WORD模板使用技巧一点通

大家知道,Word提供了各式各样的模板,当在制作专业的文档之前,看看有没有现成的模板可用,如果答案是肯定的,那么就发挥“拿来主义”的精神吧,利用现成的模板不管是效率还是质量都是非常可观的。巧妙地利用模板可以大大方便自己的操作,Word中更是添加了众多好用的模板文件,如何才能够让它们用得更好?

1.安装外部模板

模板以文件的形式存放的。因此,如果从网上或光盘上找到一些Word模板,只要把它们拷贝到C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下。对于Office 2007版用户,Word模板文件扩展名(.dotx),启用宏的Word模板(.dotm)。注意:您可以更改用户模板文件的位置。以Vista+Office 2007为例:

模板保存在以下路径中:C:\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates当然我们也可以修改默认路径到指定的目录下。

点击左上角的Office图标,执行“Word选项”命令,在打开的“Word选项”对话框的“高级”标签栏中,拖动滚动条向下找到“常规”选项区,点击“文件位置”按钮,现在你就可以看到Office 2007默认的各种“文档、用户模板、工具”的存放位置了。

2.“模板”对话框添加新选项卡

要向“模板”对话框添加新选项卡,请按照下列步骤操作:在Word 2003中,设计一个要用作模板的文档,然后单击“文件”菜单上的“另存为”。在Word 2007中,设计一个要用作模板的文档,然后依次单击“Office 按钮”和“另存为”。将“搜索范围”框更改为User Templates文件夹。在“另存为”工具栏上,单击“新建文件夹”。在“名称”框中,键入所需的新选项卡名称,然后单击“确定”。为新模板键入一个名称,然后单击“保存”。

注意:除非您将Word文档或模板保存到新文件夹,否则新选项卡不会出现在“模板”对话框中。

例如,如果您有一个名为MyMemo.dotx的备忘录模板,并且希望它显示在“备忘录”选项卡上,请创建一个名为“备忘录”的新文件夹。或者,如果您要使某个模板显示在“出版物”选项卡上,则创建一个名为“出版物”的文件夹。

注意:文件夹名称必须与选项卡上显示的名称相同。将模板复制到创建的新文件夹中。现在模板将显示在指定选项卡上。

3.删除不必要的模板

如果不需要太多模板,或觉得安装了太多模板,可打开“资源管理器”,进入用户自定义模板文件夹,再把相应的模板文件删除掉即可。

4.创建自己的模板

1)启动Word,进入程序主界面后,选择菜单“文件新建”命令,显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”,打开“模板”对话框,选择“常用”选项卡,选中“空白”项,然后选中“新建”区的“模板”单选框,单击“确定”后创建了一个新的空白模板。对于Office 2007版用户,单击Office按钮,在菜单中选择“新建”,在弹出的“新建文档”窗口中,点击“已安装的模板”。在“已安装的模板”栏选择一个合适的模板,然后选中“新建”区的“模板”单选框,单击“创建”后创建了一个新的空白模板。

2)接下来,假设要把Word提供的“典雅型报告”模板中的“块引用”和“标题2”样式引用到当前的模板,以创建自己模板。选择菜单“工具模板和加载项”命令,打开“模板和加载项”对话框,单击“管理器”按钮,出现“管理器”对话框,如图1:

对于Office 2007版用户,要使用“管理器”,选择“开发工具”-“文档 模板 ”-“管理器”按钮,这将会显示“管理器”对话框。如图2:

使用“样式”/“宏方案项”列表中的下拉箭头选择源文档和/或模板和目标文档和/或模板。如果目标或源不可用,则单击“关闭文件”按钮以关闭当前打开的文件。此按钮会立即转变为“打开文件”。使用“打开”对话框导航至期望文件夹,然后单击“打开”按钮。

3)单击“管理器”对话框右侧“在Normal中(N)”区下方的“关闭文件”按钮,清除标准模板Normal中的样式列表。刚才的“关闭文件”按钮并为“打开文件”按钮,单击“打开文件”按钮,在显示的“打开文件”对话框内中定位至D:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹(假设Office安装在D盘),然后选中“典雅型报告”后,单击“打开”按钮如图3:

C:\Program Files\Microsoft Office\Templates是Word提供模板的保存位置,注意和前面Word用户创建模板的默认保存位置区别。

