试论科技档案管理中如何加强知识产权保护

【摘要】针对目前在科技档案管理中主要存在知识产权意识淡薄和管理措施不健全等问题，提出要加强知识产权管理，并分别在完善保护制度、普及法律法规、成果开发利用、与单位实际情况相结合等方面进行了探讨，强调档案管理工作者对于知识产权保护有着义不容辞的责任。

【关键词】科技档案管理；科技档案；知识产权保护；知识产权

一、目前我国科技档案管理中知识产权保护现状及存在问题

随着改革开放的深入和我国加入世贸组织，国家、企业和个人越来越重视对知识产权的保护。科技档案作为知识产权重要组成部分却未被引起足够重视，影响和制约了知识产权的保护和进一步利用。国内科技档案管理中的知识产权保护还存在诸多问题：

1.科技档案收集归档时存在的知识产权问题分析

不注意科技文件的平时积累、技术档案中缺少核心内容。科技档案的完整准确是保证科技档案质量的关键，而科技档案的形成靠科技文件的平时积累。在日常科技活动中，会形成一定数量和种类繁多的科技文件，应注意在各个重要阶段和环节进行科技文件的积累。有的科研单位，对科研计划的落实非常重视，而对科技文件的形成、积累和作为档案归档保存却重视不够，表现在：科研实验原始记录不规范，科研装置图纸不齐全，科研报告不完整；忽视了科技文件材料的形成、积累和向档案部门移交归档；有的甚至肢解档案材料，只移交一般性材料而将关键性材料留下；还有的将科研报告中核心内容，比如产品配方、工艺数据等，用“A、B、C”代替，以上现象存在严重影响了科技档案的完整与质量，也丧失了档案的实际价值，不利于今后查考利用，不利于技术储备和成果的继承发展，同时也使科技档案工作受到影响。

2.科技档案开发利用时存在的知识产权问题分析

①高校、科研院所等相关单位及人员知识产权意识淡薄

高校及科研院所的知识产权涵盖了科技档案的各个方面，包括各项成果、课题等形成的理论研究结果和创新技术发明，其中以论文、课题总结、实验记录、申报资料、发明专利等为主。科技人员受传统文化与观念的影响较深，计划经济的思维一时难以转变，造成知识产权保护意识十分淡薄。对有关知识产权的法律规定和保护政策似是而非，掌握不全面，致使科技人员和档案管理人员对知识产权缺乏保护意识，进而导致知识产权流失严重。

②长期搁置科技档案，造成知识产权的自然流失

在传统计划经济和科技体制下，由于科技与经济相互脱节，有些档案部门把科技档案封锁起来，长期搁置，无法产生经济效益。在新兴的知识生产为主的经济时代，科研成果从发明到应用的周期缩短，新技术、新产品更新换代速度加快，知识的更新周期加速。科技档案管理要尽快适应新形式，对科技档案信息资源及时进行开发利用，发挥其应有的作用。

③专有技术的保密工作亟待加强

档案利用日益增多，个别人钻科技档案管理不严的空子，投机取巧，抄袭和剽窃他人成果，将人家的结果写进自己的论文。还有的人将与他人合作的产品配方归为己有，进而泄漏给他人或向一些小企业兜售，谋取私利。诸如这些现象都反映出目前对科学技术成果的保密问题亟待加强，科技档案保密工作不容忽视。

3.科技档案管理在机构制度上存在的知识产权问题分析

①管理机构不健全，措施不到位

在科技档案管理中，知识产权的管理机构和管理措施明显滞后。目前，高校和科研院所尚未建立适应科技档案管理的知识产权管理机构，也没有制定相应的知识产权管理办法；或者有的管理措施只停留在知识产权的保护上，没有与科研人员的晋职晋级、评优评先结合起来，或者对于知识产权重“保”过于重“用”，成果束之高阁，造成资源浪费，使科技人员缺少利益归属感和成就感，严重影响科技人员主动参与知识产权保护的积极性，导致归档材料不真、不全，立卷质量差。例如每年的研究生毕业时，完成课题的实验记录应该立即归档，但由于管理脱节和不到位，往往造成研究生私自将实验记录带走，以致后来需要完成结题任务和申报成果时，缺乏真实完整的实验数据，对结题、评奖、专利申报及进一步研究造成严重影响。

② 执法监督不到位

《档案法》已颁布实施多年，各级档案部门积极贯彻执行，在取得一定成绩的同时也还存在一些问题，比如违反《档案法》的处罚问题还缺乏手段，像抄袭别人技术档案、丢失档案、损坏档案、档案泄密等问题，处理起来操作性不强，有的只是轻描淡写，或者以批评、检查代替处罚，而不是用法去制约，其结果违反《档案法》行为时有发生。

③处理不好开发利用与保密的关系，引起知识产权纠纷

在科技档案开发利用的过程中，少数档案管理人员有时为了一些经济利益，在科技成果转让时处理不好科技档案的开发利用与保密的关系，引起科技人员的不满。档案管理部门在工作中要对所有科技成果档案协同科研管理部门及科研人员准确地确定密级，分清有偿转让的范围。对不属于有偿转让的一切科技成果，应当在国内广泛交流，以提高宏观经济效益，譬如国家投资引进的技术，应当遵循一家引进、全国受益的原则，由相应的主管机关组织交流。属于有偿转让范围的，要分清产权归属，属于职务技术成果的，要在确保国家和单位利益的前提下，多渠道地进行洽谈交流，使科技成果尽快被开发利用，转化为现实生产力，服务于社会。属于非职务技术成果的，要在产权人的授权范围内利用，绝不可为眼前一点经济利益擅自扩大范围，造成产权人与档案管理部门的矛盾。

