探索我国高校数字档案信息服务模式构建

近年来，我国的IT行业发展迅速，很多行业都已经实现了数字信息化管理模式。作为科研的重要场所，高校的信息化管理工作亦是发展迅速。高校档案管理工作也是在数字信息化环境中进行了多项变革，传统的档案管理模式已经逐渐成为了历史，数字档案信息服务模式已经成为了现在以及将来档案管理的主要模式。然而，在诸多因素的影响下，国内多数的高校在档案数字信息化管理过程中，仍存在一定的优化空间。为了更好地实现高校数字档案信息服务，下面重点对高校数字档案信息服务模式构建进行探索。

高校数字档案信息服务对象

与传统的高校档案服务对象相比，当前的高校数字档案信息服务对象不仅包括高校的教职工以及学生，还包括广大的社会服务对象。为了更好地实现档案信息服务的公共性、社会性。在对校内外服务对象进行服务时，要对服务内容进行细化。如果是校内服务对象，则要对不同类型人员进行服务需求分析，结合广大师生的专业化需求，构建专题性质的数据库，如果某项需求是属于长期需求，则可以构建专业化的专栏，并不断更新与完善，满足师生的最新信息需求。如果是校外服务对象，则也应尽量做到与校内待遇相同。在公众信息需求提供方面，尽量降低服务对象的使用限制。在信息的设定上，也要积极地同社会的热点和重点问题相联系，满足广大群众的多样性需求以及个性化需求，进而充分地展现档案信息的文化和社会价值。

服务主体构建

1.服务机构

尽管高校的档案馆同图书馆并不适合一体化管理，但是，同是高校的信息服务机构，其具有一个共同的目标就是为用户提供便利的信息服务。所以，高校的档案馆、博物馆以及图书馆可以采取融合型管理模式。档案馆同图书馆采用合署机制，同博物馆实现一体化管理机制，三者在同一地址办公，但是，实行相对独立管理。这样既可以实现档案馆与博物馆之间的资源共建与共享，还能够实现档案馆与图书馆之间的便利合作交流，用户在获取信息时也能够更加的轻松，操作简便易行。构建一站式服务平台，博物馆与档案馆采用同一网站，并对网站内的资源进行共享与整合。档案馆同图书馆虽有共同的网络界面，但是，登陆入口分别设立，并以快速连接形式，为用户提供信息检索服务。

2.档案工作者

目前，之所以国内高校的数字档案信息服务系统构建尚处于初期阶段，一个重要原因就是档案馆的工作人员信息化水平较低。很多高校迫切需要构建高水平的专业化复合型信息管理队伍。进而更好地运用数字化信息技术，提升数字档案信息服务质量。

（1）人才引进。人才引进是充实档案管理队伍的重要途径。在人才的选择上，要根据各部门的人员知识、年龄以及性别结构，对稀缺人才进行引进。而且，在众多筛选条件中，要将现代信息技术综合运用能力作为重要的筛选标准。同时，还要将应聘人员对档案管理的认知度以及职业敏感度和忠诚度作为重要的聘用前提。

（2）岗位培训。单靠人才引进，提升管理队伍的整体实力是不现实的，而且，一味的强调人才引进，很容易导致原有队伍产生失落情绪，影响到正常的档案管理工作。岗位培训亦是一个较为实用的部门信息化管理水平提升的重要途径。由于档案涉及到的知识层面很广，所以，在培训的过程中，不仅要帮助馆员掌握最新的档案管理理论，还要注重相关学科的知识拓展，尤其是网络计算机技术。同时，为了更好地应对多元化价值观带来的职业道德冲击，培训的内容还应包括系统、实用的职业道德教育内容。具体形式主要包括：讲座、参观以及组内讨论等。

服务资源

随着用户信息服务需求的多样化以及个性化，高校的馆藏资源合理构建显得非常重要。目前，国内高校的档案资源常常是结构简单，缺乏馆藏特色，很难满足多方面用户的信息需求。为了有效解决这一问题，可以构建“四位一体”的资源体系建设。