4)返回“管理器”对话框,可以看到“典雅型报告”模板中的样式均列在右边的列表中,然后选中要引用到自己模板的样式“标题2”,再单击“复制”按钮即可如图4。拖动样式框滚动条,找到“块引用”样式,用同样的方法复制到自己的模板中去。

5)完成操作后单击“关闭”按钮,返回Word编辑窗口,打开“样式和格式”任务窗格,可以看到“标题2”和“块引用”样式,已被引入到自己的模板中如图5:

6)用同样的方法可以引用其它模板或文档中的样式,最后单击工具栏上的“保存”按钮,在弹出的“另存为”对话框中设定好模板的名称,采用默认保存位置,即可完成模板的创建。

直接把DOC文件另存为模板的方法是不可取的,那样做获得的模板会缺少许多功能,如“自动图文集”中的词条不能用等。

对于Office 2007版用户,要复制样式或宏方案项,使用标准Windows列表选定技巧在源(输入)窗口中选择要复制的项目。然后单击“复制”按钮将它们复制到“目标”文件中。此操作并不局限于单向,你可以来回复制项目。

要删除项目,选定想删除的项目然后单击“删除”按钮。它们一次只能从一个文件中删除。不能删除内置样式,如“标题1”和“正文”。

警告:如果删除了用户创建的样式,那么所有使用此样式进行格式化的文本都会被重新格式化成“正文”。如果要对这些文本指定新样式,那么需要在删除旧样式之前完成操作。如果新样式还没创建,那么将不需要的样式以新名称重命名也不失为一种好办法。

要重命名项目,选定一个项目然后单击“重命名”按钮。在“重命名”对话框中,键入一个新名称并单击“确定”按钮。注意内置的样式不能重命名――所能做的只有添加替代方式或别名。例如,试图对“标题1”进行重命名时,如果在“重命名”对话框中键入1h,那么它会被重命名为标题1,1h。

要移除样式名称的别名,选定此样式并单击“重命名”按钮。在“重命名”对话框中,删除想移除的名称部分。例如,在上面的例子中,如果不想把“标题1”称作1h,则删除.1h并保留“标题1”部分。如果一个样式有多个别名,那么移除不想使用的别名。记住如果有内置名称的话,无论做什么,内置名称都会保留。

5.修改、改造已有模板

Office本身带有大量各式各样的文件模板,但有些在使用时可能并不尽如人意。这时,可以自己来修改已有的文件模板,使它更符合使用者的要求。选择“文件”“新建”,再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口,从中选择一个类别,如“信函和传真”,然后选择“典雅型信函”,再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息,最后在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”,并默认保存在模板文件夹下。以后使用时,只要选择“文件”“新建”,就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板,双击后即可使用自己修改后的模板了,如图6:

现在网上有很多英文的Word模板文件,大家可以把其中的英文信息改为中文的,再保存成模板,这样就可以更好地为自己所用。

6.制作专业套打效果模板

首先用扫描仪把表格扫描成图片文件,在Word中选择“插入”“图片”“来自文件”,然后把扫描后的表格文件插入到文件中。选择“文件”“页面设置”,调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致,然后右击该图片并选择“设置图片格式”,在弹出的对话框中选择“版式”标签,然后选择“衬于文字下方”,调整图片使其正好覆盖整个页面。接着在需要打印的空栏处插入文本框,调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致。然后右击文本框,在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”,设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。按照上述步骤插入多个文本框,最后选中所有文本框,再单击鼠标右键,选择“组合”将它们组合在一个对象。

接着在文本框中单击左键,选择菜单“插入”“域”,在弹出的对话框中,选择“域名”为MacroButton,宏名为AcceptAllChangeShown,在显示文字中输入提示文字。最后将文件中的图片删除,并把新建的文件保存为模板即可。下次使用时,调用此模板,将光标移到文本框中,输入相关内容确定后就可以打印了,非常方便的,如图7:

