档案库房管理中现代化技术的应用研究

摘要：随着社会的发展，带动企业单位产生日新月异的变化，档案管理工作也更加复杂起来，其形成、管理、利用等方面的工作的不足之处也逐渐浮出水面，正是这些不足，致使档案管理工作难以有序进行，现代化技术的运用可以很好的规避档案管理工作中可能出现的问题，并且提高工作效率。本文就档案管理工作现代化的发展问题，深入探讨档案管理的新思路、新方法，以促使企业档案管理工作符合时代的发展和要求。

关键词：档案管理、现代化技术

1 引言

档案管理工作是一项以项目管理为中心内容的专业，是在整个工程项目中形成的、需要整理立卷的材料，可以通过文字、图纸、图像及声像形式保存，是实现企业科学管理的基础工作。而伴随着时展的加快，档案管理工作与现代化技术的联系也更为紧密，信息化浪潮对档案管理工作的理论和技术等方面都产生极其深刻的影响，合理的运用现代化技术水平进行档案库房管理，能够有效的提高企业的档案管理水平，极大的提高企业的工作效率。就目前形势而言，我国档案管理工作的现代化水平距世界先进水平还有一定的距离，因此无法尽善尽美的满足档案工作的需求，因此，企业必须积极寻求出路，探索档案工作的现代化道路，加快其现代化进程。

2 档案管理现代化的内容和意义

2.1 内容

企业档案指的是经营活动中的原是记录资料，它不仅真实反映了企业的发展历程，更包含着打量技术和知识资源。根据工程的进行，具体可分为立项、施工、竣工三个阶段进行，立项阶段的档案管理主要包括了工程开工以前在立项、审批、设计及工程准备过程中形成的文件；施工阶段的档案收集主要包括工程建设过程中形成的图表、文字、声像等记录信息，其中也包括了工程准备阶段的文件、施工文件、建立文件和全套竣工图等；项目竣工文件则是指在工程建设中直接形成的、经鉴定具有保存价值并整理归档的工程文件，主要反应竣工时施工过程和项目真实面貌，由项目竣工图和监理文件组成。

档案管理工作对企业的发展有很大的影响，而对这些档案的管理，自然成为关系企业竞争力的重要环节。提高档案的利用效率，可以使之更好地为企业服务，促使电力企业更好的适应市场经济需要，实现又好又快的发展。

2.2意义

在工程建设中，对档案的有效运用，可以降低劳动消耗，节约资源，从而使得经济效益得到提高，其具体措施有：

2.2.1档案管理的现代化是省时省工的助力

任何一项科技成果的取得，都是在节俭、利用前人成果的基础上，再加以突破和创新而形成的，企业的技术人员，在承接一项新的项目时，需要对具体情况进行全面分析，参考查询以往的资料档案，进行分析或借鉴，以找出最优的方法，以达到省时省工、加快工程进展的目的。

2.2.2档案管理现代化是提高经济效益的条件

档案管理现代化工作为企业更好的提供完整准确的参考资料，对它的有效利用更可以带来可观的经济效益。但是，部分原始图纸，历时久远之后，可能因为时过进迁而无法重绘，这就给档案保管带来损失。因此，档案管理现代化的直接效果就是集中储备技术资料，保持原始凭证，实现档案管理的系统性、完整性、准确性，这样就保证了档案资料和科学技术在生产实践中的作用得以充分发挥，从而保证工程顺利进行，带来经济收益。

3 档案管理工作现代化途径

3.1提高档案管理现代化意识

由于档案管理工作资料整理琐碎，不产生直接经济效益，工作事务繁杂，工作人员大多专注于现场等，资料整理工作一般都是被动应付，所以在档案管理工作的开展中，会遇到很多困难，如经费、设备的不足、资料记录不全等等，而造成这些困难的主要原因，归根究底还是企业领导的重视不够，因此，要先做好领导的工作，让他们先意识到档案管理工作的重要性，得到领导的支持，然后再进行相关宣传，在员工中进行定期或不定期的检查评比，引起各方面重视，必要时可指定相关标准和政策，为档案管理工作提供规范化保证。

