电算化背景下，运用Excel进行会计报表的汇总工作，可以减轻会计人员工作压力的同时降低所投入的实践，从而在保证信息准确性的前提下，大大提高了工作效率。在应用Excel进行会计报表汇总时可以采取以下的两种方式：第一种方式是会计人员根据下级财会部门提供数据的基础上，输入原始的数据进行汇总，第二种方式是上级财会报表汇总部门将统一格式下的Excel发送到下级财会部门，再进行汇总工作。这两种方式的采用需要依旧企业财务人员的具体状况进行选择，如果下属财会部门不具备相应的电算化知识，那就要采用第一种方式进行报表汇总工作，但是，如果企业会计部门人员具备这样的操作水准，就要选择第二种方式，这是因为第二种方式在减少上级汇总部门信息输入量工作的同时，还能最大程度的避免错误信息的输入，并能够实现会计电算化下的报表与计算机的管理的结合。

（一）由上级汇总部门输入原始数据进行汇总的方式应用

首先，要根据进行汇总部门的数量制定出相应的报表。第一，先在工作簿中插入空白工作表，单击工具菜单中的“选项”，在选项对话框内选择“常规”这一选项，并在新工作薄内的“工作表数”内输入想要的报表数量，然后单击确定选项。第二，在菜单栏中单击第一个选项“文件”，选择“新建”，就会呈现出想要的工作簿。然后为其重新命名，一般情况下，可将第一个报表命名为“0”，在“0”上制作出相应的报表模板，然后根据下属部门的数量从数字1开始排列，再将“0”模板复制粘贴到相应的工作簿中。第三，输入汇总公式，在“0”模板中输入第一个需要汇总的公式“=SUM（’01：报表的总数量！’B3）”，B3指的是单元格的名称，报表的数量根据实际进行填写，然后将这一单元格的公式分别复制粘贴到其它单元格中。最后，将下属部门的报表数据一一对应的进行输入，这样汇总工作就可以自动完成了。

（二）由下级部门根据所提供的Excel报表填写、上级汇总的方式应用

首先，汇总部门要设计处统一的工作报表格式，根据上文中已经制作完成的工作簿，单机“工具”选项，选择“共享工作簿”并在对话框内输入“允许共享与合并”，然后单击“高级”选项，在修订栏中选定”保存修改“选项，再根据所需要的汇总天数输入时间，然后单击”确定，这样汇总报表共享就已经完成了。其次，复制汇总报表。单击菜单栏中的“文件”选项，选中“另存为”选项，并根据下属单位的名称命名，保存在桌面并发送给下属单位，这样下属单位就可以根据已有的报表进行填写输入工作，与此同时，为了防止下属部门恶意更改其他部门的汇总报表，对每个单位的汇总报表进行设定，设定为保护状态下的报表，能够实现这一要求。最后，开展报表汇总工作。这就要根据下属单位发送的报表进行统一汇总工作，第一步，将所有的报表放入同一个文件夹中;第二步，打开共享工作簿，单击菜单栏中“工具”选项，选中其中的“合并工作簿”，这是会弹出“保存共享工作簿”的提示;第三步，在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框列表中，选中下属单位报表的备份，然后单击“确定”所有的汇总结果会自动生成。

四、Excel在网上汇总会计报表的应用

在会计电算化背景下，如果企业具备了联网的条件，就能够实现网络汇总的自动化，从而就能够进一步提高企业的会计报表工作的效率。

（一）网络汇总会计报表的应用原理

Excel的应用可以实现不同工作簿之间的链接功能，也就是说将汇总报表工作簿和下属单位的报表工作簿之间建立链接关系，这样只需要将下属部门的报表复制到指定的目录下，汇总报表就会自动刷新汇总数据，从而实现了汇总工作的自动化。

（二）汇总报表设计思路

首先，建立一个汇总工作簿，将第一张工作簿设置为汇总工作表，将其与的工作簿按照下属单位的数量分别设置;然后，将下属单位发送过来的报表数据放在选定的目录下，然后将各个分表与总表建立起链接的关系，最后，将分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。

（三）具体的操作步骤

一是将每个下属单位上报的报表指定文件名，并将其存于指定目录下。

二是建立汇总工作簿，在汇总工作簿中，建立“1+N”张工作表，其中“1”指的是汇总工作簿，“N”指的是下属单位的报表数量。与此同时，为了避免建立分表与下属单位报表链接时，因格式不同而产生链接值为“0”的情况出现，要将下属单位的报表格式复制到分表中。

三是将分表与各单位的报表建立起链接的关系。首先，打开下属单位的待汇总的报表信息，选中有效的单元格并复制下来;其次，打开汇总报表中该单位的子表，单击右键于子表左上方第一个单位格，选择“选择性粘贴”，在所弹出的选项中选择“粘贴链接”，这样就建立了此单位报表与其子报表之间的链接关系。最后，根据同样的方法对其它所有下属单位的报表与其子报表之间建立链接关系。通过建立下属单位报表与其子报表之间的连接关系，就会在下属单位对报表做出任何更改的同时，子报表就会意义显示出来。

四是进行汇总工作。如前文所述方法，在第一张汇总工作表中，建立起汇总的求和函数关系。这里需要明确的步骤是函数公式为：“=SUM（’A1：An’！Xn）：“SUM”为求和函数，其中的“A1”指的是需要进行汇总的第一张报表数据，“An”表示的是需要汇总的最后一张报表数据，“Xn”表示的是要汇总的所有有效单元格。

五、使用Excel应注意的问题

（一）要确保Excel模板设计和使用的正确性

只有正确的设计和使用Excel模板，才能发挥出Excel应用于会计报表中作用的发挥。因此，在使用模板时，要根据实际需要进行调整。

（二）设置专门用于检查校正报表数据的报表

这是因为在使用Excel进行会计报表工作时，难免会出现差错，因此，设置一张专门用于检查校正数据信息正确性的报表，就能从根本上解决这一问题。这就要求要将汇总的总账与账目明细构建在同一张报表中，在完成报表工作后，使其与校正报表上的数据进行对比，从而差错就显而易见了。

（三）强化对报表设置保护的意识

在使用Excel进行会计报表工作时，经常会出现由于会计人员操作失误而致使报表信息出格式以及内容发生变化的现象，这就有可能因为操作不当而损坏了企业财务会计的信息。因此，在实际操作过程中，一定要强化对报表设置保护的意识，可以利用Excel中“格式”菜单选项中的单元格保护等保护选项，如果在必要的情况下，可以通过设置密码来加强对报表信息的保护。

（四）单张报表单独存放可方便查找运行

在对会计报表进行整理时，或者对报表进行修改等工作，就会需要到相应的文件夹中去寻找，有时由于报表过多，给查找、整理、修改等工作带来了不必要的麻烦。为了避免产生这种现象，可以将设置好的报表存于另一个文件夹中，并进行相应的标注，这样不仅文件夹变小了，运行速度也变快了，并很好的解决了以上问题。

六、总结

综上所述，将Excel应用于会计报表中，可以对以下报表进行电算化的处理：编制会计报表、汇总会计报表、网上汇总会计报表、打印会计报表。将Excel应用于会计报表中，能够大大的提高报表信息的准确信，并提高工作效率。

参考文献

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[2]郑霆.Excel在会计电算化中的应用[J].中华会计学习，2010，12（06）：56-60.

[3]陈晓青，尤建萍.Excel在会计工作中的应用技巧[J].中国科技信息，2010，9（06）：123-125.

作者简介：张耀匀（1992-），女，汉族，辽宁辽阳人，现就读于大连财经学院，会计专业。