基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题研究

[摘要]以清华大学图书馆特藏建设为实证,提出基于捐赠建设高校图书馆特色馆藏的观点,研究与之密切相关的三个关键问题:通过系统管理使图书馆捐赠工作的征集、收登、分编处理、回复等规范化、流程化;利用特色资源辅助发掘模式,提高特藏发展方向决策的科学性和客观性;建立良好、高效的特色馆藏服务机制,为特藏建设的可持续发展打下基础。

[关键词]捐赠　特藏建设　系统管理　信息挖掘　服务机制

[分类号]G250

1　基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题研究的意义

特藏(speciCollections)是特色馆藏的简称,对其定义目前还没有权威表述。本文藏是指图书馆具有某种重要性的特殊收藏。这种重要性通常体现在:年代、版本、主题、收藏者以及文献类型等等。高校图书馆特藏建设在帮助建立新的研究领域、提升学校总体声誉、传承校园文化、提升图书馆自身核心竞争力等方面有着重要的意义。

世界著名高校图书馆的特藏建设始于20世纪30、40年代,至今已经颇具规模,如哈佛大学、耶鲁大学等。20世纪90年代,我国高校图书馆也开始着手建设自己的特藏。但是由于国内大多数图书馆将特藏界定为价格昂贵的古籍善本,加上高校图书馆普遍经费紧张,所以迄今为止,国内高校图书馆的特藏建设仍处于起步探索阶段。考虑到特藏建设与经费紧张之间的矛盾,本文提出基于捐赠建设高校图书馆特色资源的观点,并以清华大学图书馆特藏建设为实证,研究其关键问题:系统管理、特色资源发掘模式及服务机制。

研究基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题有重要的理论和现实意义:

1.1　捐赠是高校图书馆资源建设的重要途径

捐赠是高校图书馆资源建设的重要途径之一,特别是在进行人文社科资源建设方面。因为人文社科资源的建设不是一朝一夕能见成效的,很多老的、旧的文献资料目前已经无法买到,所以捐赠就成为高校图书馆补充人文社科馆藏的重要来源。

1.2　高校图书馆通过捐赠可以获得珍贵特藏

有很多珍贵收藏不是用钱就能买到的,因为不少私人收藏者在处理自己的藏书时考虑的不是金钱回报,而是耗费毕生心血的藏书怎样才能发挥最大的学术价值和作用;当然也有些私人收藏者希望自己百年之后能够通过藏书名垂后世。这些因素都使得高校在通过捐赠获得珍贵藏书上远远领先其他机构,也是本文研究的基础意义。

1.3　高校图书馆的现状决定了基于捐赠建设特藏的现实意义

常见的特藏建设途径包括购买、系统积累和接受捐赠三种。而目前高校图书馆经费普遍紧张,很难筹集到大量资金购买价值不菲的特藏资源;系统积累特藏资源又需要高水平的专业人员,要耗费漫长的时间,不是任何一个图书馆都能做到的。在经费紧张、人力资源极为有限的情况下,从捐赠中发掘有发展前途的特藏方向,并在今后的捐赠征集中有目的地开展工作,是高校图书馆特藏建设最为高效、便捷的途径。

2　基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题及其研究目标

每个高校都有自己丰富的社会资源和校友资源,这是获得捐赠的源泉,也是建设高校特色馆藏的良好基础。如何有效管理辛苦征集来的捐赠品?怎样从大量的捐赠品中发现有价值的特藏发展方向?如何将可能的特藏发展方向变成图书馆真正的特藏?特藏如何提供服务以便达到提高图书馆核心竞争力的效果?……这些都是基于捐赠的高校图书馆特藏建设要考虑的问题;其中的关键问题是基于捐赠的高校图书馆特藏建设的系统化管理模式、特色资源的计算机辅助发掘模型以及利用特色资源有效开展特色服务的机制。

研究基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题最终要求达到以下目标:

・研究各类捐赠资源的特点,特别是非书刊资源的特点,建立符合高校图书馆信息服务需求的捐赠资源元数据规范,对捐赠物品进行全面深入的揭示,以便合理的组织捐赠相关信息。

・优化高校图书馆捐赠处理的各个环节,建立基于工作流技术的捐赠管理信息系统,对捐赠工作实现全面的电子化系统管理;借助该系统,实现捐赠工作的规范化和高效性。

・在捐赠管理及服务系统基础上,利用分散信息的聚类等数据挖掘技术建立基于捐赠的特色资源计算机辅助发掘模型,发掘可能的特藏发展方向。

・以捐赠管理及服务系统为平台开展特色服务,研究探索利用特色资源配合学校师生各种教学和科研需要,有针对性地开展主动学术信息服务的机制。

前两个目标的实现对于目前国内高校图书馆无章可循、各自为政的捐赠工作能够起到标准化示范作用;而建立特色资源计算机辅助发掘模型,不但能让高校图书馆在确定特藏建设方向上有据可依,而且使得特藏建设更有效可行;特色服务的机制研究,可以让图书馆在与网络内容提供者的竞争中立于不败,是图书馆的立馆之本和发展之道。

3　基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题之一:系统管理

清华大学图书馆建立了集捐赠登记、捐赠统计、展示功能于一体的捐赠管理及服务系统,可以全面优化捐赠工作流,实现捐赠工作的自动化管理。本文将捐赠管理及服务系统简称为“捐赠系统”。

3.1　管理对象

根据清华大学图书馆接收到的捐赠资源类型,捐赠系统管理对象主要有5个类别:图书、期刊、资料(例如:手稿、剪报、海报、照片、证书)、特殊赠品(例如:古董、字画、家具、人偶)及捐款。

3.2　系统规划

根据面向的用户不同,捐赠系统将包括后台管理、前端展示两个子系统:

・后台管理子系统的使用者是图书馆馆员,侧重信息组织和工作流的建立。通过分析研究,将建立符合我国高校图书馆信息服务需求的捐赠资源元数据规范,更好地对相关资源进行描述,便于电子化管理;同时基于清华大学图书馆的捐赠工作,建立规范合理的工作流,实现从捐赠联系、接收登记到捐赠物处理入藏等一系列工作的自动化管理,推动捐赠工作的规范化、程序化,提高工作效率。

・前端展示子系统面对的用户是捐赠者和普通读者,主要侧重两点:①汇总特藏资源信息,动态实时公布;②适度宣传,调动捐赠者的积极性。

3.3　功能概述

基于系统规划,捐赠系统将要实现的功能(见图1),具体包括:

・通过信息系统进行上述5大类别的捐赠物品的信息处理,包括捐赠者和捐赠物的信息登记、编辑、捐赠物去向的处理、捐赠回执和证书的在线打印等。捐赠管理工作流示意图见图2。

・基于捐赠人(或捐赠单位)名称、登到批号、捐赠物品名称等信息点的检索查询。

・针对捐赠者、接受捐赠者、确认者、来源、去向等多个信息点进行统计,为决策提供数据依据。

・建立捐赠联系导航,针对不同的捐赠途径将捐赠者导向不同的捐赠联系方式,减少了捐赠者及捐赠物在图书馆部门间的流转程序。

・实现捐赠公告以及在线咨询功能,不仅可以增进与读者的距离,发动大家踊跃赠书,丰富我馆馆藏;

而且可以通过网络及时告知读者哪些赠书可以转赠,使捐赠来源的特藏资源发挥更大的效用。

・建立“网上展示厅”,实现捐赠新闻和捐赠主题展览等信息的动态与管理功能,通过图文并茂的形式加以适当的页面特效,生动地展示信息,加强捐赠活动的宣传力度。

・实现“重要捐赠榜”、“最新捐赠榜”、“社会捐赠名录”等主要榜单的动态汇总和自动,增强捐赠物品接收后的宣传,激发读者的捐赠热情。

・实现捐赠物查询功能,捐赠者可以查询到自己的捐赠物品在“捐赠管理信息系统”中登记的入藏、转赠等处理情况,及时地告知捐赠者,体现对捐赠者的尊重。

4　基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题之二:特色资源发掘

捐赠是高校图书馆资源建设的重要补充途径。通过捐赠可以丰富馆藏,在一定程度上缓解当前高校图书馆资金紧张的问题,而且其中不少捐赠品可以继续建设发展成特色馆藏。如何结合本校教学科研需求和学科特点选定合适的特藏建设方向,是高校图书馆特藏建设要解决的根本问题。在清华大学图书馆特藏建设的实际工作中大家发现,如果仅靠馆员主观判断来决定特藏建设方向,难免会因为没有有力的科学依据而不够客观,缺乏说服力。

