市人民政府办公室公文处理规章制度

为促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《浙江省人民政府关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》（浙政发〔2001〕5号），制定本规则。

一、关于公文种类

（一）在继续保留现行的命令（令）、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要的基础上，增加“意见”文种。

（二）“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。

（三）“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

二、关于文件分类

（一）市政府“乐政”字号文件和市政府办公室“乐政办”字号文件，用于上行文。

（二）市政府“乐政发”字号文件和市政府办公室“乐政办发”字号文件，用于普发范围的下行文。

（三）市政府“乐政函”字号文件和市政府办公室“乐政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。

（四）市政府“乐政干”字号文件，用于任免干部通知。

（五）市政府和市政府办公室内部明电，主要用于紧急公文和会议通知。

（六）市政府会议纪要，分为《常务会议纪要》、《市长办公会议纪要》和《专题会议纪要》，不编字号，分别编顺序号，用于记载、传达各种会议情况和议定的事项。

（七）市政府办公室党组“乐政办党组”字号文件，用于以市政府办公室党组名义制发的文件。根据文件内容使用相应文种。

（八）《乐清市人民政府办公室抄告单》，不编字号，编顺序号，主要用于简要答复各乡镇人民政府、市政府直属各单位的请示事项，或不宜原件复印的市政府领导批示的事项。

（九）《乐清政办通报》，不编字号，编顺序号，主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各乡镇人民政府、市政府直属各单位周知的文稿。

（十）市政府和市政府办公室“乐政”、“乐政办”、“乐政发”、“乐政办发”、“乐政函”、“乐政办函”、“乐政干”、“乐政办党组”字号文件，落款处加盖印章（市政府议案盖市长签名章），不再印注发文机关名称，并按行文关系标注主题词（市政府议案不标注主题词）。会议纪要、抄告单、乐清政办通报、内部明电不盖印章，也不标注主题词。

（十一）市政府和市政府办公室普发文件的主送机关为“各乡镇人民政府，市政府直属各单位”。抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院、群众团体、派、事业单位、企业单位的顺序排列。

三、关于公文格式

（一）涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，标注为“×密×年”；保密期限在1年以内的，标注为“×密×个月”；保密期限为长期的，标注为“×密长期”；保密期限未作规定的，标注为“×密”，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

（二）“绝密”、“机密”级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“000001”号起编。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中内部明电应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除内部明电外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

（四）公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（五）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

（六）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

（七）上行文应当标注签发人姓名，“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。联合上行的文件，应当标注签发人、会签人姓名。

（八）公文标题一般应当标明发文机关，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（九）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

联合上行的文件，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。

（十）成文时间以领导人签发的日期为准。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。

（十一）“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行左空两字标注。

（十二）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。

（十三）版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（十四）公文采用国际标准A4型纸张，双面印刷。公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28字。

张贴的公文用纸大小和排版格式，根据实际需要确定。

四、关于行文规定

（一）行政机关的公文，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行文要讲求实效，力戒形式主义和文牍主义。

（二）市政府办公室转给有关部门办理的公文，各部门在办理时，对属于本部门职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要报市政府审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限内以书面形式向市政府办公室说明理由。

（三）各乡镇人民政府和市政府直属各单位主送市政府的请示、报告、意见，应贯彻“党政分开”的原则。凡同时主送市委、市政府的请示，市政府办公室需待市委办公室批办后才予办理；如涉及党的工作，由市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合行文。

（四）行文关系应按隶属关系和职权范围确定，市政府办公室一般不受理越级的请示和报告。

（五）各乡镇人民政府和市政府直属各单位主送市政府的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人签发，如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。

请示应一文一事，一般只写一个主送机关。请示市政府的事项如涉及其他部门的职责，主办单位要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责人会签上报市政府。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要出面协调。经协商仍未取得一致意见，需要市政府协调的，主办部门应将有关部门的意见以及理由和依据列明，并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后上报市政府。

未经主要负责人签发（会签）或未经协商的上报公文，市政府办公室不予受理。

（六）办理公文，部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门必须在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。需要报送市政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。

（七）各乡镇人民政府和市政府直属各单位需要请示市政府或需要市政府转报温州市、省政府批准的事项，应当做好前期工作，并及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

