高校会计电算化内部控制制度

摘要:文章结合会计电算化对高校内部控制制度的影响,分别从系统研发控制、组织管理控制、日常操作控制、内部审计控制和系统安全控制方面构建高校会计电算化内部控制制度。

关键词:高校;会计电算化;内部控制

随着计算机和互联网技术的迅猛发展及普遍应用,高校会计核算工作全面实行电算化已成为必然趋势。近些年,我国高校实现了跨越式发展,高校实行会计电算化可以提高学校财务的日常核算、学生收费管理、工资管理以及预算控制等工作的数据处理速度,同时准确性和可靠性也可得到极大提高。因此,建立符合高校电算化的内部控制制度,由过去手工控制变为对人和计算机的共同控制制度,确保高校财务管理工作良好平稳运行成为必然趋势。

一、会计电算化对高校会计内部控制制度的影响

(一)内部控制形式和范围的变化

在实施会计电算化后,原先的传统手工会计下进行的一些内部控制被计算机的内部控制所自动化,在传统手工会计下进行的一些内部控制措施显得有些多余,甚至没有必要再进行这方面的控制。

传统的内部控制主要针对业务交易处理。会计电算化将计算机技术引入了会计操作实务中,使得对计算机的控制也加入了会计内部控制中,例如,对计算机硬件的维修、对计算机软件的分析、程序的编制、操作人员的维护、信息安全的保障等等问题都加入到会计内部控制的内容中。

(二)内部控制对象和实现方式的变化

手工会计系统的内部会计控制对象是处理会计业务的财务人员,只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度,就可以保证会计信息的正确性和资产的安全完整。而实行会计电算化内部控制的对象不仅仅是负责数据输入的财务人员,而且还涉及到整个系统的开发、维护以及网络安全等。

手工会计系统的内部控制是以手工控制实现的。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统的许多应用程序包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。

(三)信息存储介质的变化

由于在会计电算化中,会计操作主要是通过计算机来完成,信息的存储大都是通过磁性介质来予以保存的。然而当磁性介质受潮、受热、被磁化都会使介质损坏,导致信息丢失,所以,在对信息系统的资料进行保存时也要进行必要的控制,以免发生不必要的风险。

(四)授权审批制度的变化

授权审批控制是学校常见的、基础的内部控制,涉及会计相关工作的各级人员必须在规定范围、权限内完成有关的经济业务事项。在手工会计系统中,对于一项经济业务的各环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化,因为业务处理全部都是以电算化系统为主,因而电算化功能和知识的高度集中导致了职能的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既从事数据的输入,又负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对系统中的程序和数据库进修改,操纵处理结果,从而加大了出错和舞弊的风险。

二、电算化会计系统的内部控制的构建

随着网络财务软件在会计工作中的应用,管理部门对由网络产生的各种数据、报表等会计信息的依赖增大,这些网络会计信息的产生只有在严格的内部控制下,才能保证其可靠性和准确性,才能预防和减少电算化会计系统的安全风险。高校会计电算化内部控制制度从建立和运行过程来看可分为以下方面:

(一)组织管理控制

组织管理控制包括组织机构的设置、职责划分、上机管理、档案管理等。高校应按会计数据的不同形态,将其划分为数据收集组、数据处理组和信息分析组等部门,组织机构的设置必须适合高校的实际规模,符合高校总体经营目标。内部控制的关键点就在于不相容职务相分离。职责分离主要包括:数据维护管理职务与电算审核职务相分离;数据录入职务与审核记账职务相分离;系统操作的职务与系统档案管理职务相分离。上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等。计算机会计系统有关的资料应及时存档,高校应建立起完善的档案制度,加强档案管理。

(二)日常操作控制

日常控制包括经济业务发生控制、输入控制、数据处理控制、输出控制和数据储存控制等。高校应建立有效的控制方法和手段,设定电算化软件相应的控制程序,甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。应对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作,并要登记操作记录,为了确保计算机会计系统产生的数据和信息储存安全,高校对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签,并写明文件名称、输出时间。同时,应设置文件修改、资料分发与保管的登记簿,详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数等,并需经手人签字,以防丢失、错发、漏发。

(三)系统安全控制

应定期检查会计电算化软件的系统,以确保设备的安全运行,从源头上预防故障的发生。除了经常性除尘、检查防水、防火、室内通风外,还应定期检查硬盘文件,并清除磁盘碎片,同时配置UPS电源,以防止因突然性停电而造成的会计数据丢失。

(四)内部审计控制

内部审计既是高校内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计包括:对会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,审核费用签字是否符合本单位的内控制度,凭证附件是否规范完整。审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或者错误的账表处理应及时调整。监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象,对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。定期检查、测试电算化内控制度,找出存在的弊端和问题,提出进一步改进的措施。

参考文献:

1、高梅.网络信息时代的高校内部会计控制系统探析[J].会计之友,2009(7).

2、廖红星.高校内部会计控制探析[J].审计月刊,2007(6).

3、陈宝农.加强高校内部会计控制制度建设[J].当代经济,2007(2).

(作者单位:安康学院经济与管理系)