合并高职院校人事档案管理的探析

摘要：为了完善国家高等教育结构，整合教育资源，深化教育体制改革，提高职业教育的办学质量和办学水平，合并组建高职院校，它顺应了时展的需求。但是合并后的高职院校面临许多问题，如何做到知人善任是其面临的首要问题。本文就合并后的高职院校如何为选好人、用好人，做到科学合理的管理好人事档案提出几点思考。

关键词：高职院校、人事档案 、管理

中图分类号：G270

改革开放以来，随着经济的快速发展，对实用、技能型人才的大力、持续需求，开启了我国职业教育的发展历程。1993年国务院颁布《教育改革和发展纲要》，明确指出我国教育今后发展的两个重点，一是基础教育，二是职业技术教育。 1996年国家颁布了《中华人民共和国职业教育法》。2002年、2005年国务院又先后颁布了《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》、《国务院关于大力发展职业教育的决定》。这一系列政策的出台，极大地推动了我国高等职业教育事业的迅猛发展。特别是2000年高职院校审批权下放到省市以后，为进一步完善国家高等教育结构，整合教育资源，优化资源配置，深化教育体制改革，提高职业教育的办学质量和办学水平。一大批合并、升格的高职院校更是如雨后春笋、遍地开花、蓬勃发展。目前全国有1200余所高职院校，占据了高校的半壁江山。它们或以一所高等专科学校为依托，几所省部级以上中专学校合并组建；或直接由几所老牌的中专学校合并、升格成为新的高职院校；或改头换面，由一些普通专科学校、高等学校的成人教育学院改名为新的职业技术学院。这些高职院校各有优势，各有特长，它们面向社会、服务地方，培养了许多即懂专业、又能实际操作的各种技能型人才，为地方经济的繁荣发展做出了贡献。

但是高职院校在合并组建过程中出现了许多问题，其中，如何管理好合并后各个学校分散的、凌乱的人事档案，是我们面临的一个重要问题。当今社会的竞争、高校的竞争就是人才的竞争，决策层如何做到知人善任、选好人、用好人，让每一位教职工在适合自己的岗位上发挥作用，由档案管理部门提供的规范、完善的人事档案就发挥着重要的、真实的、不可替代的凭据作用。正是因为人事档案有如此的作用，因此，本文就如何管理好合校后的人事档案提出几点思考。

1、实行集中统一管理人事档案，是人事档案管理的基本原则

合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校组建而成的，它们各自所处的地域不同，所归口的管理部门也不相同，并且原来的许多学校对人事档案还没有自主管理权，它们的人事档案大多由各自所归口的厅、局来管理。合校以后，师资队伍迅速膨胀，人事档案管理的工作任务加重，管理更需科学化、规范化，此时就应该把分散在不同地方、不同部门的人事档案集中在一起实现由被动式管理向主动式管理的转变，实行人事档案的集中统一管理。笔者原来所在的雅安职业技术学院，是由雅安教育学院、财贸校、农机校、工业技校、卫校这5所学校合并而成。除雅安教育学院是专科学校外，其余的4所均为中专学校。合校之初，除教育学院和财贸校自己管理人事档案外，其它4所学校的人事档案就面临管理分散的问题，卫校的人事档案由卫生局管理、农机校的人事档案由农机局管理、工业技校的人事档案由工业局管理。分散的人事档案给刚组建的高职院校在人才任免、岗位设置时带来了极大的不便，要查这部分教职工的档案往往还要派两个人开具介绍信到不同的部门去查阅，遇到有些职工情况复杂的，往往要跑几次才能完成。这就必然造成办事效率低下、人财物力的浪费的现象发生。为了改变这种状况，学校很快派人到卫生局、农机局、工业局接回全部的人事档案，并组织专人进行清理、造册、编目、上架等工作，很快使这5所分散在不同地方的人事档案集中起来、实行了统一的管理。为合并后高职院校各项工作的顺利开展、各岗位人才的合理配置提供了方便、快捷、真实的凭证依据，有利于实现人力资源的有效开发和利用，从而达到最大限度体现人力价值的作用。让每位教职工都能做到人尽其才、才尽其用，在各自岗位上实现自我完善，自我提升。

2、人事档案管理模式的确定，是人事档案管理的首要问题

合并集中在一起的人事档案究竟采取什么样的管理模式，即该由哪个部门来统一管理人事档案，是人事档案管理面临的首要问题。对此，我国的法律、法规还没有明确的规定。目前高校档案学界有三种观点：其一，把高校人事档案纳入综合管理有其可行性和优越性，实现了高校档案管理的二次飞跃；其二，人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大、设置了档案馆的高校可行，在规模较小、设置综合档案室的高校未必可行；其三，人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》。这些观点基本上反映了档案学界对现代高校人事档案管理模式的研究和探讨，都具有可参考性。高职院校作为高等教育的一个重要组成部分，其合校以后人事档案的管理也面临同样的问题。虽然高职院校大多是在2000年前后合并组建的，合校时间以及发展历程都较短，绝大部分的学校都未建立、健全现代化、信息化的综合档案馆，但是其人事档案仍然存在该由综合档案室管理还是人事处管理；或该由人事处管理干部、工人、离退休人员档案，由学生处来管理学生档案的问题。因此，合并高职院校人事档案管理面临的首要问题是管理模式的确定。