大家也可以用它来制作多种票据的模板,并把它们拷贝给同事,就可以实现模板的共享了。

7.获得更多模板资源

如果觉得Word中内置的模板不能满足需要,大家可以通过从网上下载更多的模板:选择“文件”“新建”,就可以看到“新建文档”任务窗格,注意最下面的“上的模板”链接。单击后,即可打开该站点上的中文模板库。其中提供了很多类别的模板,非常丰富。只要单击网页上的模板类型链接,就能在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。单击模板名称,并在“模板最终用户许可协议”窗口中单击“同意”按钮,同时单击“在Microsoft Word中编辑”,IE会将模板下载到硬盘,完成后自动用Word打开模板。如果对模板效果满意,再用“另存为”将它保存为模板,就可以像普通模板那样调用了。

在重新安装系统之前,必须对自定义模板文件夹中的模板文件作一个备份。

对于Office 2007版用户,单击Office按钮,在菜单中选择“新建”,在弹出的“新建文档”窗口中,点击“Microsoft Office Online”下面的项目,选好自己所需的内容,点击右下角“下载”。

8.使用Word对模板加密

如果不想别人使用Word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心创作的一个模板,又该怎么办呢?这时可以对该模板进行加密:打开通用模板文件Narmal.dot(其它模板文件做法相同),然后在“工具”/“选项”/“安全性”选项卡中的“此文档的文件加密选项”区的“打开权限密码”中对其设置密码,再按下工具栏上的“保存”按钮。以后每次启动Word时,就会提示输入密码了。如果有密码当然可以使用,没有密码,就无法使用此模板,如图8:

对于Office 2007版用户,单击Office按钮,在菜单中选择“另存为”,在弹出的“另存为”窗口中,点击左下角“工具”按钮,在弹出的菜单中选“常规选项”,在“此文档的文件加密选项”区的“打开权限密码”中对其设置密码,再按下“确定”按钮。

9.坏事的Normal.dot

有时点击Word图标,它却没有启动,反而出现一个错误信息。重装都无济于事,严重时,甚至不能卸载和重装Word。一般情况下,这是由于Word的Normal.dotx模板文件损坏所造成的,可以通过系统的查找工具找到该文件,然后将其删除,这时Word会自动重建一个新的Normal.dotx文件,并恢复正常。

快速修改Word默认模板

启动Word,按下Ctrl+N键新建一个空文档,选择“工具(T)”“自定义(C)…”,选择“命令”选项卡,在这里用户可以定制自己的工具栏,按窗口提示做就可以了。注意窗口下方的“保存于(S):”,当单击“关闭”按钮时,定制的工具栏就被保存在Normal.dot中了,如图9:

在上面的窗口中单击“键盘(K)”,弹出“自定义键盘”窗口,先选择“类别(C)”,再选择“命令(O)”,鼠标位于“请按新快捷键(N):”框中,这里是按住键盘上的二个键:Ctrl+D,窗口显示如图10:

用鼠标点击左下角按钮“指定(A)”,关闭窗口回到文档编辑状态便可使用。注意窗口中的“将更改保存在(V):”框,当单击“关闭”按钮时,定制的键盘快捷键就被保存在Normal.dot中了。

对于Office 2007版用户,单击Office按钮,在菜单中选择“WORD选项”,在弹出的“”WORD选项“窗口中,点击”自定义“。在”从下列位置选择命令(C):“选择自己需要的项目,点”自定义快速访问工具栏(Q):“选择所有文档,然后单击”添加“,最后”确定“,从而修改Word默认模板。

10.使用其它模板改变现有文档风格

文档制作完成后,可以通过”格式“菜单下的”主题“命令,使用”样式库“选择其它模板,一次性替换当前文档的样式组合,让文档以新模板中的样式风格显示。具体操作方法如下:

在当前文档打开的情况下,选择菜单”格式主题“命令,打开”主题“对话框,单击”样式库“按钮,显示”样式库“对话框,在左侧的”模板“列表框中选择一个模板,比如”典雅型报告“,单击”确定“按钮如图11,返回Word编辑界面,可以看到当前文档的外观按照”典雅型报告“模板的样式风格显示。

该方法也可以用于已把文档制作完成后,发现先前为文档选择的模板并不适合,需要为文档更换一个模板的情形。

对于Office 2007版用户,单击工具栏上的”更改样式“按钮,在下拉菜单中选择”样式集“下面的合适项目,如果选择”设为默认值“,则当前的样式被保存在当前文件的模板中。

