医院外科门诊退换号成因及改进措施

[摘要] 目的 探讨三级综合医院外科门诊退换号的成因，提出改进措施，为三级综合医院降低退换号率提供借鉴。 方法 回顾分析外科门诊2013年12月2～29日的退换号量，对比同期全院门诊退换号总量，对患者退换号原因进行手工编码，分别统计前12位的原因，并对退换号的原因进行调查研究，分析不足之处并实施对策。 结果 外科门诊退换号率为10.1%，造成退换号的首位原因是候诊时间长，占18.2%；其次是挂号人员失误和改换专家号，分别占全部就诊原因的16.2%和15.6%，对比全院同期门诊退换号总量6.9%相对较高。 结论 医院应建立规范的退换号管理制度，加强挂号人员、预检分诊人员及出诊医生的多方管理培训，提高外科门诊医疗服务质量。

[关键词] 外科门诊；退换号成因；改进措施；门诊医疗；管理

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] B [文章编号] 2095-0616（2015）11-174-03

[Abstract] Objective To explore the cause of cancelling and exchanging registration in surgery outpaient in class Ⅲ comprehensive hospitals and put forward the improvement measures to provide reference to lower the rate of cancelling and exchanging registration. Methods The number of cancelling and exchanging registration in surgery outpatient from December 2nd to 29th in 2013 was retrospectively analyzed，which was compared with the number of the whole hospital during the same period.The reasons of patients' cancelling and exchanging registration were manually coded，and the top 12 reasons were separately collected.The causes were investigated and researched to analyze its shortness and put forward countermeasures. Results The rate of cancelling and exchanging registration in surgery outpatient was 10.1%.The first reason was long time waiting to see the doctor，which accounted for 18.2%.The second reason was the registration error and change of experts，which accounted for 16.2% and 15.6% respectively.It's relatively high compared with 6.9% cancelling and exchanging registration of the whole hospital. Conclusion The hospital should establish standard management system of cancelling and exchange registration，strengthen the multi management training of registration personnel，precheck and triage personnel and the outpatient doctors， and improve the quality of surgical outpatient medical service.

[Key words] Surgery outpatient；Causes of cancelling and exchanging resgistration；Improvement measures；Outpatient service；Administration

随着医疗技术的发展和医药卫生体制改革的深化，医院之间的竞争日益表现为医疗服务的竞争[1]。由于持续增长的退换号量，导致患者不满，不容忽视。门诊退换号率反映了门诊服务的环节质量，折射出医院门诊管理上存在的缺陷[2]。外科门诊退换号数量增多较显著，影响患者就医情绪，并增加相关人员工作量。门诊退换号原因复杂，既有患者原因，也有各环节服务人员原因，两者相互交错[3]。现对我院外科门诊退换号成因及改进措施报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

收集全院门诊2013年12月2～29日的挂号总量及退换号总量，按“退、换号率=门诊退换号人次/同期门诊挂号人次×100%”方法得出退换号率，同期全院诊挂号总数为232 036人次，退换号总数15 903为人次，退换号率为6.9%；其中外科门诊的挂号总数为33 782人次，退换号总数为3413人次，退换号率10.1%。

1.2 方法

从信息科号源系统、外科门诊各护理站系统获得资料，由外科各区域护士对退、换号患者进行逐一登记并详细询问，综合分析其退、换号原因，手工编码，然后进行统计，对退换号原因进行研究，提出相应改进策略并实践。

2 结果

外科门诊工作量占全院工作量14.6%，而退换号人次占全院退换号人次的21.5%；外科门诊平均每日退换号121.9人次，我院门诊同期平均每日退换号人次为568人次。造成外科门诊退换号的前三位原因分别是候诊时间长、挂号人员失误、改换专家号。

讨论

3.1 成因

3.1.1 候诊时间长 普外科医生还承担拔甲、换药等工作，致使其他患者因等候时间过长失去耐心而退号；门诊量日益增多，而出诊医生数量未增加，脊柱外科仅一名医生出诊，遇军人、离休、老人、残疾等照顾人群多时，候诊时间延长，每天优先照顾人群约占挂号量的30%；部分专家不熟悉电脑操作、诊疗速度慢、坐诊期间被安排其他事务耽搁时间长。

