打印前的“安检”:打印预览

打印，是办公室中一个很常见很基本的工作，可很多人在打印文档或者图片的时候，却发现得到的结果和自己想要的千差万别。其实，你的眼睛欺骗了你，看到的不一定就是打印的最终效果……要想解决打印的问题，最好在打印前增加一道工序，那就是打印预览，因为打印预览的效果才是你最后得到的效果。

打印长表格

对于Excel文档来说，最容易碰到的问题就是打印数据量大的Excel报表了。打印时不管横竖都无法一页搞定，经常会出现断页，几个项目吊在另外一张打印纸上，既不便于查看，又浪费纸张。它的编辑效果与打印输出的实际效果相差最大（以Excel 2013为例）。

打开长表格，点击“文件”，切换到“打印”，这时在页面右方的窗格中会显示出该表格没有进行任何调整的打印效果（如图1）。从图上可以看出，该表格显示不完整，这样打印出来就会出现断页的现象。要调整打印效果，可以关注左下“设置”中的几个选项。

对于细长的表格来说，可以将默认的“纵向”表格调整为“横向”，这样更符合打印纸的长宽比。调整的效果会在页面右侧的窗格中即时显示。

如果调整了页面方向以后，表格内容还是超出打印的范围，在超出的范围不太多的情况下，可以试着调整一下边距，比如切换成“窄边距”（如图2），这样可以让更多的表格内容纳入打印的范围。窄边距只是软件提供的一个默认数值，你还可以根据需要，从该项的下拉列表中选择“自定义边距”，自己输入数值（如图3）。

如果这样调整以后，还是不能在打印范围中显示完需要的表格内容，那就在最后一个缩放项中缩小表格的缩放比例，如果不是巨型的表格（比如本例中的表格），可以直接选择将“工作表调整为一页”，这样在右边的预览窗格中就可以看到完整的表格内容了（如图4），也就是实际的打印内容。当然打印出来的文字要比实际表格中的文字小。

如果是大型的表格，可以配合“横向”和“纵向”的设置，选择“将所有行调整为一页”或者“将所有列调整为一页”。调整的时候注意观察右侧的预览窗格，就能知道自己实际打印出的效果了。

打印长文档

和打印长表格相比起来，用Word打印长文档没那么复杂，但有时候我们也会碰到这样的情况：文档最后一页只有一两行甚至几个字，却仍需要占用一整页的空间。这样打印就太浪费纸张了。在Word2007和Word2010中，可以这样解决。

Word2007：单击Word窗口快速工具栏上的“打印预览”图标，在打印预览状态下，可以在工具栏上找到“减少一页”的图标。点击“减少一页”，Word就会自动调整字号、间距等设置，把最后那一两行文字调入上一页中，以达到减少一页的效果。如果想准确地把文档压缩到指定页数内，只要重复单击“减少一页”，直到所需页数即可。需要提醒的是，如果超出的内容行数过多，可能会导致字体过小，请慎重使用该功能。

Word2010：右键单击快速访问工具，选择“自定义快速访问工具栏”，依次点击“打印预览选项卡/减少一页/添加”，点击“确定”，再按照上面的方法点击该按钮即可。

打印网页

网络上有很多需要的资料，但在打印网页时却经常出现问题，像页面右侧少了一半，或者页面上下多了一些多余的文字等等。为什么会这样呢？还是那句话，你的眼睛欺骗了你。不行，点开浏览器上的打印预览试一试。

以Firefox为例，在工具栏上依次选择“文件/打印预览”，就能看到真实的打印效果了。不过，和我们之前看到的不一样，这里多了网址、标题、日期和页码等我们并不需要的信息（如图6），这是它默认的打印设置。如果不加以修改，就会得到这样的打印结果。当然，这并不是我们想要的。

首先，把这些多余的文字去掉。在打印预览中选择“页面设置”，再切换到“页边距和页眉/页脚”选项卡，在“页眉和页脚”选项中可以看到多出的那些文字是怎么来的。如果你都不需要，那就挨个在这些下拉列表中选择“空白”，然后保存设置（如图7、8）。再根据前面的方法重新回到打印预览，就看到那些多余的文字已经去掉了。

除此之外，还可以在“打印预览/页面设置”的“格式和选项”卡中，对纸张方向和缩放比例进行调整（如图9）。大家使用的多是A4纸，要想完整打印出网页，一般需要把方向设置为“横向”，并在“页边距和页眉/页脚”选项卡中将页边距调到最小（如图9），再通过缩放比例调整打印范围。不过缩放比例也别太小，否则打印出来的文字就看不清楚了。

等比打印身份证

很多时候都要用到个人的证件复印件，如果之前就用扫描仪将证件保存为数字文件，这时只需要用打印机将证件打印出来即可。但如果直接打印，就会得到一整张A4尺寸的证件照，这可不行！

对于办公族来说，这个时候就可以利用Office的所见即所得功能来调整扫描件的打印尺寸了，比如身份证，我国第二代公民身份证的标准尺寸为85.6mm×54mm，在空白Word文档中插入身份证扫描图片后，左键双击图片，选择裁剪工具将扫描件的白边剪掉，再点击图片顶点即可缩放尺寸，这时可以参考Word文档的标尺（标尺可定义为厘米，在Word 2007中点击“Office按钮/Word选项/高级/显示”，设置“度量单位”为厘米并取消勾选“以字符宽度为度量单位”项即可），或者直接右键点击图片，选择“大小”，在尺寸可旋转中直接输入高度5.4厘米、宽度8.56厘米即可。