试论针对电子档案载体的保护技术与政策

【摘要】进入21世纪以来，科技发展越来越快，随之产生的电子文件，电子档案也是越来越多。然而，我国档案保护技术本来就落后于西方，而在电子档案方面，保护力度更是远远不如传统的纸质档案，因此，我们必须加强电子档案载体的保护。

【关键词】电子档案；载体；保护

一、传统档案的载体以及保护措施

（一）传统档案。主要包括金石档案、竹简档案、布帛档案以及占有量最大的纸质档案。其中，我们主要讲的就是纸质档案。纸质档案是指以纸张为书写材料的n案材料。对于纸质档案而言，只要保护好了纸张材料，档案的信息也就得以保存，档案的记录不会损毁。因此，从这个角度而言，纸质档案的保护比电子档案就容易得多。

（二）传统档案的保护策略。我国档案保护技术贯彻“以防为主、防治结合”的原则，重在基础设施和基本保护条件的改善。国家档案局于1986年颁发的《档案馆建筑设计规范》根据我国的经济情况提出了库房设计的要求对档案的保护从安全、温湿度控制、光照等方面提供了最基本的条件。1987年又颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，为档案库房的科学管理提出了可操作的、较具体的要求。从这两点看来，我国在传统档案的保护策略方面做得还比较到位，具备比较高的可操作性和安全性。然而，电子档案载体与纸质档案在根本上的不同，导致国家对于纸质档案保护的相关规定对于电子档案不一定能做到行之有效。

二、电子档案的载体

（一）电子档案载体的寿命。电子档案一般包括磁带、磁盘、胶片、光盘等主要载体的文件。磁盘和磁带的主要物质成分是聚酯底基，聚酯底基容易产生静电，从而沾染粉尘导致弯曲变形，容易与磁粉脱离，伸长后不易恢复，数据极易丢失。光盘是利用激光进行信息存取的，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。而胶片的主要组成部分是保护层、乳剂层、防光晕层、底层、片基和背涂层。其中最关键的部分在于乳剂层，它主要有卤化银和明胶，其中卤化银在光线下容易变形发黄，因此保存时间不长。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。因此，必须更加重视对于电子档案载体的保护。

（二）电子档案载体的环境。1.温湿度。不合适的温湿度对于纸质档案和电子档案载体都会有影响。高温高湿，可促进纸张发生水解――氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40%±5%，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。2.灰尘。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。3.磁场。对于纸质档案来说，磁场对于纸张几乎毫无影响，但是对于电子档案载体而言，多数却是致命性的影响。电子档案载体大多数是磁性物质，包括磁带、磁盘等。外来磁场容易造成磁性档案的磁性涂层发生消磁或者磁化，造成信噪比降低，从而破坏记录信息，影响读取效果。这样一来，档案保存就失去了意义。另外还有一点是机械震动，强烈的机械震动会造成载体材料种分子排序混乱，剩磁衰竭，从而破坏信号，破坏信息记录。4.光线和有害气体。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体，主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基、带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

（三）电子档案保存技术。纸质档案一旦形成，它的载体与信息是同位的，永远结合在一起，只要载体不损坏，信息就能一直保存。但是电子文件不同，电子档案是高科技的产物，它的载体与信息往往是分开的，或者说，信息无法直接从载体中读取，而是需要类似于计算机等技术才能读取信息。因此，电子档案的保存不仅与纸质档案保存的各类因素相关，还有其自身独特的因素，即技术。一旦技术过时，档案信息将无法读取。技术过时的表现有两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，技术过时比另外一些环境因素更影响电子档案的保存。

（四）子档案保护。与单一目标的纸质档案保护相比，电子档案不仅仅是保护载体那么容易。电子档案的信息和载体是分开的，使文件信息随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险。同时还有个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序改写文件信息或者是破坏甚至销毁文件信息。因此，对于病毒的防范也是不容忽视。

三、加强电子档案保护措施与政策

（一）技术保护。1.身份验证。身份验证是一种保障电子文件以及电子档案信息真实性的重要手段。身份验证是用户进入系统后的第一道防线。通过身份验证，系统才能允许用户进行档案操作，而且可以根据用户身份追究责任。2.数字签名。数字签名采用的是公开密钥体制下的加密措施。数字签名是一种数字字母串，利用自己不公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理，收件者需要有密钥才能获得信息。数字签名必须保证：第一，收件者能够核实密钥；第二，发件者不能对密钥进行抵赖；第三，收件者不能伪造数字签名。3.信息加密。事实上，几乎所有的安全措施都包含加密技术，比如口令加密、数字签名、网络通道等，当然也包括文件信息本身的密码。由于加密方式不同，使黑客很难从截获的文件中解读出原文内容，无法对其篡改，从而保护电子文件在传输中的安全性。4.防火墙。这是从网络本身安全出发，阻止黑客的重要手段。防火墙是随着Internet的发展而发展的，成为一种网络安全的专用保护技术。通过防火墙，可以阻止其他系统的用户进入访问，从而能够保证文件的安全，保证信息不会泄露。5.数据备份。如果没有数据备份，当发生自然或者人为灾害时，就会导致系统数据丢失、电子档案的信息遗失。因此，对电子文件的备份是非常重要的，同时，不能仅仅进行一项备份，通常要进行硬件备份、软件备份和人工实时备份等多种备份方式相结合。保证在灾害过后能够及时恢复电子档案信息。

（二）政策保护。1.电子档案保护工作向前延伸。将电子档案保护工作向前延伸，并不仅仅意味着加强电子文件档案管理，规范电子文件形成、传递、归档、移交、保管、利用等环节的操作行为。更重要的是，还要把档案保护的要求渗透到电子文件技术的研究改进上，积极参与和加强对电子文件生成、存储、传递等技术的规划设计、选择和控制。电子文件的价值，在于它能够发挥文件和档案的功能，如果它对于计算机有过分的依赖性，那么，它只能是计算机的附属品，很难实现价值。因此，当务之急是把电子档案保护工作延伸的重点放在提高整个电子文件技术水平上，以减少对于计算机的依赖性，使其满足档案阶段的基本要求。2.开展与相关领域的技术研究合作。电子档案保护工作者，不能仅仅依靠掌握和运用现有的电子文件技术来保护电子档案，而且还应该积极参与到电子文件技术的发展、完善上，从根源上缓解电子档案保护工作的困境。对于档案保护领域而言，进行合作不但有利于完善电子文件技术，还能培养合格的技术人才，从长远发展来看，与相关领域开展的技术合作应当是广泛、全面的。

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