3.1.2 人员培训不到位 （1）挂号人员。缺乏医学背景，不经过预检分诊擅自为患者挂号；缺乏责任心，未及时仔细核对挂号单信息。（2）出诊医生。如个人突发事件而临时请假、私自找人替班，而替班者不符合门诊出诊资质，导致患者退换号；劳动纪律管理不到位，大都承担着手术、管病床、科研等任务，遇急诊抢救、开会等临时事件较多，经常迟到早退；医生服务态度不好或解释不到位，引起患者不满；普通外科门诊医生建议患者换其他号。（3）预检分诊护士。外科分支细，患者不能准确描述疾病症状或部位，护士对某些疾病的分诊没有把握，错误预检分诊；同时，随着人口老龄化加剧和疾病谱的变迁，同时患有多种疾病，或某种全身性疾病同时累及多个系统的患者也日益增多[4]；某些导医学员医学知识缺乏，误导患者。（4）患者自身原因。随着我国老龄人数的不断增加，前来门诊就诊的老年患者将成为医院服务的主要群体之一[5]。不咨询导医，根据自身症状选择科室而挂错号；患者更相信专家的权威性改挂专家号；部分患者过分依赖初诊医生，复诊时初诊医生未出诊导致退号。

3.1.3 信息更新、不及时 大厅LED及时专家信息显示屏、出诊医生时间表未及时更新或出诊插牌错误；患者获取专病门诊时间表渠道较困难，门诊部未及时更新专病门诊时间表。

3.2 改进措施

3.2.1 优化就医流程管理 门诊的服务质量直接关系到医院的整体形象，医院专门为此设计更为合理的门诊流程，最大限度地方便患者[6]。各诊区放置自助终端机，减少患者排队时间；鼓励患者预约，各区域加大普通门诊分时段预约力度，缓解候诊高峰压力；门诊是医院的窗口科室，也是对患者实施健康教育的重要窗口[7]，利用候诊时间开展健康宣教，有效缓解患者焦虑，减少退号。

3.2.2 规范相关人员管理 （1）挂号室人员培训。规范挂号窗口管理，坚决遏制倒卖专家号[8]；挂号室建立退换号管理制度，每月统计每人失误导致的退换号，督促提高工作效率；微笑服务是自尊和尊重他人的一种表现，也是良好服务的心理特征[9]，规范服务态度，贯彻微笑服务；设立“自费初诊患者个人信息填表处”，由患者仔细填写姓名、性别、身份证号码、联系电话，避免口头沟通出现的信息错误；挂号人员必须熟悉各科室各时段常规候诊量，就诊高峰期合理分配号源。（2）加强对门诊出诊医生的管理。严格考勤，统计医生迟到、早退、旷工情况，每月通报，与奖金、晋升挂钩；让受训者在全科门诊轮转，学习全科服务理念，掌握全科常见病、多发病的诊治也是很有必要的[10]，即拓展门诊医师的业务能力；如遇特殊情况需停诊，须有同级别医生替诊，并做好预案，向患者解释清楚，得到患者的理解；专家停诊须提前两天填写申请单，科室主任签字后交门诊主任签字，门诊部将及时更改医生出诊信息及预约平台信息，减少患者往返。（3）预检分诊人员培训。预检时耐心细致，明确患者主诉后准确分诊，分诊中遇到困难时，要请教高年资的护士；热情接待患者，问诊时请患者说明所选科室的全称；熟练掌握专家时间表，统一考核，提高咨询导诊质量。（4）导医培训。导医主动询问患者，了解患者症状，提供出诊信息；为使导医达到专业化、知识化的水平，门诊部多次派人到其他医院参观学习，并请专家对问诊方法进行详细的讲解指导，使导医掌握门诊医生的特长和就诊时间，也能熟悉各种检验结果的临床意义和各种疾病的症状、用药等[11]。

3.2.3 各类出诊信息管理 各区域及一楼大厅放置专家、专病门诊时间表，方便患者及时掌握；门诊各类出诊信息表、预约平台信息定时更新，让患者了解最新动态。

门诊工作是医院整体医疗工作的重要组成部分，是医院对外重要服务窗口，也是患者就诊的主要场所，它的服务直接反映医院的服务水平[12]。门诊挂号是患者就诊过程中的一个重要环节，而频繁出现的退换号现象是门诊挂号服中存在的服务缺陷，浪费人力和物力，引起患者不满，影响窗口形象。门诊的基本职能归根到底就是合理分配医疗资源，引导患者获得高质量的医疗服务[13]。因而建立医疗服务全面监管和持续改进显得尤为重要。卫生部在全国开展“以患者为中心，以提高医疗服务质量为主题”的医院管理年活动，其目的是提高医疗服务质量，构建和谐医患关系[14]。应建立规范的退换号管理制度，对各级相关人员建立细致的考核方法，实施奖惩兑现，并重视患者在医院其他过程中的体验，提高患者满意度，减少退换号情况的发生，提升医院形象。

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（收稿日期：2015-03-16）