PowerPoint实用操作要领

摘要：PowerPoint是一款实用的多媒体办公软件，它具有强大的多媒体集成功能。针对初学者在使用该软件时部分操作不熟悉，达不到期望的表达效果，无法快速地成功开发作品等实际情况，文章对PowerPoint常用的操作要领进行了研究、总结了一些实用的技巧和方法，以期提高广大PowerPoint使用者操作水平，从而在PowerPoint使用过程中游刃有余。

关键词：多媒体；PowerPoint；操作技巧

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)27-2073-03

Practical Skills for PowerPoint Using

BAO Kang-sheng

(Anhui Normal University, Wuhu 241000, China)

Abstract:PowerPoint is one of the most useful multimedia software for office work. It has a powerful multimedia integration. It is a fact that beginners who are unfamiliar with the operation skills can not express the effect of expression and therefore hard to reach the expected goals in using the software, this paper mainly focuses on the operation of commonly used PowerPoint essentials for the study, sums up the practical skills and ways to enhance the levels of PowerPoint users improve developing efficiency, so as to be free in the use of PowerPoint.

Key words: multimedia; PowerPoint; operation skills

PowerPoint是Microsoft开发的优秀多媒体集成软件之一，它具有简单易学、实用性强、开发作品周期短的优势，

同时，它又具有多媒体软件的鲜明特征，可以把文字、图形、图像、声音等各种素材很好地结合在一个作品中，其强大的超级链接功能可以让幻灯片与任何软件、程序建立链接关系，被广泛用于教育、商业、科技等各个领域，如教师的多媒体教学、新产品、新技术的演示报告。

基于上述原因，一些初学者在使用PowerPoint时又往往出现一些技术上的问题， 下面请大家和笔者一起来探讨一下常用的PowerPoint操作方法与技巧。

1 插入背景和图片

插入背景和图片是我们最常使用的两个任务。

插入背景方法：单击“格式”菜单，选择“背景”，在弹出的如图1所示的对话框中。

选择“填充效果”，在弹出的如图2所示子对话框中点击“选择图片”按钮，就可以选择自己喜欢的图片做幻灯片的背景了，选择“应用”或者“全部应用”是把背景只应用到当前幻灯片或者应用到全部幻灯片中。

小技巧1：也可以直接在幻灯片编辑区内右击，在弹出的子对话框中选择“背景”，完成上述操作。

插入图片方法：单击“插入”菜单、选择“图片”、“来自文件”命令。

小技巧2：也可以直接点击如图3所示的“绘图”工具栏中的“插入图片” 按钮。

用F5播放幻灯片、Shift+F5播放当前幻灯片。

2 设置幻灯片模板和幻灯片版式

为了便于开发者快速开发作品， PowerPoint提供了大量设计好的模板，供用户使用。

设置模板方法：在幻灯片编辑区内右击，选择“幻灯片设计”、选择“设计模板”命令，大量美丽、实用的模就可以自由选择了。

设置版式方法：在幻灯片编辑区内右击，选择“幻灯片版式”，选择文字版式和内容版式以快速添加自己的内容。

3 幻灯片切换

我们可以设置幻灯片之间的切换效果来增加播放的乐趣。

方法：在幻灯片编辑区内右击，选择“幻灯片切换”，然后在右边的“幻灯片切换”窗口中，选择合适的切换方法。

小技巧：不仅可以设置幻灯片之间的切换效果，还可以添加声音、改变速度、换片方式，有时候我们需要自动播放幻灯片，可以在如图4所示的“换片方式”下属列表中，选择“每隔―添加时间”，其中第一个单位是分钟，第二个单位为秒。

4 让“对象动起来”

设置幻灯片中对象的播放效果，自定义动画的使用。

方法：选中要设置动画的对象如文本框、图片等右击，选择“自定义动画”，单击“添加效果”按钮，选择方向、速度，和出现的顺序（同一幻灯片中有多个动画对象时），这样生动活泼的动画效果就出现在我们面前了。

注意：文字在PPT中应放在文本框内。

5 让“对象说话”