（八）市政府召开的全市性会议或由市政府部门主办并以市政府名义召开的全市性会议，会议通知以市政府办公室文件或内部明电下发；市政府部门召开的全市性会议，会议通知由各部门自行发文。

（九）各种领导小组、委员会等非常设机构的设立、调整或撤销，经市政府或有关领导议定后，由市政府办公室行文。其中，没有市政府（或市府办）领导担任职务的非常设机构和各类非常设机构只作负责人外的个别人员调整的，市政府办公室一般不予发文，由其自行发文。

（十）由市政府发文表彰的，原则上限于市级劳动模范和某些特定的表彰对象。各部门评比的先进单位和个人，均由各部门自行发文表彰，其中一部分需以市政府名义表彰的，由市政府批复承办部门，由承办部门办理。

五、关于受文规定

对符合行文规定，具有以下内容的文件予以受理：

（一）关系到全市经济和社会发展的总体规划、重大战略方针、重大改革方案、新的政策措施的出台，以及需要提请市人大审议的有关事项。

（二）国家法律法规和上级政府及部门的有关文件规定，必须由市政府审批的事项。

（三）需要由市政府上报上级政府和有关部门审批或审核的事项。

（四）对本市经济和社会发展起指导作用，且需要各乡镇人民政府、市政府直属各单位周知或执行的重要事项。

（五）根据上级文件精神，需要市政府结合本市实际，转发给各乡镇人民政府、市政府直属各单位贯彻执行的意见。

（六）情况特殊，需市政府处理的其他事项。

六、关于办文规定

（一）主送市政府的请示、报告、意见（包括附件）一般报送5份，需市政府常务会议或市长办公会议研究的报送45份。

（二）送市政府、市政府办公室的公文，统一由收发室签收，分以下情况进行处理：

1、上级政府和部门来文，由办公室领导提出拟办意见。其中需由市政府或市政府办公室直接办理的来文，作为“办件”交有关科室。

2、各乡镇人民政府、市政府直属各单位来文，不需要处理答复的“阅件”，由收发室直接分发；需要处理答复的“办件”，由办公室领导提出拟办意见后办理。

3、不符合行文规定或者不应由市政府、市政府办公室处理的文件，注明不予处理的原因，退还来文单位。

（三）凡以市政府或市政府办公室名义行文的文件，按以下程序处理：

需要以市政府或市政府办公室名义行文的文件，由市政府办公室有关科室拟稿，或由市政府有关工作部门代拟稿，除《乐清市人民政府专题会议纪要》、《乐清政办通报》、《乐清市人民政府办公室抄告单》和内部明电的文稿交有关科室审核外，其他文稿统一交秘书科审核，规范性文稿和涉及法律法规事项的文稿须先经市政府法制办审核。

经审核后的文稿，以市政府名义行文的，由秘书科送市政府办公室分管副主任（主任助理）复审，一般由分管副市长或市长助理签发，如文件内容涉及其他副市长或市长助理分管工作的，应送有关副市长或市长助理会签。其中市政府的命令（令）、重大决定和制定的规范性文件，向市人民代表大会及其常委会提出的议案，人员任免通知，向上级人民政府的请示、报告、意见，由市长签发。

经审核后的文稿，以市政府办公室名义行文的，由秘书科或有关科室送市政府办公室分管副主任（主任助理）签发。其中内容重要、涉及面广的，由办公室主任签发；文内注明经市政府同意的，须呈分管市长助理、副市长或市长签发，有的可由办公室主任视情签发。

（四）市政府或市政府办公室拟发的文稿按规定程序经领导签批后，送秘书科统一编号、付印，文件清样由拟稿人或科室协同秘书科校对。

（五）市政府办公室各科室对“办件”应分类处理，急件快办。对要求在3天内办结，或在一周内办结而需要经过较多审批环节的公文，应作为特急件处理，并在拟文单右上角标注“特急”；对要求在一周内办结，或在两周内办结而需要转有关部门征求意见的公文，应作为急件处理，并在拟文单右上角标注“急件”。

七、其他事项

本规则自2002年1月1日起施行。市政府和市政府办公室以往有关公文处理规定与本规则不一致的，以本规则为准。本规则未尽事宜，根据上级有关公文处理规定执行。