为解决这个问题,方便馆员在大量捐赠资源中及时准确发现有价值的特色资源,清华大学图书馆在捐赠系统基础上利用数据挖掘技术建立基于捐赠的特色资源计算机辅助发掘模型,发掘可能的特藏发展方向;然后结合图书馆的馆藏和服务需求及本校特点,从高校教学科研的实际需要和未来发展出发,选定特藏建设的方向,集中一切力量,采用各种方式发展特色馆藏,使特藏建设更有效可行。

为实现该模式,笔者所在的图书馆(以下简称“我馆”)引入粗糙集理论,采用直接数据挖掘和间接数据挖掘两种技术实现对不同类型捐赠信息的特藏发掘。

4.1　粗糙集理论

高校图书馆获得的捐赠来源广,质量参差不齐,只有与高校教学科研关系密切的高品质资源才能最终发展成为特藏。为使挖掘工作进行更顺利、有效,我馆运用粗糙集理论对捐赠系统中的大量信息进行预处理。

粗糙集(Rough Set)理论是一种数学工具,用于研究不精确、不确定性知识,由波兰科学家Z・Pawlak于1982年首先提出。用其对捐赠系统数据作预处理的理由如下:

第一,捐赠系统后台为关系型数据库,其关系表可以看作粗糙集理论中的决策表,这样不用对原始信息做任何转化就能直接方便的使用粗糙集方法处理数据。

第二,捐赠资源中是否有可发展的特藏方向?哪些可以作为未来特藏的发展方向?这些问题都是不确定的,从捐赠系统中发现不确定的信息,正是最适合粗糙集理论发挥用武之地的工作。

第三,利用粗糙集理论对捐赠系统数据进行预处理,排除特藏发展方向发现过程中的噪声,使得到的知识发现算法有利于并行执行,使发现的特藏方向在实践中更易于验证和操作。

捐赠系统中的信息经过粗糙集方法预处理后,可实现以下目标:

・从捐赠系统中去除冗余对象(如非研究型资料、非法资料等),即值约简。

・从捐赠系统中去除冗余属性(如馆藏复本信息、捐赠接待者信息等),即属性约简。

・得到独立属性的最小子集,同时保证与原属性的分类质量相同,即约简的属性。

・得到各约简集的交集――核(core),即最优约简集的必要元素。

・得到捐赠系统信息的分类规则。

4.2　直接数据挖掘与间接数据挖掘

捐赠系统中的数据经过粗糙集理论预处理后,就可以灵活运用直接数据挖掘(如:分类、估值、预言)和间接数据挖掘(如:相关性分组或关联规则、聚集、描述和可视化)对处理后的信息进行特藏挖掘。

清华大学图书馆目前在捐赠的基础上已经建成了清华文库、爱泼斯坦专藏、古籍特藏、海外“保钓、统运”资料专藏、科恩图书室、龚育之专藏等一批特色馆藏。这些特藏资源按照捐赠信息的特点可以分为两大类:以捐赠者为基础和以捐赠品的内容主题为基础。爱泼斯坦专藏、科恩图书室、龚育之专藏属于前者,清华文库、古籍特藏、海外“保钓、统运”资料专藏属于后者。

鉴于此,我馆按照捐赠品的主题和捐赠人分别对捐赠系统中的信息进行分类,并预言同一主题和同一个捐赠者的捐赠品都有发展成特藏的可能性,利用已经建成特藏的捐赠信息集合建立“同主题”模型和“同捐赠者”模型;然后根据模型,通过关联规则、分散信息的聚类(如基于共现分析的文本知识挖掘法、高频主题词的共词分析)等方式,对捐赠系统数据库中的其他数据进行分析,选出最可能成为特色馆藏的捐赠资源,也可以选出与已有特色馆藏最接近的捐赠资源,以进一步扩充完善已有的特色馆藏。

例如,利用“同主题”模型,清华大学图书馆从捐赠系统中发现了2008北京奥运资料、我国少数民族语言文字资料原件、名人手稿等几个很有价值的特藏发展方向,并在捐赠征集工作别关注这几个主题,目前已经颇有成效。

为实现分类、预言、聚类、关联等,会用到主题识别、基于语义的汉语文献主题词提取、共现分析、共词分析等技术,限于篇幅,不再赘述。

5　基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题之三:服务机制

高校图书馆特藏建设的最终目的是为教学科研服务,特藏建设的服务机制决定该项工作的效果。服务机制是基于服务施与和接收的关系建立起来的各种制度的总和,主要包括服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用等。

