如何运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作

摘要：利用人事管理工作的办公自动化，采用Excel电子表格提供的统计函数和数据统计分析工具，详细地介绍了Excel电子表格在人事档案信息统计工作中的应用。

关键词：Excel；办公自动化；信息统计

人事档案统计工作，为反映档案管理工作规模、水平、发展速度，加强和改善人事管理提供重要依据。从各种不同角度统计出来的数据和统计项目，在一定程度上，可以看出人事档案管理工作的业务水平和管理人员素质。实际工作中，面对大量的人事档案信息采集、整理、统计、分析工作，传统的人工操作速度慢、效率低、质量差，不能满足新形势下人事管理工作的现实需要。利用人事管理工作的办公自动化，采用中文Excel 是Office的主要组件之一，它集表格计算、图表、数据处理功能于一体，以其功能的方便性、操作的简易性、系统的智能性而被用户接受。它既可以单独运行，也可以与Office的其他组件乃至网络进行数据交换，应用于统计和数据分析。下面以事业单位工作人员基本信息为例，谈谈如何运用Excel电子表格做好人事档案信息的统计工作。

一、认真做好档案统计数据采集，创建Excel电子表格，确保档案统计的准确性

1、建立准确完善的人事档案基本信息工作表是一项政策性强、涉及面广、技术难度高的基础性工作，内容庞杂且输入量大，要由责任心强、工作认真、孰悉人事档案信息管理工作和熟练计算机操作人员承担信息采集工作。所有的人事档案信息要以档案记载为依据，符合人事档案信息的认定要求，有绝对的权威性。

2、在人事档案信息中含有大量的动态信息，如：党政职务、专业技术及任职时间、学历、学位、聘用岗位等，变化比较频繁，要及时对这些信息进行更新维护，确保工作表中信息准确。首先创建Excel“人事档案信息统计目录”。

3、Excel电子表格对录入数据的格式要求比较严格，特别是日期型数据，在信息录入时常见的日期时间格式为“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh：mm（am/pm）”，而不能用 “ yyyy. n n.jj ”格式。另外，在录入身份证号码时，还要把单元格的格式设定为文本格式，确保录入信息的完整与准确。 如图（1）所示。

二、使用Excel提供的公式与函数。

公式是指一个由等于“=”开头的计算表达式，其结果根据其他单元格式的数据计算而得到。函授是预定的内置公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。Excel提供大量的函数供用户使用。

1、公式

Excel中的公式由常数、单元数地址、函数及运算符组成。运算符是用于指定对公式中的元素执行运算的类型的标记或符号。Excel包含算术运算符，包括+（加）、-（减）、*（乘）、∕（除）、%（百分比）、∧（乘方）；比较运算符用于符号比较两个值大小，结果是一个逻辑值（True或False），常用的比较运算包括=（等于）、﹥（大于）、﹤（小于）、≧（大于或等于）、≦（小于或等于）、≠（不等于）；文本连接运算符和引用运算符4种。如图（2）所示。

2、函数

函数通过对给定常数、单元格或区域甚至其他函数的函数值进行指定的运算，完成比公式更复杂的数据处理。函数的值显示在函数所在的单元格。Excel为用户提供了许多内置函数，为用户对书籍进行运算、管理和分析带来方便。这些函数分为财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。

常用的统计函数有：最大值（MAX）、最小值（MIN）、平均值（AVERAGE）、计数（COUNT）、求和（SUM）、标准差（STDEV）、逻辑函数（IF）、条件函数（COUNTIF）。

在人事档案信息统计中，最常用的是逻辑函数（IF）。比如，郝x的民族填写在i11 单元格中，只要在其民族类别对应的单元格中输入计算公式 “ = I F（i11 =“ 汉族” ，“ 汉族”，“ 少数民旅”）”，可完成对郝x的民族信息进行分类。另外，在人员基本信息中，还要把年龄信息按3 5 岁及以下、3 6 至4 O 、4 1 至4 5 、4 6 至5 0 、5 1 至5 4 、5 5 岁及以上等六个年龄段进行分类，类似这样多个等级的分类 ，可以使用i f 函数多层嵌套办法来实现。比如郝x的年龄填写在H11 单元格中，只要在其年龄段对应的单元格r f l l 输入计算公式 “ = IF（H11

三、熟练运用Excel表数据管理与分析

电子表格软件不仅要具有表格数据的计算处理能力，更重要的是具备强大的数据管理与分析能力。灵活运用电子表格软件的数据管理与分析能力，可以提高管理效率，为决策提供支持，使管理水平上一个新台阶。Excel提供了一系列功能，如数据排序、分类汇总、数据筛选、图标制作等，可以很方便地管理与分析数据列表中的数据。包括：数据列表、设置数据有效性、排列、筛选、分类数据、数据透视表。

数据透视表是一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源的数据进行快速汇总和分析，是Excel中最富有创造性、技术性和强大分析能力的工具。在事业单位工作人员基本信息表中 ，最终需要的是对所提供人事档案信息进行相互交叉的汇总和分析。实现这一功能，必须通过数据透视表来完成。首先要创建数据表 ，具体如下：在“数据”下拉菜单中点击“ 数据透视表和数据透视图”选项，第一步数据源类型选择为 “Microsoft offi ce excel 数据列表或数据库”，表格类型选择为“数据透视表”，第二步选定的数据源区域为基本信息工作表中所列的所有人事档案信息数据范围，第三步数据透视表显示的位置 ，根据自己的需要自行确定（一般选择“新建工作表”） 。其次是对人事档案信息进行交互的快速汇总和分析。第三步指定数据的显示位置是新建工作表还是嵌入当前工作表。在“数据透视表字段列表”中，将选择的“职称、出生年月、学历、聘用岗位” 字段添加或直接拖到 “ 数据区域”，此时在数据区域，选择字段添加到 “ 列区域”或直接拖至数据透视表中的“列 字段”拖放处，即可得到快速交互汇总的数据透视表，从数据透视表中可直接得到所需要的各种分类和汇总数据。如图（4）和图（5）所示。

综上所述，在利用Excel电子表格进行人事档案信息统计工作中，首先要建立格式正确、内容全面真实的人事档案基本信息表，还要熟练掌握和运用Excel 提供的公式与函数，将人事档案的基本信息按照统计报表的要求进行准确分类；利用数据透视表从不同角度对数据进行分类汇总，得到所需要的数据信息。

参考文献

[1]、[2]：杜友福 大学计算机基础教程[J].科学出版社，2010.5：174；181-182