工作流技术及其应用

摘要：工作流技术是计算机支持的协同工作领域的一个研究热点，工作流管理系统是实现网上办公自动化的有力软件工具。本文介绍了工作流技术的相关概念、工作流管理系统的参考模型及其接口，然后根据web环境下办公自动化系统的要求，给出了一个工作流技术应用实例。

关键词：工作流；工作流管理系统；办公自动化

中图分类号：TP311.5 文献标识码：A

1 前言

工作流技术是实现过程集成的有效途径之一，工作流将应用逻辑与过程逻辑分离，将管理知识中有关过程的知识剥离出来，并通过信息化自动实现。工作流模型支持不修改具体功能实现而只修改过程模型来改变系统功能，通过对生产经营部分或全部过程的集成管理，有效地把人、信息和应用工具合理地组织在一起，提高软件的重用率，发挥系统的最大效能，为企业更好地实现经营目标提供先进的手段。

2 工作流技术概述

2.1 工作流

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有固定顺序和规则的活动而提出的一个概念，其目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色，按照一定的规则和过程，约束与监控这些任务的执行，从而提高办事效率和企业管理水平。

工作流管理联盟的定义：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

2.2 工作流管理系统

工作流管理系统（Work Flow Management System， WFMS）指运行在一个或多个工作流引擎上用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统，它与工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。它为规则与过程自动化提供了有效的实现平台。当工作中的某项任务完成后，工作流程技术保证按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步。在最高层上，WFMS包括模型建造及运行两大阶段，应能提供以下3个方面的功能支持：建造功能对工作流过程及其组成活动定义和建模；运行控制功能在运行环境中管理工作流过程，对工作流过程中的活动进行调度；运行交互功能指在工作流运行中WFMS与用户（业务工作的参与者或控制者）及外部应用程序工具交互的功能[1]。

概括地说，工作流是业务过程的一个计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。

工作流管理的最大优点是将应用逻辑与过程逻辑分离。因此可以在不修改具体功能实现的情况下，通过修改过程模型来改变系统功能，完成对生产经营部分过程或全部过程的集成管理，有效地把人、信息和应用工具合理地组织在一起，发挥系统的最大效能。工作流技术可以支持企业实现对经营管理和生产组织的过程控制以及决策支持，它能够实现现代企业对“在适当的时间把适当的信息传递给适当的人”的要求[2]。

2.3 工作流参考模型

一个工作流管理系统可以包含一个或多个引擎，并通过API向外部提供五个方面的功能服务，这些功能分别为：

接口1：工作流执行服务和工作流过程定义工具之间的接口，包括工作流模型的解释和读写访问；

接口2：工作流执行服务和客户应用之间的接口，这是最主要的接口规范，它约定所以客户方应用和工作流服务之间的功能访问方式，同客户端应用程序和工作列表处理程序之间的交互；

接口3：工作流引擎和应用间的直接接口，完成软件工具和应用程序的调用；

接口4：不同工作流管理系统之间的互操作接口，完成协同工作；

接口5：工作流执行服务与工作流管理工具之间的接口，完成管理和监视功能[3]。

通过这五个接口，工作流管理系统可以同外部的软件工具进行交互，这些工具可以由同一厂商提供，也可以由不同厂商提供，但前提是这些工具都必须遵循WFMC的规范，用户也可以有充分的选择空间决定选择哪一厂商的产品，或者自己开发属于哪一个接口的工具。

这五个接口一般通过API的形式提供给用户或软件开发商，这些API称为WAPI（Workflow API），也有厂商将API封装成组件形式提供，以简化开发难度、降低开发成本并提高效率。图1为工作流参考模型：

参考模型各部分功能如下：

（1）工作流执行服务：它由一个或多个工作流引擎组成（在分布环境下，由多个工作流引擎组成），提供了过程实例和执行的运行环境，主要功能是：解释流程定义，生成过程实例，并管理其实施过程；

（2）工作流引擎：是一个为工作流实例提供运行环境的软件服务或“引擎”。它主要提供以下功能：对过程定义进行解释；控制过程实例的生成、激活、挂起、终止等；控制过程活动间的转换，包括串行或并行的操作、工作流相关数据的解释等；支持用户操作的界面；维护工作流控制数据和工作流相关数据，在应用或用户间传递工作流相关数据；提供一个用于激活外部应用并提供工作流相关数据的界面；提供控制、管理和监督的功能。

（3）工作流过程定义工具：主要用于分析、建模、描述并记录经营过程。它输出一个能被工作流引擎动态解释的过程定义。不同的工作流产品其建模工具输出和格式是不同的，接口1不仅使工作流的定义阶段和运行阶段分离，使用户可以分别选择建模工具和执行产品，还可以为不同的工作流产品合作提供一个过程定义的运行服务环境。

