强化文书档案现代化管理的有效方法研究

如今社会正快速进入现代化的进程中，以在致当今社会背景下，现代化的管理已逐渐为世人所关注。因此，有效的管理体制则是维持这一社会持续发展的前提。社会亦是如此，则文书档案的管理也不例外，其正随着社会的潮流，由人工转向了信息时代。为了顺应社会的发展，同时满足文书档案管理的简易性和规范性，强化其现代化管理。则对其有效方法的探究是必经之路。

1 、文书档案现代化管理的内容及意义

所谓档案，即指可供人们查找的以前事迹的记录，其内容形式丰富，可以是图、表以及文字等。社会的迅速发展，致使社会事件的发生远远超过旧时代，导致文书档案的制作及管理都面临着极大难度。传统的文书档案管理已无法满足现代社会的需要，导致现代化的文书档案管理形式是社会发展的大势所趋。建立完善的管理体制是必不可少的，以对现代化社会所发生的事件进行完善的建档，致使充分体现出文书档案的现代化管理，其必须是大容量、规范化、系统的档案建立机制。使文书档案的管理走上高科技，使档案记录所必备的介质形式，能在档案中得到全面、综合的体现，促使文书档案的管理走向现代化。文书档案管理的现代化体现在以下几方面：其一，管理人员。现代化的管理人员，是文书档案现代化管理的前提条件；其二，信息技术的应用。信息技术在文书档案管理中的应用，是文书档案现代化的基础。其三，管理体制。完善的管理体制，才能使文书档案的现代化管理有序进行，促使档案的全面完善。做好以上三点内容，则档案管理者即可做好文书档案现代化管理。

文书档案现代化管理的意义，主要体现在以下几点：第一，适应现代社会的发展。事物的不断优质发展是其存在与社会的前提。如同生物进化，若其发展无法符合时代的要求必将走向消亡。文书档案现代化管理的道路，促使文书档案的管理适应现代社会的发展，为其文书档案的长远存在寻求了可发展道路。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第539期2014年第07期-----转载须注名来源第二，满足人类的需要。当代社会，文档一体化已是大势所趋。文书档案内容的丰富性大大提高，实现文档一体化，则必须实现文书档案的现代化。以信息技术为基础，不断丰富文书档案的内容，包括图片、视频、文件等等，已满足人类的需要。

2 、强化文书档案现代化管理的有效方法

2.1管理人员的管理

现代化的设备需要现代化的人，因此现代化的文书档案管理人员培养是强化现代化文书档案管理的前提。针对管理人员的管理主要方法如下：其一，培训管理人员的现代化技术。管理人员的培训是管理工作得以进行的基础，使其掌握熟练现代化技术，对文书档案的现代化管理技术了如指掌，这一培训过程既是对文书档案现代化管理的一种强化。其二，管理人员制度的建立。通过对管理人员的制约，以确保文书档案的规范性、全面性以及真实性。用制度约束管理人员、指导管理人员，使其正确的面对文书档案的现代化管理，已达到强化作用。其三，管理人员的经验交流。任何技术都是不断发展的，每个人对技术的掌握都是有所差别的，因此定期的管理人员的经验交流，必将指导文书档案现代化管理技术的发展，以使文书档案现代化管理得到强化。

2.2 技术设备的升级

现代化的管理，亦是离不开现代化的信息技术，文书档案的管理亦是如此。从纸制档案发展到电子档案，不只是备查信息载体的变化，备查信息类型亦是逐渐增多，可以说是文书档案管理的一次质的飞越。因此，技术设备是文书档案现代化管理的基础，是强化文书档案现代化管理的前提。足以显现技术设备的升级是如此重要，然其有效方法有如下几种：首先，技术设备的升级需要大量的资金，以至于需要大量的资金投入，从纸制档案到电子档案，可以说，需要的资金绝非小数目。其次，购买或研发适合社会需要的文书档案现代化管理的软件。先进的软件将更有利于文书档案现代化管理的强化，使其更加适合人们的需要。因为好的软件足使文书档案的录入更加具体全面，且具有规范性。最后技术设备的硬件更换，好的硬件设备必将有利于文书档案的保存，且要定期的检查硬件设备上的文书档案，随着时代而更换硬件设备，以确保文书档案的完整性，确保不会流失。

2.3完善的管理制度

所谓完善的管理制度，是指对文书档案的管理，不论是纸制档还是电子档，都应有其完善的管理制度。文书档案随着社会发展，其存在形式发生质的变化，而制度是针对具体事务，因此文书档案的管理制度亦将发生变化，即发展为文书档案现代化管理制度。通过不断地完善文书档案现代化管理制度，已达到强化文书档案现代化管理的目的。其管理制度当从录制、保存、定期检查三个方面做，制定录制规范、准确，保存完整、有序，定期检查及时完善已遗失文档的管理制度。

3 、结束语

文书档案现代化管理，其管理模式已被世人所关注。强化其管理的有效方法，必定离不开对文书档案现代化内容的管理。即从人员、设备、制度三个方面强化，以提高管理方法的有效性。

（作者单位：河北省唐山市疾病预防控制中心）