关于加强中学档案管理的探讨

【摘 要】中学档案管理工作是学校基础工作中的重要组成内容之一，同时也是学校制定各项规章制度的重要依据，对于教学活动的顺利开展具有监督、辅助以及保证等作用。为此，针对现存的档案管理问题进行分析，采取有效的解决对策，以便更好地促进中学档案管理事业的顺利发展。

【关键词】中学；档案管理；现存问题；解决对策

1、档案管理的定义

中学学校的档案管理指的是能够直接反并记载学校的各项活动，同时以图表、文字与声像等不同的形式加以保存的方式与过程。同时还可反映中学的教育教学活动，以便备查的文件材料，也是一种信息资源或者原始记录的总称[1]。

2、中学档案管理工作内容与作用

2.1中学档案管理工作的内容。中学档案管理工作的内容涉及多个方面：学校教学活动、日常管理、文化与校园建设、档案收集、整理、价值鉴定、档案检索、统计、编辑、保管以及信息的利用等方面内容。

2.2处理好中学档案管理工作的作用。中学学校做好档案管理工作能够将学校各方面的信息资源进行充分整合、优化，通过合理配置资源，更好地促进学校档案工作的顺利进行。

3、中学档案管理工作存在的问题

3.1学校领导对档案管理工作的认识不足。学校领导及部分档案管理者对中学档案管理工作的认识不足，认为档案管理工作不能直接创造经济效益，因此在日常的管理工作过程中，不重视对档案的管理。主要表现在：学校档案的管理者责任心不强，工作的主动性与紧迫感较为淡薄，进行档案管理工作时，缺少创新的精神，导致档案的管理、利用水平降低，影响了中学档案管理工作的顺利发展[2]。

3.2中学档案管理工作制度急需完善。部分中学档案的管理工作，没有根据档案法的有关规定，制定符合本校特点的规章制度，由于缺乏完善的规章制度，部分中学普遍存在档案的管理制度与实际执行的情况不相符现象。

3.3中学档案管理者的素质较差。中学档案管理部门中的人员频繁跳动，使得档案管理工作效率不高；部分档案人员的业务素质低，主要表现为：少数管理者对于学校档案的整理、分类、保存、年限、借阅、编辑、查询等内容归类不清；对档案的管理操作不熟练，不能很好的胜任中学档案管理工作的需要。

3.4中学档案的编研工作失衡。少数学校的编研工作存在重文书而轻教学的现象：乐于对现有的文件进行管理，若遇到与校内的教学活动、学校文化建设、思想建设等有关的其他资料时，就不主动收集，从而影响了学校档案资料收集与管理的水平。此外，部分与教学有关的信息没有得到较好地、及时地开发，造成编研的材料与档次不高，不利于中学档案的编研工作顺利发展。

4、提高中学档案管理水平的措施

4.1中学学校的领导需给予足够的重视。提高中学领导对档案管理工作的认识，学校的档案管理部门可利用板报、校园网等形式积极宣传档案知识，进一步普及档案管理的重要性，从而提高学生、教师以及领导者的重视意识。同时学校的领导应该以身作则，重视档案的管理工作，将其纳入日常的教学管理工作中及重要议事日程当中；将档案管理工作纳入工作目标管理责任制的考核体系，有效提高学校对档案管理工作的重视度；或者通过在校园中积极宣传《国家档案法》教育知识，增强全体教师的档案管理意识，使校领导、中层干部、普通教师以及学生均充分认识到档案管理的重要性，从而自觉维护并重视档案的管理工作。

4.2学校应制定切合实际的档案管理制度。中学学校应当按照档案管理工作执行的情况，不断完善现有的管理体制，健全学校档案的分类、排列与检索、借阅等规章制度，确保档案管理工作的规范化。同时还应完善档案的资料收集内容，在做好纸质档案收集的同时，要注重做好电子档案的收集工作，对于档案的借阅、更新时也应按照具体的情况进行分析，保证档案归档的完整。应对更新的内容进行有效的收集与补充，整理与归档更应该严谨、科学，制定严格的管理制度，真正确保中学档案管理工作的落实。此外，健全与档案有关的阅览制度、外借制度，保密、销毁制度以及复制制度，更好地将中学的档案服务功能充分发挥出来。

4.3中学应注重培养优秀的档案管理人才。培养优秀的人才能够促进中学档案管理工作获得更大的进步，因此，学校应该努力培养合格的人才，更好地适应档案管理工作的需要。学校应该重视培养档案管理者，并提高其管理能力。对于学校的档案管理部门而言，积极引进档案管理者，能够促使中学的档案管理工作取得更快的发展，适应学校的发展要求。

4.4认真处理中学档案编研工作。中学档案的信息化管理工作，应该根据教学活动的计划，结合编研工作的需要、原则进行，并且以促进学生的发展作为服务的主体，进行档案的管理。此外，对中学档案的史料进行有效的选材与鉴别，在考证、补充、加工与整理过程中，应按照编研的内容，将分散的档案资料根据利用类型、内容的分类等进行有效的编制，处理好编管工作，更有助于进一步开发、利用学校的档案资源。

4.5学校应重视对档案进行信息化管理。中学学校应该重视对档案的信息化管理工作，充分利用先进的方式有效提高档案的管理效率，提升中学档案管理者的实际操作水平，学校应该加大经费的投入力度，购置档案的管理装备，并用于实际的管理工作。建立开放式的信息化与数字化的档案管理，有效提升中学的档案服务水平，真正发挥中学档案管理的功能。中学学校应采用网络信息化的方式对学校的档案进行管理，做好查询与检索程序等工作，更好地为日常的教学活动提供较好的参考意见。建立中学档案的数据处理系统，有利于学校可以多角度地对日常的教学活动与信息等方面的数据进行收集、处理与分析；为学校的各部门提供管理的参考依据，确保中学档案管理工作能够为今后的教学活动提供依据。

此外提高档案信息化的管理水平，还应该对学校的人事档案以及重要的文件等资料进行扫描，并做好存根工作，有利于今后学校领导对各教师进行充分的了解；及时掌握教育以及档案管理的有关政策，确保做好学校的档案管理工作[4]。

4.6利用现有资源提高档案管理的能力。档案管理者应该充分利用现有的资源与信息，提高档案管理的能力与水平，不断拓宽管理的思路、进行编写各类档案的信息与资料；进一步发挥中学档案的资源价值与优势，更好地为学校的各项活动提供服务。可利用校园网对档案资源库进行建设，积极搭建档案网络平台，更好地确保档案资源实现共享；提高学校的各项教学资源的利用率，确保档案管理能够与学校的课程改革相互适应、协调发展。

5、结束语

综上所述，做好中学档案管理工作不仅仅需要学校的领导及师生的高度重视与支持，同时学校也应加大经费的投入力度；档案管理部门还需不断完善档案管理的各项制度；管理人员更应该提高自身的综合能力与素质，认真做好各项工作，切实提高档案管理工作的质量，为教育教学工作提供更好地服务。

参考文献

[1]李小叶.对中学档案管理工作的思考[J].信息系统工程，2011（01）：110-112.

[2]万春香.中学档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案，2010（09）：14-15.