（4）工作流管理和监控工具：主要负责对工作流实例的运行进行监控。管理员可以通过工作流管理工具获得目前各个活动的运行情况报告，并干预实例的推进。

3 工作流技术在OA系统中的应用

在办公自动化系统中，几乎所有的业务流程都体现工作流。如公文审批流转、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。

3.1 某学校办公自动化系统中的收文和发文管理实例

3.1.1发文管理

办公人员在终端上起草发文，系统根据办公人员的发文级别确定为公司发文或部门发文，再将起草的发文传递给部门领导审批，如果需要其他部门会签的话，则传送其他部门进行会签，然后签出发文，根据文件的种类传送给公司办公室或党委办公室核稿，核稿之后公司领导进行签发，校对无误即可发送给公司内各部门，档案室归档，至此整个流程结束。在整个发文的过程中，当前文档的处理人可以根据需要动态选择下一位文档的处理人，系统也可以监控到整个发文过程的文档处理情况[4]。

发文工作流程如图所示：

流程说明：

公文拟稿：各部门均可起草公文，起草人员统称为拟稿人，主要完成文件的草拟工作；

部门领导批阅：拟稿人起草文件后首先报本部门领导批阅，如果本部门领导同意发文，则将该文件送交校办秘书科，否则将文件返回拟稿人；

收文登记：校办秘书科对收到的公文进行登记；

签署分办意见：由校办主任签署分办意见，决定呈送有关领导；

校领导阅示：有关校领导批示，决定是否发文；

校办秘书科办理：校办秘书科根据校领导批示办理，如果校领导同意发文，则进行编号发文，否则返回给拟稿单位；

归档：当发文完毕后，即可将文件归档。

3.1.2收文管理

收文管理主要是对来文的处理，实现来文的审阅和办理，并完成相关的档案管理工作。校办秘书将收到的公文进行收文登记，送交办公室主任进行阅文安排和草签办理意见，根据办公室主任的安排各分管负责人阅文并签署办理意见，校办秘书根据分管负责人的签署意见将公文分发到办理部门和办公室主任，并将公文及办理意见原件送交档案管理员留档，办理部门将公文办结后将办理结果送交办理意见签发人和办公室主任，办公室主任根据性质将办理结果做出归档与否的决定。

流程简要说明：

部门拟稿：如财务、人事等部门拟稿，经负责人签字后送交校办秘书科；

收文登记：文秘人员将请示、报告录入公文管理系统中的收文管理模块，对相关的条目进行登记；

校办主任签署分办意见：文秘人员完成登记后，交校办主任，校办主任根据文件内容，确定应呈送的校领导，并签署拟办意见；

主管领导批阅：校领导收到请示、报告后，签署批阅意见，然后返回校办秘书科；

办理：文秘人员根据校领导指示转呈其他校领导阅示或转至相关部门办理；

归档：公文阅批完毕后，文秘人员可将该公文归档。

3.2 流程的定制和实现

工作流不可能一成不变，随着业务的变化，企业内部人事变动和企业的发展，企业现有的审批流程也要随之变化，该OA系统提供流程定义、生成工具，以方便用户根据自身的情况，定义、定制符合实际业务要求的流程。

3.2.1 工作流模板主要功能描述

在已有的数据库中插入新流程；

在已有的数据库中查询流程：可以从由本模板生成的数据库中，调出指定的流程（如：“上级发文”、“处室发文”等）进行查询；

在已有的数据库中修改流程；

对数据库中已经完成或正在流转的流程进行查询；

对数据库中已经完成或正在流转的流程进行监控；

将流程设计保存到文件；

从文件中加载流程设计；

对文件进行日志查询。

3.2.2 定义流程的基本步骤

管理员：新建表单设定表单样式和附件模板根据表单新建流程定义流程的步骤和跳转条件以及绑定相关人员；

普通人员：进入拟稿箱选择相关表单拟稿；

审批人员：进入“我的审批”打开文档审批；

4 结束语

工作流是一种对工作进行优化的思想和技术，其主要的优越性对办公自动化方面表现的尤为明显。工作流能够描述一个企业或组织业务处理活动过程的模型，通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来完成工作活动。工作流技术以其独特的魅力深受市场的欢迎，在企业信息化、电子政务等行业的应用越来越广泛。

参考文献

[1]范玉顺.工作流管理技术基础[M].北京：清华大学出版社，2001，31-33.

[2]张琪，赵霁.工作流技术在信息管理系统中的应用[J].南京理工大学学报，2005，29（10）.

[3]蒋小莺，王文琴，郑成增.基于工作流的电子公文流转系统的设计与实现[J].福建电脑，2005，（2）.

[4]陈岚，冯雁.基于工作流技术的OA流程设计[J].计算机系统应用，2006，（5）.

[5]王志华，史天运，桑苑秋.基于Web服务的工作流系统的架构及应用研究[J].2006，15（5）.