11.定制具有域和自动宏的高级模板

域虽不是模板必备的要素,但为了编写文档的便利起见,可在模板内设置若干域并记录能自动运行的宏。

1)构造文档的格局

打开一空白文档后,即可着手构造通讯稿文档的格局。其详细步骤是:

・单击标准工具条中的居中对齐钮,使插入点移到中间;

・选择16磅黑体字,键入标题栏文字:每月通讯,接着按回车键;

・此时插入点仍居中,选择14磅宋体字;

・按Ctrl+F9插入域符,在域中键入代码,使成为:{Fillin”请键入通讯稿题目“,再单击OK},就插入了一个填充域,接着按回车键;

・单击标准工具条中的右对齐钮,使插入点移到右侧;

・选择10磅宋体字,键入”第“字;

・接着插入嵌套域,域代码为:{={date\@yyyy\*mergefoimat}-2009},按回车键或单击嵌套域右域符之后处,将插入点定位于嵌套域之后,再键入”卷“字与4个空格;

・键入”第“字,再插入又一个填充域,域代码为:{Fillin”请键入期号,再单击OK“},按回车键。再键入”期“字,按回车键,使插入点到下一段;

・此时插入点仍在右侧,键入”本期共“等字样,接着插入页数域:{NUMPAGES},在其后键入”页“字,按回车键,使插入点到下一段的右侧;

・插入日期域:{DATE\@”dddd,MMMM dd,yyyy“\*MERGEFORMAT},以长的日期格式引进当天日期,按回车键,使插入点到下一段;

・单击标准工具条中的两边对齐钮,使插入点移到左侧。连续键入通配符、直至右边沿,作为装饰兼分隔符,按回车键,使插入点到下一段;

・发出菜单命令”插入“/”分隔符“,弹出分隔符对话框。在此对话框中分隔符类型选择分栏符、分节符类型选择连续,单击”确定“在插入点处插入列分断线,同时把文档分成两个区;

・单击标准工具条中分列钮,在列数选择图中选择二列,将本分区的版面分成二列;

・选择10磅楷体字;

・接连按二次回车符,使插入点下移二段,再单击右对齐钮,使插入点移到右侧;

・插入嵌套域:{AUTHOR{Fillin”请键入通讯稿作者姓名“}}。

这时,将通讯稿的总体格局构造完毕,把文档分成两个分区:第一分区作为稿头,第二分区用来键入稿件内容,最后是稿件作者的姓名。

说明:①.嵌套域{={date\@yyyy\*mergeformat}-2009}的意义是以2009年作为出版每月通讯的第1年,卷号为1,依次类推,2010年出版的即是第2卷。

②.以上所作的只是示范的例子,读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格,插入需要的域。

2)为了能在打开模板时自动更新域,可记录一条自动运行的宏。将插点定位在文档之首,然后开始记录宏。整个过程如下:

・发出菜单命令”工具/宏/录制新宏“,弹出宏对话框。在”宏名称“正文框中键入AUTOOPEN,作为宏名称,这是打开文件时能自动运行的宏;

・单击确定按钮,启动宏记录器开始记录宏;

・按Ctrl+A选择整篇文档;

・按F9以更新文档中所有的域,接着依次可看到3个Microsoft Word对话框,它们是由填充域所弹出的。每个对话框均不填充任何字符,而直接单击”确定“关闭;

・按向下箭头键,使插入点移到第二分区中。再按左箭头等键,使插入点移到第二分区之首;

・单击水平标尺上0.25英寸(二小格标记)处,设置左定位符,接着按TAB键,使插入点移到左定位符处,以便将来键入正文时,段落的首行向里缩排0.25英寸;

・单击宏工具条中停止记录钮,关闭宏记录器完成宏的记录;

3)保存自定制模板

模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别,只是它们的扩展名不相同。保存步骤如下:

・单击保存钮,弹出另存为对话框;

・单击”保存在“栏中右端下箭头,展开驱动器名称列表,在其中找到C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹,或选择其他合适的文件夹,以便保存自定制模板;

・在”保存文件类型“下拉式列表框中,选择”文档模板(*.dot);

・在”文件名称“框中,应为所制模板键入自定的文档模板名(以英文名为宜)。在Windows中允许使用长文件名,单击”确定”将它存于指定的文件夹中。

如果是单位里公用的微机,可将自定制模板的特性设定为只读文件,旁人就不能轻易改动它了。