我们可以在动作设置中添加声音。

方法：选定要添加声音的对象右击，选择“动作设置”、“播放声音”，在下拉列表中，选择要添加的声音。

小技巧：不仅可以添加系统有的声音，还可以添加自己准备好的声音，在“播放声音”下拉列表中，选择“其它声音”即可。

6 插入声音、视频

在制作过程中，可以插入声音、视频来增加听觉、视觉效果。

方法：单击“插入”菜单、单击“影片和声音”、单击“文件中的声音”选择要插入的声音、单击“文件中影片”添加视频影片。

小技巧：在弹出的对话框中，选择“在单击时”播放则声音或影片必须单击鼠标才能播放，在“自动”播放，则一旦播放该幻灯片时，就会自动播放声音或者影片。目前PowerPoint2003支持的声音格式主要有，wav、midi、mp3。

7 超级链接

超级链接用来实现幻灯片之间的跳转。

方法1：选定要链接的对象如文本、图片后右击、“超链接”，在弹出的“插入超级链接”对话框中，单击“本文档中的位置”按钮，选择要链接的幻灯片位置。

方法2：选定要链接的对象，右击“动作设置”，在弹出的对话框中选择“超链接到”，选择“幻灯片”即可。

小技巧：如果要把某个对象链接到某个网址，可在“插入超级链接”对话框中直接输入网址，如果是链接到某个应用程序，可以单击“原有文件或网页”按钮，选择要链接的应用程序，如果想建立Email链接，可单击“电子邮件地址”按钮，填写相应内容即可。

8 插入Flash影片

在PowerPoint中还可以插入SWF动画文件，这样在表现内容、形式及扩展性又大大提高了一步。

方法一：通过“控件工具箱插入”操作步骤如下：

1）单击“视图”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“工具栏”-->“控件工具箱”， 在“控件工具箱”上，单击“其他控件”（带有锤子和扳手图标的按钮）；

2）在列表中，向下滚动并单击“Shockwave Flash Object”，鼠标光标会变为“十字”，这时在幻灯片上绘制Flas的大小尺寸，然后右击这个绘制好的x区域。此时将弹出“属性”框；

3）在“按字母序”选项卡中，单击 Movie 属性，在其右侧的空白单元格里键入要播放的 Flash 文件的完整驱动路径（包括文件名在内。 例如d:\北京欢迎你.swf）或URL。设置Playing 属性设为 True,完成后关闭“属性”对话框，放映幻灯片查看效果。

小技巧：这种操作方法，即可以用绝对路径也可以用相对路径，但相对路径时要把PPT文件与SWF文件后保存在同一个文件夹下。Playing属性改为False则不自动播放Flas。

方法二：单击“插入”菜单，选择“对象”，在弹出的“插入对象”对话框中选择“由文件创建”，点击“浏览”，选择要链接的SWF文件，此时幻灯片上出现Flash文件的图标，我们可以更改图标的大小或者移动位置，在这个图标上右击，选中“动作设置”，选择“单击鼠标时的动作”，选中“超级链接到”，拖动下列按钮，选择“其他文件”，输入相对应的动画文件即可。

小技巧：这种方法可以实现动画插入到幻灯片中，但播放动画会弹出窗口，调用Flash Player播放器来播放动画，效果没有方法一好。

9 插入word中已经做好的表格

我们在Word中做好的表格，能不能直接插入到PPT中，而不改变表格的样式呢？答案是肯定的---可以。

方法：用“插入”菜单中“对象”，在弹出的“插入对象”对话框中“对象类型”选择Microsoft Word文档，把Word中的表格，复制、粘贴过来即可。

小技巧：我们可以把Word中的表格先做好，修饰好，再插入到PPT中，这种方法Word中的表格不仅保持了原貌，还可以在PPT中编辑，效果非常好。同样，对于Excel表格，也可用相同的方法插入到PPT中，选择“插入”、“对象”、“Excel工作表”即可。

以上对九个常见的PPT操作方法和技巧进行了探讨，希望和大家一起交流！

参考文献：

[1] 飞思教育.范例学中文版Office2003综合办公[M].北京：电子工业出版社,2008

[2] 刘利民,欧振旭.中文版Word/Excel/PowerPoint2007三合一[M].北京：清华大学出版社,2008

[3] 徐福荫,李文郁.信息技术基础[M].广州：广东教育出版社,2007.