科技档案管理存在的问题与对策分析

摘要:本文从科技档案概念及含义出现，系统分析了科技档案管理中存在的问题，并且对加强科技档案管理的方法进行了阐述。

关键词:科技档案管理;存在问题;对策分析

中图分类号：G271文献标识码： A

一、前言

当今科技档案管理中存在很大的问题，加强科技档案管理中的规范十分重要，管理的规范性，直接关系到科技档案的科学性。所以，对全过程科技档案管理要求清晰明了，有助于确保科技档案管理的顺利进行。

二、科技档案概念及含义

1、定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质

科技档案产生于生产、科研、基建及管理活动之中，它包括自然科学研究活动，水文、气象、天文地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建设施工活动，产品的卡发、研制和生产活动，以及农业的科技和生产活动等等。科技档案就是在这样一些活动领域里形成的，是这些活动的纪录和伴生物。

2、定义明确须初始记录定义明确了科技档案室生产、科研、基建及管理活动的原始记录。科技档案是生产、科研、基建等活动得院士记录，它是第一手材料，与活动的内容过程相对应，而不是事后另行编写和搜集的。

3、定义规定了归档文件需有价值

定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存起来的科技文件材料。科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件，在于它是否对归家和社会具有保存价值，有保存价值就应当转化为科技档案，反之则不然；科技档案是履行了归档手续，统一保管起来的科技文件材料。

三、科技档案办理中存在的问题

1、对档案管理重视不够

目前，一些领导忙于教学、科研等日常事务管理，而对档案管理工作的重要性认识不足，没有将档案管理工作真正提上议事日程，只是把档案管理当成可有可无的辅工作。有些部门的领导、项目负责人档案意识淡薄，对档案管理的法律法规及归档范围、归档要求及保密性等等不甚了解，因此不能有效指导档案管理具体工作。同时还普遍存在着重视图书馆建设而轻视档案馆综合管理的现象。从总体上说，目前全国档案管理水平与整体管理水平的提升不成比例。

2、缺乏科学规范的管理制度

一些没有建立、健全科技档案管理制度，或有制度而没有严格执行，教学、科研部门和科技档案形成部门之间管理权限不明确，档案的收集、整理、归档工作处于分散零乱的状态，多数科技档案没有进行过规范化的整理，并且分类不清、组卷混乱、卷内文件不齐全，不能做到集中统一管理，缺乏系统性和完整性，在建档管理工作中，科研工作和建档工作没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，职责分工不明确，缺乏行之有效的制约手段。

3、机构不健全，人员缺乏业务素质

大部分都有独立的档案管理机构，但不少科技档案的主管部门不统一，有的由档案

馆负责，有的由科研部门甚至其他部门负责，这些部门从事档案管理的人员大多为兼职，没有受过档案管理专业知识培训，对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等知之甚少，或只是一般的泛泛了解，再加上还要完成本人所承担的本单位的要工作，所以不可能全身心地把精力放到科技档案的管理上来，势必对科技档案工作造成影响。

4、科研人员档案意识不强，科技档案收集不齐

全，集中管理难科研人员在科研过程中，把主要精力都放在了科研上，付出了大量的时间和精力，他们比较重视科学研究实践活动，重视科技成果与获奖，但缺乏档案意识，轻视科技档案资料的收集、整理工作，认为这是档案管理部门的事，与己无关。还有一些科研人员从个人荣誉和利益出发，将科研工作中应归档的资料当作个人资源据为己有，如果不是档案主管部门主动找到他们收集相关档案，一般情况下不愿主动上交，或以关键技术资料保密为借口，找理由不上交。有的即便上交，也只保存了最终的鉴定材料，而无课题来源记录、审批记录、实验数据及其他方面的资料，使一些重要的科研项目形成的科技档案不齐全、不完整，造成了科技档案管理水平与科研工作不相适应的现状。

5、管理条件差，设备落后

部分档案馆舍比较简陋，条件比较差，缺乏必要的设备、设施，如:微机、互联网系统、扫描仪、复印机、缩微设备、除湿机、消毒灭菌机、防盗报警监控系统等；纸质材料多、电子档案少，不利于通过网络查找和利用，不能有效提高档案查找的效率，降低了档案利用价值，满足不了科技档案日常管理的需要。

四、加强科技档案办理的办法

1、完成档案资料搜集、归档和辨别的规范化

干部科技档案办理质量的完善，重要一条就是要及时搜集和弥补档案资料，而资料搜集、归档、辨别是不是规范化将直接影响进档资料的质量，对搜集到的档案资料，从手续是不是齐备，表述是不是精确、精粹，观念是不是清晰等方面进行仔细细致的辨别，对于不符合需求的及时退回，限期纠正再归档，面对不属归档规模的资料，及时退给有关单位，做到不流失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅办法，实施计算机办理，完善档案办理的信息化

对干干部科技档案的检索，无论是选用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是使用姓氏检索的办法，这两种办法均有相应的科学性，但操作程度不高，用起来繁锁，作业功率低。为完善功率，可思考采纳以英文字母的顺序号进行编列，便于回忆，利于查找，完善速度。为完善档案办理水平，能够选用计算机办理科技档案信息，研讨树立两个体系：检索体系和使用体系。，运转干部科技档案原件办理体系，使查档人员使用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不只能够完善查阅档案的速度，也有利于干部科技档案的保密和安全。

3、分类办理

国家公务员的档案由安排科技的部门进行管理和归类；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、职业、地域等各种约束，由政府科技所属人才交流组织进行管理。

4、科技档案办理组织实施许可证并年检准则

完善硬件、软件的规范，并加强执法检查，档案办理人员也要进行培训并实施资格证准则，并定时考试更新管理内容。一致效劳规范和收费规范。

5、使用现代化办理手法

科技档案办理也要与时俱进，不断学习把握现代档案办理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手法，加大投入，对科技档案实施动态化办理和保护，开发研发科技档案办理软件，树立数字档案和多媒体档案，并实施联网，经过现代化手法树立人才信息搜集、反应和跟踪体系。只要与时俱进，重视档案的效劳性，才能完善档案的使用价值，牵一发而动全身，科技档案办理准则的变革、信誉成果档案的树立必将使科技档案焕发新的生机，必将使社会活动中的许多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的开展起到强有力的保障。

6、加强对科技档案办理的宏观控制与事务辅导，逐渐对其实施法制化和规范化办理

当时，各单位科技档案办理体制是完全不一样的。因而，办理办法与需求上存在较大区别，科技档案究竟归属哪个部门管理没有一致的准则，但是，加强对科技档案办理的宏观控制与事务辅导是完全有必要的。国家可制定一致的、专门的科技档案政策法规，对科技档案办理执行强制性严格、规范化办理，那样必将使科技档案办理水平与质量有较大完善。

五、结束语

科技档案管理至关重要，因此，在管理的后续发展中，要不断提高管理人员素质，加强对科技档案管理的作用的重视，严格管理体系，促进科技档案管理水平的提高。

参考文献

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[2]关月英.科研档案管理工作初探[Ｊ].新疆医科大学学报，2007

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