Office界面巧打磨

某人请客，见有些人没来，说道:“该来的没来。”已经来了的一些人自感不受欢迎，拂袖而去。于是请客者又说:“不该走的却走了。”作为行政人员，我每天都与Office 2003亲密接触。用久了，越来越感觉默认的菜单和工具栏用起来不顺手，真是“该有的没有，不常用的却白占空间”。为什么不动手“打磨”一下，让它们更符合我的使用习惯？

一、菜单大变脸

首先从最常用的菜单开始。这里的任何一个元素都像一枚棋子，要摆出一个合理的阵局得好好动一番脑筋。

1．现有命令按需排

“打磨”的第一步，首先进入“工具自定义”，单击“命令”选项卡中的“重排命令”按钮，就可以开始了（如图1）。

比如我要给“文件”菜单增加“全部保存”命令。选中“菜单栏”，在右边的下拉菜单中选择“文件”，接着单击“添加”打开如图2所示对话框，选中“类别”下的“文件”，在右边的“命令”下找到“全部保存”，确定即可。

为了加快操作速度，我还把“另存为”等命令移到了“文件”菜单的顶部。只要打开如图1所示对话框，选中“另存为”，单击“上移”按钮即可。对不常用的菜单就让它们“下移”吧。

至于派不上用场的“共享工作区”命令，只要打开图1对话框中的下拉列表选择“工具”，就可以看到菜单中的所有命令了。选中“共享工作区”单击“删除”，就从“工具”菜单中灰溜溜地消失了。以后一旦需要，再按上面介绍的方法“添加”即可。

所有Office 2003组件的菜单都可以这样修改。如果对修改不满意，单击“重新设置”按钮，就可以使菜单恢复原状。

2．重要命令加图标

我是一个追求平等的人，为什么“保存”命令有图标而使用率很高的“另存为”就没有？马上动手。打开如图1所示对话框，选中需要添加图标的菜单命令“另存为”，单击“更改所选内容”，在“更改按钮图像”子菜单中选择喜欢的图标就可以了。用这个方法，所有Office 2003组件的菜单都可以添加或更换命令图标了！

3．添加菜单新成员

我需要经常打开“规章制度汇编”等几个文件，但每次都得到存放地“我的文档”里翻，非常浪费时间。让我添加一个放置常用文档的“工作”菜单！单击“工具自定义”命令，选中“命令”选项卡“类别”下的“内置菜单”，把“命令”下的“工作”拖至菜单栏就OK了。

接着我把经常使用的文档放入“工作”菜单：打开需要放入“工作”菜单的文档，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”。若要删除，同时按Ctrl＋Alt＋－（减号）键，使光标变成一个粗体“-”。打开“工作”菜单后，用“-”单击需要删除的文档名称即可。我还可以添加了一个“字体”菜单，选择字体再也不用频繁滚动“字体”下拉列表了。

4．安全保存文件

还是关于“我的文档”，这个并不安全的“家”存放着我所有的工作文件，一旦使用Ghost恢复系统可就惨了，还是把它们放到非系统分区保险些。右击“开始”菜单中的“我的文档”，选择“属性”打开如图3所示对话框，将“目标”框中文件夹路径修改为e:\My Documents（也可以使用“查找目标”选择已有的某个文件夹），单击“确定”，以后“保存”时文件就会放到修改后的位置了。

“用户模板”、“自动恢复文件”等Office专用文件夹的位置还可以这样修改：单击“工具选项”命令，打开对话框的“文件位置”选项卡，选中需要修改的文件夹位置单击“修改”就可以了。

二、工具栏大改造

1．增减工具栏成员

观察一下，Office组件工具栏中有些项目“该来的没来”，把它们的按钮添上。单击“常用工具栏选项”，选中“添加或删除按钮”菜单下的“常用”或“格式”等命令，就可以看到如图4所示的菜单，被选中的按钮就会出现在工具栏中。

2．移动工具栏按钮

该来的来了，现有的也要好好安排座次。我经常使用“样式”，可惜“格式”工具栏左端的黄金位置被“格式窗格”按钮占了。于是我设法让后者挪动了一下：进入“工具自定义”，用鼠标按住要移动的“格式窗格”按钮，拖动它插入“I”指示的任意位置。

