“重要”与“一般”之辨

1987年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》条款中，有很多“重要的”、“一般的”区分。档案界同仁对此多有评论。认为，“重要”与“一般”的界限区分表述模糊、弹性大、可操作性不强。特别是由于对条款的理解会因人而异，随意性较大，容易造成划分保管期限时，对一些文件价值的判断不够准确。

国家档案局从1999年开始启动《关于机关档案保管期限的规定》修订工作。经过7年反复慎重研究，终于以国家档案局令的形式了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），作为行政规章执行。但《规定》中涉及“重要的”、“一般的”仍有11项。一些同志对此仍觉不满。

笔者以为，“重要”与“一般”的表述在一些地方是必要的，大可不必“欲灭之而后快”。首先，作为国家档案局的《规定》，全国一张表，对一些文件材料价值的描述无法尽详。各级、各单位在制定具体的文书档案保管期限表时可以尽量准确。其次，实际上《规定》中对个别事由、问题及其产生的文件材料的重要性描述也只能是相对抽象的。

《规定》作为一类公文，同样可以使用公文写作的一些手法。“重要”与“一般”就是一类公文中常用的模糊语言。所谓“模糊语言”是指公文语言中不确指的词语。如我们常用的各单位、适当时机、适当方式、不定期、条件具备的单位、确因工作需要、符合下列条件者、基本上、较符合要求等模糊词语。“模糊语言”运用得当，能以少量文字表达丰富的内容，产生精确语言所不可代替的作用。因此，“重要”与“一般”的使用既具有必然性，也具有必要性。

虽然，“重要”与“一般”的区分有一定的难度。但是并非不可捉摸，仍有规律可循。

第一，可以从文件材料的两个基本面区分“重要”与“一般”。一看作者。在反映同一问题的文件中，作者为本机关的就重要，反之则次之。因为，从保管国家档案资源的角度，各机关把自身的文件管理好，国家综合档案馆保管的全社会的档案就基本齐了。二看内容。分析判断归档文件内容与本机关职能工作的联系。重要的文件是反映具有“个性”的职能工作的文件；一般的文件是反映“共性”的工作情况的文件，如安全保卫、计生工作。由此，我们可以看出区分“重要”和“一般”就是要分清主次，以我为主、以与本机关职能有联系者为主。主者“重要”、次者“一般”。主者永久，次者保存30年或10年。

第二，可以进一步具体地看文件作者和文件内容。作者为本机关的比外机关的重要；以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。

在文件内容方面，反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关基本情况的比反映一般情况的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。

再者，《规定》中也有一些具有规律性的“规定”。如，办会、办文中，协办的都不划为永久，未通过的会议文件也不划为永久。而年度以上计划、总结、统计材料，获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，有领导批示的材料等则划为永久。

从根本上说，我们考虑机关文件材料归档范围和文书档案保管期限问题的出发点，是既要防止因“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”、“有文皆永久”而造成馆藏不必要的重复和鱼龙混杂。由此出发，区分“重要”与“一般”就是要判断归档文件内容与本机关的关联程度、档案信息利用的回溯时效，把握好期限确定的“度”，相对准确地划定“重要”与“一般”的界线。

当然，世间万物的重要性并非都可以用“量”来度量，无法准确把握文件的“重要性”的，可以依照保管期限“就高不就低”的“保险”原则确定保管期限。

（作者单位：福建省科技档案馆 350003）