基于捐赠的特藏服务既要考虑捐赠环节,又要考虑特藏馆藏使用,具有读者群特定,读者信息需求目的性强且专深等特点,因此其服务机制包含在图书馆总的服务机制之中,不与总的服务机制相悖,但又具有一定的特殊性。

5.1　捐赠征集与特色服务相结合

清华大学图书馆开设特藏阅览室、专藏阅览室,不同级别的资源对不同级别的读者开放;同时设立大量的“研读小间”、“讨论区”等独立区域,供读者就某个主题或研究课题展开讨论而不会影响到其他读者。

清华大学图书馆对价值高的捐赠品设立专室(如科恩图书室)或专架(如名人专架、院士专架等),打破图书馆按文种和资料类型分开排架的常规,将这些捐赠品集中排架,极大地调动了捐赠者的积极性。清华大学图书馆作为学校文化传承的基地,利用特藏资源的稀缺性以及人才济济的优势,开展与文化相关的各类活动,如举办名人手稿展、名人专藏展,还配合院系在院庆、系庆时举办与之相关的藏品展览,不定期地请相关专家学者对某珍贵藏品举办小型讲座等。通过这些特色服务,既传承了校园文化,提高图书馆的知名度,又起到宣传征集捐赠的作用,提高了特藏资源的利用率。

5.2　加大数字化服务力度

特藏资源有些具有文物价值或由于某特殊原因不宜于一般读者接触,如古籍善本、珍贵签名本、手稿等,为最大限度地让读者使用图书馆资源,清华大学图书馆将这些资源数字化,包括内容、外形等,读者不接触

实物就能对这些资源有全面深入的了解。特藏服务部门还提供相机、DV等数码设备,在一定范围内供读者对某些不能出借的资源按自己的需求进行数字化。

对已经数字化的资源,清华大学图书馆按专题建立数字图书馆(如“清华文库”数字图书馆),对专题资源进行深度挖掘,为读者提供个性化、集成化的信息服务;专题数字图书馆的建立也吸引更多的人将同主题资料捐赠到图书馆。

5.3　重视服务环境与互动,提供高水平的服务

清华大学图书馆对捐赠接待处及特藏服务区的色彩、立体布局等进行科学设计,搭建低碳温馨的环境;提高馆员素质,要求接待服务的馆员对捐赠政策、馆藏建设目标和原则、特藏资源等做较专深的了解,以便提供专业咨询服务;与读者开展多渠道信息沟通,建立良好的互动关系,吸纳读者参与到特藏建设中,让读者在不知不觉中成为义务的捐赠征集宣传员。这样不但能提高特藏服务水平,而且还能够取得读者的信任和支持,获得更多更有价值的捐赠品,为特藏建设提供广阔的资源。

5.4　有偿服务与无偿服务相结合

高校图书馆为本校教学科研提供的信息服务基本都是无偿的,但特藏建设需要大量的资金,加上特藏资源本身的特殊性,可以将有偿服务与无偿服务有机的结合起来开展特藏服务。清华大学图书馆对于特别珍贵的藏品开展按次有偿服务,这主要是考虑到实物在使用时会对其造成不同程度的损伤,为了维护、修补藏品需支付不菲的费用,为保证特藏的可持续性发展,适当收费是必须的。

6　结语

基于捐赠的高校图书馆特藏建设是一个新生事物,捐赠系统使业务工作规范化、流程化,特色资源辅助发掘提高了业务决策的科学性和客观性,特藏服务机制为特藏建设的可持续发展打下基础。本文是在升华清华大学图书馆实际工作的基础上形成的,文中的理论和技术都经过实践检验,取得不错的效果,为我国高校图书馆特藏建设提供了一个很具参考价值的实证研究。

参考文献:

[1]张红扬,弘扬文化传统彰显个性特色――试论近年来高校图书馆特藏的发展,大学图书馆学报,2007(2):83-87

[2]韦庆嫒,美国著名大学图书馆“高校特藏”资源建设研究,大学图书馆学报,2007(2):86-92

[3]晏凌,基于捐赠的清华大学图书馆特藏建设,图书馆杂志,2010(2):44-45,56

[4]张蓓,晏凌清华大学图书馆捐赠管理及服务系统的设计与实现,现代图书情报技术,2009(7/8):111-116

[5]熊芯,基于粗糙集的数据挖掘方法研究[学位论文],哈尔滨:哈尔滨工业大学,2009

[6]王珂,徐瑾,高校图书馆构建“以读者为本”的服务机制研究,科技情报开发与经济,2009(29):8-10