由于高职院校大多由普通专科学校、成人教育学院、中专、技校等合并组建而成，它们原来都归口不同的行业系统和部局管理，各校的隶属关系、教学体制、管理方式各不相同，校校之间的基础条件、管理水平、发展状况也各有高低。在人事档案的管理权限和模式上因行业特点、专业要求的不同，表现出各自不同的管理习惯和特点。因此，合校之初，人事档案的管理是受各种客观条件限制的，包括；（1）档案室的馆舍建设、设备配置等不能满足合并后档案管理的需要；（2）各校之间管理的要求和水平参差不齐，有的已经达到干部档案管理一级、二级或三级标准，有的还未能达标，甚至根本未进行统一的分类整理和装订；（3）由于几校合并，整体环境和氛围的改变，同事之间也很陌生，工作上从相互磨合到彼此协调、还需要一个长期的过程。因而人事档案的管理在短期内是难以实现实质性深度融合的。笔者认为，此时我们应切合实际、立足当前，采取人事档案分散管理的模式，即由人事处管理干部、工人和离退休人员档案，由学生处管理学生档案。这种分散管理的模式在合校之初、各方面条件都未成熟的情况下是合理的、可行的，它有利于工作的合理分配，有利于部门之间即各司其职又相互协调，来促进合校后各项工作的顺利开展。但从长远来看，随着学校的快速发展，办学条件的逐步完善，档案馆建设到位、档案设备配置现代化，档案集中管理水平以及信息化、网络化程度日益提高，此时再将人事档案纳入学校档案馆综合管理，也就是顺势而为了，即精简了机构和人员，避免资源的重复建设和配置，又实现了档案信息资源的互补，达到资源共享，提高人事档案管理的现代化水平，为学校发展、社会进步提供更多更好、更快捷的人才信息资源。

3、建设一支高素质、高效率的管理队伍，是人事档案管理的先决条件

人事档案管理水平的高低，质量的好坏，在一定程度上取决于档案管理人员的思想修养和业务素质。中共中央组织部和国家档案局于1991年4月2日出台的《干部档案工作条例》第三十八条明确规定，各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性与创造性。要妥善地解决他们职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，保持队伍相对稳定。

因此，合并后的高职院校迫切需要建立一支公正无私、廉洁高效的人事档案管理队伍。首先，要高度重视优秀档案管理人才的选拔，把好档案人才入口关，要深入调查了解、查据考证，把热爱档案事业，德才兼备的人充实到档案管理队伍中来；其次，要稳定这支档案管理队伍，作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，应在机构设置和人员编制上给以充分保障，档案经费落实到位，增添必要的硬件设施，主动关心档案工作者的工作、学习、生活，享受同等的升迁机会，充分调动他们的积极性，保证人事档案工作的持续稳定发展。还有，要加强档案管理人员的业务培训，让他们既能坐得住，做到干一行、爱一行、钻一行，淡泊名利、爱岗敬业、任劳任怨，又能走出去，开阔视野，参加全面的档案业务培训或到兄弟院校去交流学习，使他们对新时期档案工作理念、技术流程、现代管理技术与管理手段能有一个系统完整的认识，努力造就一支能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。

4、规范健全的管理制度，是人事档案管理的重要保障

为了推动高校人事档案管理的科学化、规范化和现代化进程，合并后的高职院校人事档案管理部门应根据档案法律、法规以及人事档案工作的条例和细则，结合本校实际，统一规范、建章立制，建立健全人事档案管理的各种规章制度，如档案材料的收集制度、鉴别归档制度、借查阅制度、转递制度、保管制度、保密制度等。同时，明确相关部门及责任人的职责，包括人事档案管理部门的职责、专职档案管理人员职责以及各部门兼职档案管理人员职责。组织各部门特别是档案管理人员认真学习、熟练掌握这些职责和制度，并在工作中做到坚持原则、实事求是、秉公办理。

5、实现管理的信息化、网络化，是人事档案管理发展的必然趋势

传统的纸制管理模式已完全不能适应新时期人事档案管理发展需求，信息化、网络化将是人事档案管理发展的必然趋势。

人事档案的信息化、网络化是指通过扫描把人事档案中的文字信息录入电脑，实现数字化，其次再把录入的信息网络化，实现网上人事信息的接收、传递、储存达到资源共享。要实现人事档案管理的信息化、网络化，首先要结合学校自身的实际情况选用一套科学适用的软件系统，处理各种多媒体数据，同时将日常工作中的档案查询、借阅、统计、利用等实行微机化操作。其次还要不断地对经常变化的教职工人事信息进行及时的更新和维护，提高人事档案信息化程度，推进人事档案信息化进程。

参考文献

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作者简介：庞晓敏（1971-），女，四川雅安人，档案馆员，学士，研究方向：档案管理。