1.校内资源

校内资源是高校馆藏资源的根本，其有力地保障了档案部门工作的正常运转。校内资源主要是靠档案部门工作人员在校内各相关部门收集整理得来。其过程需要高素质的档案管理人员以及完善的归档制度建设。

2.社会资源

社会资源主要是档案馆在对社会各界资源进行征集、考察以及走访过程中收集得到的。其中包括：有关学校历史变迁的社会资料，学生或教职工的成就以及同其他机构的一些合作信息等。

3.馆际资源

随着高校间交流、合作的日趋频繁，馆际资源的收集逐渐成为馆藏资源的重要来源。馆际资源主要包括：外校同本校师生在合作、交流过程中形成的活动记录以及产生的各类有关信息。同时，为了更好地促进馆际资源优化。高校要积极同其他高校进行沟通，开展馆际互借等活动，促进馆际间的资源共享率提高。

4.媒体资源

随着媒体形式的多样化以及大众化，媒体资源已经成为了信息时代高校馆藏资源的重要来源。高校档案部门应该在海量的媒体资源中充分搜寻本校师生从事的各类活动的相关信息，并从中筛选出含有教育意义以及研究价值的信息资源充实到高校的馆藏资源中。

服务方式

1.业务

（1）信息。的信息主要包括：档案宣传信息、知识普及信息等。例如：档案馆的具体地址、联系方式以及工作内容和人员配置等。也可以是高校的大事记或者重要活动信息等。借助信息，帮助用户更好地了解档案部门的作用，并使其更容易获取服务。

（2）档案信息检索。该服务是档案服务的核心内容。借助快速检索通道，帮助用户快捷地达到所需板块，从而获得高效、准确的信息服务。

（3）网上浏览。在高校数字档案信息服务网站上，用户可以对高校的学科优势、历史事件以及校园布局进行网上浏览，这些内容的展示方式主要包括：视频、文字以及图片等。

（4）咨询服务。利用各种传统和现代化的服务手段，包括电话、来函、电子邮件、留言、BBS以及各类在线实时交流软件等，档案工作人员通过与用户的实时和非实时的交流，解决其在查找档案信息过程中遇到的各种问题，帮助用户更好地利用馆藏档案资源。

（5）用户信息反馈。通过利用基于Web2.0技术的微博、博客、论坛等信息、征询意见、征集信息。形成档案信息用户与档案信息资源开发主体之间直接的、良性的互动，促进档案信息资源的开发，解答用户的疑惑，满足用户的需求。

（6）档案统计。档案部门通过对档案网站的访问量、用户信息反馈、用户检索历史、资源情况等方面进行统计，建立相应的报表，也可将有价值的利用实例编发，以宣传档案利用价值、指导用户进行利用。

（7）教育培训。网站可以设置培训专栏，提供基础知识介绍、学术论文、讲座等信息开展培训。其中包括认知层面和技术层面的。

2.个性化服务

（1）定题服务。定题服务是高校档案部门依据用户的特定需求，在了解其利用档案信息的专题范围的基础上，有计划地为其收集专题档案文献情报，编辑档案参考资料，主动协助档案用户实现其利用需求的服务方式。

（2）主动推送。主动推送服务是档案部门在捕获用户基本信息的基础上，以信息推送技术为手段，主动锁定一批特定用户群，形成用户模型，掌握其兴趣喜好，主动地将用户感兴趣的档案专题信息及时推送给用户。

（3）个人数字档案馆。个人数字档案馆是档案部门利用计算机网络、人工智能等先进信息技术，获取并分析各个用户的背景、习惯、偏好和要求，从而为不同用户提供充分满足个体信息需要的集成。

（4）移动应用。通过在智能手机上安装专用的移动档案馆应用客户端，采用统一的网络协议直接读写数据库，开展移动数字档案馆服务。档案部门提供的移动应用服务内容应该包括短信服务，包含浏览档案网站新闻、档案信息检索、参考咨询、服务指南等的网站常规服务，多媒体播放服务、二维码服务等。

（作者单位：四川达州职业技术学院）