浅议地方志编纂与档案工作的关系

编修地方志是中国几千年来优良的文化传统，自古以来产生的数以千计的地方志书在范围、体例、方法、内容上虽各不相同，各具特色，但却有共同的一点，即在资料的选用上，无一例外地利用了大量档案资料。档案是历史的原始记录，档案资料是最具权威性的资料。历代的史官编史修志主要靠的是档案资料。地方志是综合记述一地的自然环境和人文历史全面情况的资料性著述，是一个地域的百科全书。地方志书所涉及丰富的内容、详实的资料、突出的地方特点和时代特色，其资料来源主要是档案资料。而今续修新方志，其所用资料是指各级各类志书、年鉴及相关地情文献在编纂和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和使用价值的文字、图表、照片、声像等各种载体的材料，同样必须依靠各级档案部门的全力支持和配合，这些资料是城市“百科全书”的基础元素，是记录一个城市发展脉络的重要符号。因此，正确认识和处理好地方志与档案之间的相互关系，对于推动编修史志和档案管理工作的发展，有着十分重要的意义。

一、档案史料是编修方志的基础

方志与档案一样，有着悠久的历史。它最早的起源是从古代史官的记述发展而来的，是古代史官文化的一个组成部分。《周礼》一书记载，外史掌“四方之志”，小史掌“邦国之志”。据有关的注疏来看，所谓“方”是指“四方”；所谓“志”，是记的意思。记述四方之事，就是方志。

历史上编纂的地方志书，主要是为了“资治”和保存地方文献。志书的取材比较谨慎，注重史事的考证。而地方志书所依据的资料，多为档案、私人著述、金石（《李清照》电影中李清照与丈夫赵明诚提到的，终生对金石情有独钟。）文物以及社会调查等资料，并较多地录用了地方官府的档案和其他原始材料。志书的内容全面详细，具有一定资料性和可靠性，尽量把志书修成“一方之全史”和“信史”。档案是人们社会实践活动的原始记录，是修志最有价值和最可靠的重要资料。所以历史上的一些志书，在“凡例”（关于本书体例的说明）中往往规定“以官文书为据”。黄炎培在编修《川沙县志》时，在例言中曾讲：“全书资料，大部分录自档案”。

建国后编纂的社会主义新方志，更离不开档案，方志与档案的关系更加密切。因为要编纂一部内容翔实、真实可靠的新方志，大都较完好地保存在各级各类档案馆中。所以没有这些档案资料作为历史的依据，编志便成了无源之水，无本之木。有人将二者的关系概括为：档案是方志的源泉和基础，方志是档案的缩影和结晶，二者互为补充，相辅相成。所以，写好一部质量上乘的志书，如果没有足够量的基础资料，可以说不是很容易的事。就像建设楼房一样，没有足够的沙、石、水泥、钢筋等基础材料，要想把大楼盖得很高、很坚固，是不可想象的。

二、编志工作有力地促进了档案工作

首先，编志能促进档案基础工作的全面提高，编志工作利用档案范围广、数量大、时间长，是对档案工作的一次大检查，能发现不少薄弱环节和缺点，大大促进和改善档案的基础工作。可促进档案的收集工作，充实档案内容，丰富馆藏；可促进档案的整理和鉴定工作，对修志利用工作中发现的部分卷宗区分不合理、分类归卷不妥当、档案保存价值划分不准确等缺点可及时进行调整；可促进档案的编目和档案的编研工作，通过“两编”使档案管理工作提高到一个新水平。

其次，编志可以使档案资料得到全面系统的利用。档案是志书的“食粮”和基础，编修方志离不开档案，一部志书，内容丰富，包括社会生活的各方面，它的编修完成，是对档案的一次全面、综合的利用。再次，修志可以补档案之不足。方志内容广泛、丰富。它详细地记载和反映了社会实践的各个方面。加上方志主要是以档案资料为基础编纂的，其内容基本是可靠的，所以志书是各有关档案馆收集和保管的主要资料。它可以补档案之不足，在一定程度上替代档案发挥了作用。从志书的编纂体例看，历史志书的“掌故”（历史上的人物事迹、制度沿革等）、“文徽”部分，近似现在的档案资料汇编，其目的是为了保存史料和证实史实的。现在志书的“附录”部分，继承了历史志书的体例（规则），主要是选录档案文献，以保存重要的档案史料，流传后世。迄今我国保存下来的相当数量的地方档案史料，就是以志书的形式流传下来的。

从以上三方面可以看出档案学与方志学的研究对象――档案与方志、档案工作与编志工作之间的关系历来就非常密切。因此，两学科之间应互相学习，共同发展。方志学的创始人章学诚（清朝的历史评论家）从档案史料与修志的密切关系考虑，注重平日档案材料的收集和保存以解决修志中遇到的材料困难，提出在州、县六科之外增设志科的主张。尽管受当时的历史条件的限制未能实现，但其远见卓识很值得档案学研究和学习。又如方志学在突出地方特色、资料收集、整理和考证等方面的理论、原则和方法，可资档案学学习，而档案学在档案整理、价值鉴定、档案检索、编研及提供利用等方面的理论、原则和方法，也可供方志学借鉴，两者相互渗透，取长补短，以求共同繁荣。