对建立适合知识管理的档案管理体制的探讨

摘要：把知识管理这一系统的管理与方法应用到企业档案工作中，能够有效地开发利用档案信息资源，达到档案信息资源的共享和提供利用服务。探讨分析知识管理在企业档案工作中的应用，对企业组织能力的提升起到重要的作用，基于此，本文对建立适合知识管理的档案管理体制进行一番探讨与思考。

关键词：知识管理 档案 信息资源

一、提供档案信息与“知识产品”服务

档案信息服务是指为利用者提供档案信息服务所进行的各项业务活动，促进档案信息流通。企业档案部门最大化的开发档案价值为企业的经济发展提供服务，把隐藏于实体中的档案信息转化为“知识产品”提供对内服务。而在知识管理的背景条件下，档案信息服务将不拘泥于传统的、单一的方式，将所有创新并趋于多元化的发展。由传统的被动提供服务向主动提供“知识产品”服务模式转化。利用专业知识和技能在转化服务过程中提供更多的潜在信息。另外，服务内容由单一向多元化发展，形成数字化档案信息，通过网络和数字载体，提供多元化的档案内容的服务。

二、进行档案信息资源的开发

档案信息资源开发活动是为了获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。企业档案信息资源的开发是为了企业重要经营活动服务，促进企业整体发展。企业档案部门是不直接参与企业的生产经营活动，但是在促进企业生产发展中的作用与实践价值是有目共睹的，有其重要的作用。企业档案信息资源开发，就是“企业档案部门及其合作伙伴，为保证企业内部或社会的利用需求，而通过编目、编研和提供利用等形式，将其有关档案信息挖掘出来，以充分实现企业档案价值的过程。”企业档案信息资源开发的主体主要就是通过企业档案管理部门与其他部门之间合作、沟通，做好开发利用工作。企业档案信息资源开发可以实现企业档案信息资源的价值作用。档案信息资源作为一种信息资源，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，即有用性。它需要与其它资源相结合才能发挥其重要的作用，而这种价值可以放大档案资源本身的价值。在开发利用档案信息资源给用户利用的过程中，档案信息资源本身的价值也得到提升。档案信息资源的开发，为企业经营决策提供科学依据，经营决策的过程中，可以利用档案资源，并运用科学系统的交流，可以提高正确决策的科学化和准确度。总之，对企业档案信息资源进行开发利用，可以最大化的利用档案信息为企业经营决策服务，提升企业档案管理的整体水平，进而提升企业的整体竞争优势。

三、构建企业知识库

企业知识库即包括企业人力资源的现状、每个岗位需要的掌握的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。在建立企业知识库以后，应当采取措施将日常文档的电子化作为企业制度固定下来，使各部门业务中新产生的知识在知识库中得到积累。企业与外部机构合作或交易而产生及获得的数据库也链接到知识库中。这样的知识库与以往的数据库不同之处在于，它不仅包含了专业知识和业务数据，也成为管理流程的一部分而容纳了管理过程文档，由于鼓励个人隐性知识的分享而容纳了有针对性的技巧建议，知识库的层次更丰富。企业知识库的建立是实现知识共享与创新的要求，也是为企业提供科学决策和高效管理的需要，也为企业给各个部门同时提供知识服务提供了信息资源库。企业知识库是企业各类信息的有序整合的整体，包括与企业生产经营活动有关的信息知识，是把信息组合起来的有序集合，是人们获取信息的有效渠道之一，在企业的日常活动中起着非常重要的作用。

四、企业知识管理的关键是对企业档案信息的知识的收集与管理

以知识管理为导向进行创新拓展，实现从企业知识管理环境下的企业档案收集与管理的过程，这是企业知识管理的发展的关键所在。企业知识管理过程中的档案信息资源收集与整理，即企业档案部门及有关部门对知识信息进行的收集与管理的环节。企业档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，是企业从实现知识管理环境下的企业档案收集与管理的过程，这也是企业知识管理的发展的关键所在。企业档案管理的对象是对企业内部的显性知识记录的载体一文件、档案进行管理。企业知识管理强调信息、知识资源的集成与整合，共享共建信息资源化平台对企业业务管理活动服务。企业档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，实现企业档案信息知识的收集与管理，要求企业档案工作人员重新审视传统的文件归档和档案收集的范围，拓宽档案收集整理的范围，把隐含信息资源作为归档范围进行有效地管理。企业知识管理要求整合企业生产经营过程中产生的全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享与开发利用。通常意义而言，隐性知识比显性知识价值重要，包含的信息量大，对企业经济发展能提供更有效地帮助。但是隐性知识的隐蔽性、不稳定性使它难以被企业获取、传播与利用。隐性知识管理强调是隐性知识显性化的过程，即将隐性知识“编码化”或“固化”于文件资料之中，使之转化成为可供使用的显性知识，通过文件的传递与利用实现显性知识的传播与利用，实现隐性知识的价值。以知识管理为发展方向档案管理，是档案管理发展的必然趋势。从企业档案信息知识的收集与管理创新拓展成为知识积累，固化隐性知识；扩大文件归档范围，控制内源显性知识；收集外部信息，获取外源显性知识。现在越来越多的学者清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。

在当前全球都重视知识管理的背景下，面对新形势和新任务，我们应充分认识知识管理在企业档案信息管理的作用，建立企业知识库，使档案信息资源成为企业共有的知识财富；使企业的内、外部信息资源为企业的经营决策提供更加有利依据。

参考文献：

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