提升事业单位人事档案管理水平的建议

摘 要：人事档案管理水平的落后已经严重制约了事业单位的发展，随着管理理念的更新，事业单位对人事档案管理越来越重视。本文大致分析了事业单位人事档案管理中存在的问题，并提出针对性建议。

关键词：事业单位;人事档案;管理水平

一、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）档案材料的质量不高。管理人事档案的目的就是全面掌握单位人员的信息，是发现人才的重要途径。但是，从实际情况来看，事业单位中人事档案的材料比较单一，对于个人经历、经验以及能力的描述几乎没什么差别，无法准确反映出个人能力，很多描述不清晰，管理人员无法通过这些材料对员工的实际情况做出准确判断，使档案管理失去意义。还有一部分人员为了提高自己的“身价”，刻意对档案内容进行伪造，事业单位在接受个人档案的时候没有仔细甄别这些信息的真假，档案中存在一定水分。

（二） “人档分离”的现象较为严重。当前社会上人才流动的速度很快，一份工作干一辈子的时代已经过去，人才流动过程中对于人事档案的处理不妥当，导致出现以下两种情形：当事者已经离职，但是单位还保留有此人档案;或同为一个单位的职工，但是人事档案却分别由人才交流中心、主管局、本单位三方管理。出现这些情况的原因有很多，一方面，事业单位档案管理机制还不够完善，档案调动速度远远滞后于人才流动速度。另一方面，员工本身对自己的档案也不够重视，入职或者离职的时候没有及时联系到档案管理人员询问自己档案的走向[2]。

（三）信息化管理水平不高。网络科技的发展已经为档案信息化管理提供了良好的技术支持，但是由于管理思维的落后、管理人员水平不高等多方面原因，导致当前事业单位对于人事档案的管理大多数还停留在人工或者半人工阶段，信息化水平不高。一些事业单位只将档案的目录部分存入到电脑中，一旦需要详细信息，还需要进行手工查找，这种传统的管理方式效率较低，且浪费了不必要的人力。

二、提升事业单位人事档案管理水平的建议

（一）提高档案材料的质量。这里所说的提高档案材料的质量，一方面是要保证材料的真实性，事业单位在接受人事档案之后，一定要通过相关途径来核实入职人员的档案是否真实;另一方面是要保证材料的完整性，材料中不仅要反应学历、从业经历等基本信息，还要通过其他附加材料反应个人的个性与特长，通过查看人事档案就能够大致判断出个人能力。单位的领导一定要重视对人事档案的管理工作，制定严格的规章制度，要求档案管理的工作人员对档案进行精细分类，及时对档案内容进行补充，提高工作效率。

（二）建立健全管理制度，避免出现人档分离的现象。事业单位要建立健全相关管理制度，使档案管理能够有效服务于人才流动。员工入职以后，要提醒其将人事档案转到本单位来，同时，要帮助离职人员及时办理好相关手续，避免人档分离现象的发生。事业单位要加强对档案管理人员的管理，增强其责任感，准确掌握调动人员的信息，根据实际情况对档案做出妥善处理。接收和转出档案一定要进行严格审核，避免出现失误，并做好相应的记录工作。对于已经产生的“无头档案”，要对其进行细化分类，根据档案的内容以及单位的实际需要来判断是否继续保留此档案，如果档案被保留下来，一定要进行妥善保管，并积极联系当事人，尽快将档案转交出去，如果无法联系到当事人，要与当事人的原籍部门进行联系并协商对该档案的处理办法。

（三）提高人事档案的信息化管理水平。事业单位要加强网络基础设施的建设，提高人事档案的信息化管理水平。单位领导应该摆脱陈旧思想的束缚，利用网络技术来管理人事档案，加强对人事档案管理人员的培训，使他们掌握信息化管理技能，提升工作效率。这种方式不仅能够节省大量人力，同时还能够延长档案的使用寿命，不必担心损坏问题。如果需要查询企业内部人员的相关信息，只需要在电脑上进行检索，就能够迅速获取这名职工的全部信息，既及时又准确。

（四）加强人事档案管理团队的建设。人事档案管理团队的建设情况对事业单位的档案管理水平产生直接影响，因此，事业单位要不断更新管理理念，加强对人事档案管理团队的建设。人事档案管理工作的保密性较强，其中也涉及了很多专业知识，对工作人员综合素质要求较高，事业单位在挑选人事档案管理工作人员的过程中，除了要考察其基本技能，还要考察其职业素养，保证其“德才兼备”。同时要加大对工作人员的培训力度，提高其管理意识，不断提升管理技能，进而提升整个人事档案管理团队的水平。

总结：针对目前事业单位人事档案管理中存在的问题，管

理者应该提高管理意识，提升档案材料质量，发挥人事档案的价值，建立健全档案管理机制，避免出现人档分离现象，同时要提高人事档案的信息化水平，加强人事档案团队的建设，不断提升人事档案的管理水平。

参考文献：

[1] 张荣华.事业单位人事档案管理制度与管理水平关系的分析[J].科技创新与应用，2012，24：315.

[2] 唐晓云.提高事业单位人事档案管理水平的路径探索[J].产业与科技论坛，2014，13：235-236.