浅析现代化电子档案管理模式

摘 要：为了适应全球化、经济化工作的需要，进行电子档案管理形式的更新是必要的，这也适应了当下信息化、网络化等的工作需要。随着计算机体系的不断更新，现代化电子档案管理方式不断得到更新，这体现在一系列的社会实践活动中，出现了一系列的电子档案。这是信息社会发展的重要产物，是当下档案体系的重要组成部分。为了满足时代的需要，档案管理人员需要与时俱进，进行电子档案特点的有效认识，进行档案管理工作的认真研究，推动当下档案管理的日常工作。

关键词：信息时代；电子档案；管理；电子化；应用特点；应用模式

1 电子档案特点及其优势的分析

伴随着国际全球化的趋势，世界的电子信息体系越来越完善，电子计算的应用是非常普及，是当下办公的重要手段。在当下这个科技发展时代，电子计算机及其现代通信技术的结合，更有利于信息技术工作的开展，其进行了一系列的电子档案的产生。广义上来说，电子档案就是工作过程中出现的具备一定价值的信息记录资料。这里面涉及到不同形式的电子档案形成、存储及其管理形式，相对于传统的纸质档案技术模式，新型的档案管理具备更大的挑战，这需要档案工作人员给予充分的重视，积极做好电子档案的管理工作，提升电子档案的整体管理效益。

根据对当下电子档案管理形式的分析，其文件记录的形式是多样化的，并且其整体的变化性比较大。一般来说，档案管理工作都是需要由档案人员进行操作的，其整体工作效率比较低，这是因为其受到了传统档案归档方法的克制。比如较为落后的查阅检索形式，这就难以进行档案作用的充分发挥。这就需要进行一种新型的档案管理形式的应用，比如进行电子档案形式的应用，利用计算机的方法将这些信息以数字化的形式存储起来，积极做好相关的存储及其归档工作，从而提升其整体应用效益。

相对于传统的纸质档案，电子档案具备非常大的优越性，比如电子档案信息的非直读性特点。在实践应用过程中，电子档案通过数字编码形式的应用，将这些内容进行载体的记录。为了更好的进行电子档案的管理，需要做好相关的压缩边及其加密技术处理工作，保证其内部内容的充分解压及其解密，从而满足实际工作的需要。

为了更好的进行电子档案的管理，需要落实好元数据及其信息背景的分析。这是因为电子档案的元数据必须进行文件信息的依附，否则就无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的应用前提是电子文件，其一系列的传送，需要进行网络操作，这就需要进行文件背景信息的分析，更有效的进行档案的隐患控制，从而满足实际工作的需要。

通过对电子档案的分析，更有利于进行电子档案的优越性的分析，电子档案的应用，更有利于简化档案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在当下信息化时代的今天，信息网络体系的普及，更有利于推动电子档案的管理及其信息利用工作，这就进一步的提升了工作人员的自身工作效率，进行其劳动强度的降低，更有利于提升其归档质量，更有利于进行其检索速度的提升，避免档案管理人员的枯燥性。

在电子档案应用过程中，做好微机管理是必要的，从而有利于遗漏文件的有效查缺补漏。这就是传统的纸质档案所不具备的优势，因为在传统纸质档案的工作过程中，由于其文书立卷工作的特点，经常出现文件的不合理收集情况，从而导致其归档过程中的麻烦。通过对微机网络管理形式的优化，更有利于提升电子档案的效益，这就需要保证微机管理的效益，进行工作人员自身工作时间的简化，提升其整体业务水平。

通过对档案管理电子化的应用，进一步的提升文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中，档案的检查需要进行整体利用，查阅人员可能仅仅需要进行一部分资料的查看，却需要进行整卷档案内容的查看，这是非常不利于文档管理的保密性的控制，通过对电子化档案管理形式的应用，更有利于提升档案管理工作的保密性。更有利于进行档案管理工作质量的提升，更有利于进行查阅及其使用，保证文档卷宗的高质量及其高水平性。从而有利于档案的查阅及其有效使用。这就需要做好电子档案微机管理工作，保证档案管理工作效益的提升，保证档案工作的有效查阅及其使用，从而满足当下工作的需要。

2 电子档案管理体系的健全

在电子档案的管理过程中，进行整体体制的健全是必要的，这需要进行电子文件的整体管理标准的优化，进行文件管理及其档案管理的统一化的协调，保证这两者的统一性的发展。这就需要相关档案人员做好自身的本职工作，保证文件的形成、归档、查阅利用等环节的协调。这都需要档案部门做好相关的统一监督工作，做好相关的指导工作。这也需要保证电子文件的科学化、合理化、统一化等的标准要求，保证对电子文件信息归档过程中的原始性及其真实性的控制。

除了要做好上述的工作，进行电子档案的可转换性的控制也是必要的，从而提升电子档案的整体安全性，保证电子文件的不同载体上的应用，保证其有效的相互转换，这里面涉及到文件的签字、印章等的工作需要。这里需要进行计算机的更高功能的开发利用，提升电子文件及其电子资料的保护效益。

在文档的保密过程中，如果仅仅进行直读模式的应用，是不利于进行电子文件的整体性的保护的。如果在这一过程中，进行计算机的信息修改，就可能生成一系列的新的文件，里面还看不出任何的改动痕迹。如果不能做好相关的备份工作，数据修改后，其原先的文档也会荡然无存。这就需要进行档案室的档案资料信息的备份存档工作，保证其今后工作的良好开展。

为了提升电子档案管理的效益，进行控制及其管理方式的协调是必要的，这里需要应用到使用权限的审核控制工作，需要针对各个人员进行级别的限制利用，积极做好相关权限的认定工作，保证系统注册登录工作的应用，保证拷贝工作及其回收管理等的协调，这需要针对使用者的需求，做好权限的确认工作，保证拷贝制作效益的提升，避免进行载体上的整体存储信息的拷贝，进行新型的技术手段的应用，避免出现拷贝资料的再复制情况，提升电子档案的整体安全性。

这就需要进行专业人员构成结构的优化，进行档案管理人员自身素质的优化。在当下电子文件不断发展的今天，进行一系列的高素质档案管理人员的培养是必要的，保证档案管理人员的有效培养，保证专业化的技术及其管理人员的引进，进行档案工作的落实，保证对当下的档案专业人员进行培训，保证现代化科技知识工作的良好开展，提升其应用效益。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理的工作人员队伍。

通过对档案管理工作的开展，更有利于进行档案信息化建设的推定，进行档案的数字化的优化，满足信息化技术不断发展的今天，进行电子档案管理体系的健全，按照电子档案的自身特点，进行硬件的建设，保证计算机技术及其网络技术的协调性，满足当下电子档案的工作要求。提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

3 结束语

为了满足新时代的电子档案的管理需要，进行电子档案管理层次及其工作效率的提升是必要的，这需要引起相关人员的重视。