3.2强化组织领导，健全档案管理制度

企业必须成立以主要领导任组长，党政办主任任副组长，各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组，并配备专职档案员，各科室均设有兼职档案员，以形成企业领导统一指导，以综合档案室为中心，以机关各科室为基础的档案管理体制。同时，企业还必须制定相关的档案工作的管理制度和考核细则，完善档案资料收集、整理、归档、移交等各项管理规章制度，形成档案管理的制度化和规范化，为档案管理工作的良好开展提供有力的组织领导和制度保证。

3.3加大投入力度，完善现代化设施建设

企业必须不断加强档案基础设施的信息化和现代胡投入，设立档案库房及相关现代化设施。为了保证档案管理工作实现规范化、数字化、信息化，还需要购置了计算机、打印机、复印机、扫描仪和移动硬盘等相关设施，安装并启用档案管理软件，全面落实了档案库房“九防”要求，保证档案资料安全，使得档案管理的现代化进程得以促进。

3.4加强学习培训，实现档案管理人员专业化与现代化

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，提高档案管理人员的思想政治素质、专业素质和服务意识，企业必须定期组织岗位培训，选送专兼职档案管理员参加各种档案管理业务培训班。还可以组织相关人员到兄弟单位学习先进的管理经验，加强对各种文件材料的整理、归档和集中统一管理。对员工信息化技术不断提出要求，必须保证每一名员工都能跟上档案管理信息化的节奏，如果不能满足，则应该加强培训或者予以淘汰，使得档案管理工作的现代化水平不断提高。

3.5立足服务，创新工作，突出档案管理动态化

企业必须建立以服务社会为宗旨、以档案综合为基础、以规范管理制度为保障、以档案保管利用场所为平台，以信息网络技术为手段，以档案信息服务为内容的档案管理服务新机制，全面收集各种资料，在开展各项资料信息收集过程中，对收集到的各类信息随时录入微机，及时更新，实行动态管理，保证方便查询和快捷利用，为企业发展和员工生活提供了优质高效的服务。

3.5与现代接轨，加强档案工作的信息化

随着计算机和信息技术的迅速发展，档案管理的信息化也应该同步加强，要通过现代化的信息技术和先进的管理理念来对档案管理中不合适的方式方法进行改进。要尽量争取高层领导的支持，将档案管理信息化纳入企业整体信息化工程中。还要结合企业本身的实际情况，如企业经济效益较好、现代化水平较高，则可以尝试全面开展档案管理信息化建设，反之则可以采取分步实施，逐步推进的方法。

4 结语

总而言之，档案作为企业工作各个环节、阶段的见证和参考，在企业发展中占有十分重要的地位。以尽管档案管理工作繁杂，档案收集也有一定难度，但是企业必须加强重视，培养和提高档案管理人员素质，树立档案管理意识，加强业务能力，不断改善档案管理制度，就一定能够对症下药，为企业档案管理工作找到合理有效的管理措施，使之稳步健康发展。现代化技术的应用可使得档案管理工作的效率大大提高，免除日常工作中很多不必要的麻烦，也减少失误和档案遗失的可能，为企业的档案管理工作提供了极大的便利，为企业的发展贡献很大，因此，各大企业必须结合自身条件，积极发展信息化现代化技术，加强其在档案管理工作中的应用，提高档案管理工作的效率，为企业的整体发展提供助力。

参考文献

1仁怀原，浅谈现代化技术在档案管理中的运用，城市建设理论研究，2012，第三期

2.钟威，档案库房现代化管理中应该注意的几个问题，档案学通讯，1992

3.黄玉燕，现代化技术在档案库房管理中的运用，浙江档案，1999