当然，移动工具栏按钮也可以在图1的“重排命令”对话框中进行。首先选中“工具栏”，然后打开右边的下拉列表选择要移动按钮的工具栏名称，选中要移动的按钮单击“上移”或“下移”就可以了。

以上两种方法适用于所有Office 2003组件。比如常用的Excel中的“合并单元格”，赶紧请到工具栏上。

3．工具栏按钮“变脸”

尽管Word 2003的界面很漂亮，但是看的时间长了也会“审美疲劳”，可以变脸新鲜一下。单击“工具自定义”，右击需要修改的工具栏按钮。在如图5所示菜单中选择自己喜欢的图标即可；此外还可以右击工具栏按钮选择快捷菜单中的“编辑按钮图标”，打开如图6所示“按钮编辑器”直接修改图标。第三种方法是粘贴放入剪贴板的按钮，右击要修改的按钮选择“粘贴按钮图标”即可。我把经常使用的“字数统计”放到工具栏上，又给它做了一个笑脸图标，不错！

三、动手升级Office

都说70%的人用了Office的30%功能，一些特殊需要却迫使我不断“升级”Office。

1．挖掘“隐藏”功能

也许是为了避免菜单和工具栏太“肥胖”，一些不常用的命令和按钮被藏起来了。比如Word中的“新建电子邮件”和“邮件收件人”、Excel中的“按回车键开始朗读”、PowerPoint中的“提升基线”和“降低基线”命令等等，其实对一部分人非常有用！打开“自定义命令”仔细寻找吧，说不定会大有收获。贵宾有时候低调地藏起来，确实需要我们细心挖掘。

各种工具无论是拖到工具栏还是菜单，都非常方便，但别忽略了快捷键。比如我们让“全部关闭”常驻“文件”菜单，正沾沾自喜，没想到其实按“关闭”的同时再按Shift键就可以实现这一功能。

2．安装Office插件

在Office本身的“潜力”挖尽之后，我就把目光投向了Office插件，界面巧打磨，添了以下工具，来客各显其能，我们的聚会就更热闹了。

ScanSoft PDF Converter For Microsoft Word：用Word打开并转换PDF文档，编辑PDF文档然后保存为DOC格式的利器；

DTG：Excel条件格式每次只能应用于一个单元格，安装DTG之后即可应用于整行或整列；

Excel多功能增强插件：具有拆分工作表、比较工作簿等十余项功能；

轻松工具箱：可在Word中输入数学、物理等学科的符号和图形；

MathType 5.2：公式编辑器的全功能版本。具有自定义公式、设置公式字符颜色、公式自动编号等强大功能。

四、劳动成果保存好

“打磨”Office费了不少工夫，如果不慎让“棋子”在“重装系统”中灰飞烟灭，多么令人惋惜。

1．手工保存模板

Word 2003的“打磨”结果保存在“C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates”的“Normal.dot”中，其他Office程序的“打磨”结果可以作为模板保存到相同位置。以后只要将“Normal.dot”和用户自定义模板备份出来，重装系统之后放回Templates。新建文档时单击“开始所有程序新建Office文档”命令，打开对话框的“常用”选项卡，选择自己需要的模板就可以了。

2．软件保存更方便

刚才的办法比较麻烦，而使用工具Microsoft Office 2003 Resource Kit更方便。

打开如图7所示界面，选中需要保存设置的Office 2003应用程序，再选中“Save or Restore Settings”，单击“Browse...”按钮选择“OPS”文件的保存位置，单击“Finish”按钮，即可在指定位置保存Office 2003设置文件（*.OPS）。以后恢复设置时，在界面中选中“Restore previously saved settings”，单击“Browse...”按钮找到“*.OPS”文件，再选中需要恢复设置的Office 2003应用程序，单击“Finish”按钮即可。

俗话说得好：“工欲善其事，必先利其器。”现在我的Office不再是那张老脸，“该来的都来了，不该来的都请走了”，效率大大提高！如果你有自己得意的个性Office界面，欢迎与我交流！