二、科技档案管理对知识产权保护所需采取的对策与措施

1.加强科技档案部门的思想建设

①树立一切为公的思想，加强科技保密，保护国家机密安全

科技档案是科技活动的产物和真实记录，为了国家机密的安全和有利于科学技术与经济建设的发展以及科技成果发明人的权益，必须对科技档案的某些部分进行保密。就是在利用时限定使用范围，严格遵守保密法规，该保密的不能内外不分，不该保密的不能借故保密影响利用，对于一些有产权的，更要保护其产权不受侵犯。

②加强普法宣传和职业道德教育，营造知识产权保护氛围

首先对本单位的科研人员和科技档案管理人员进行《档案法》、《专利法》、《著作权法》、《保密法》等档案管理中涉及到的法律基础知识的普及教育，增强法律意识，任何人不得采用不正当手段将属于国家和单位的知识产权成果据为己有、非法使用、泄露或转让。其次要加强职业道德教育。一些单位的大多数科研项目是国家自助项目，科研人员的技术成果是职务发明，其成果属于公有财富，所以单位管理部门应对职工加强职业道德教育，使他们真正树立起一切为公的思想，把奉献精神作为一种道德追求。

③增强知识产权保护意识与科研成果管理相结合

利用各种媒体在单位内进行知识产权法规、专利申请流程的宣传教育，提高对原始资料及时归档重要性的认识，加强科技人员保护知识产权的责任心，在存档、借阅、调用档案时需征得相关科研部门的同意，配合档案管理人员完成知识产权的整理、保护工作。知识产权保护工作还要与科研成果管理相结合，科技人员在完成职务发明和本职工作以内的科研工作后，应将全部的科研成果资料，包括:全部的实验报告、数据、手稿、图纸、声像等原始资料，以书面形式交回科研管理部门，对其专利的必要性和可行性进行审查，能申请专利的及时办理申请手续，然后再或进行成果鉴定，对不宜申请专利但有使用价值和发明价值的成果作为本单位的技术加以保护。对未及时申请专利或采取保护措施的单位和个人给科技成果所有者权益造成损失的，除取消该成果申报成果奖的资格外，还应追究直接责任人和单位主要负责人的责任。

2.加强科技档案部门的组织制度建设

①加强对档案知识产权保护工作的领导，建立健全档案知识产权保护制度

高校、科研院所应在成立科技档案管理办公室基础上，设立知识产权管理机构。遵照国家知识产权保护法，制定相应的档案知识产权管理办法，对在档案管理中涉及到的知识产权问题进行管理，使科技档案知识产权管理工作做到有序、合法的运转，避免出现专利纠纷或产权流失。同时要完善高校、科研院所科技档案知识产权保护制度，防止国有资产的流失，也要兼顾高校、科技人员的合法权益，激励高校及科技人员进行技术创新的积极性；注意知识产权的获得与维护，重视知识产权的转化问题。

各级科研管理部门应坚持用法律手段履行各自的职能，建立健全适应新形势下的各种规章制度，把必要的行政手段和经济手段纳入制度的轨道，帮助各专业主管与单位建立和完善科研工作、档案工作的约束、激励、监督机制，使全社会的档案工作逐步走出一条自我约束、自我完善、自我发展的新路子。

②广泛收集，丰富馆藏，规范归档制度

科技文件在收集整理归档时，要抓住主要环节和重要阶段，按课题分类进行收集。科技活动到了成果鉴定阶段，就要将课题各个重要环节的原始记录、实验报告和相关的技术文件等收集齐全，因为鉴定阶段标志着课题研究工作的结束，材料已全部形成，需要认真地收集，及时整理归档，储备丰富的档案信息。供有关单位和个人使用，满足国民经济和社会发展的需要。

③注重知识产权保护，更要注重科技档案的积极开发和利用

大力开发科技档案信息资源，面向本单位，面向社会，为科研成果的形成和发展服务，促进开发、利用档案信息资源是档案管理工作的一项重要的业务。一方面取得的经济效益可以加大对科学研究的投入，另一方面可以充分发挥知识产权在科研工作中的积极作用，创造更大的效益。北大方正、东大阿尔派及著名的“剑桥现象”等都是成果利用、知识产权物化的典范。为方便科技人员利用原始资料，可按照保密规定，归档时将需要经常利用的部分原始记录复印一份给课题负责人留用。

保管科技档案目的是将“死”的档案资料变成活的知识加以应用，指导科研实践活动，发挥更大的价值。所以，对于科技档案工作者来说，应该积极主动地采取各种方式、方法，开展和推进科技档案的利用工作，使科技档案在社会主义现代化建设中产生应有的经济效益和社会效益，这是科技档案工作的基本任务。当然，利用档案要在不泄密的前提下进行，否则将会给国家机密安全带来损失。

④保护档案知识产权应当与本单位实际情况相结合

档案知识产权保护工作要与一定考评制度改革相挂钩，并予以经济奖罚。对本单位职工在保护单位知识产权工作中成绩显著的，在晋职、晋级、评优时作为一项指标进行考虑，适当给予物质奖励。对于违反单位知识产权规定，给单位权益造成危害的要采取行政和经济处罚。

三、结论

本文尝试着对相应的对策和解决措施进行了思考，借鉴了一些学者专家的观点并进行了总结归纳。提出从科技档案相关人员的思想建设和科技档案相关单位的制度建设两个大的方面着手，同时把握好知识产权保护和科技档案有效利用的关系，结合科技档案所在单位的具体情况来解决科技档案管理中的知识产权保护问题。希望这些思考能对我国科技档案的知识产权保护工作的发展起到一些参考作用。

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