GSP助你完善购销合同

古人云：凡事，预则立，不预则废。药品经营企业的购销活动时，必须根据市场需要，从药品库存结构出发，来编制购进计划，购进计划应根据企业经营管理的需要，一般按年度、季度、月份编制。

购进计划的编制与审核

编制购进计划一般按照以下程序进行：

⒈业务购进部门在编制药品购进计划时，应坚持“质量第一”的原则，立足市场需求，合理设计药品库存结构，提出一定时期内的购进计划草案，报质量管理机构审核；

⒉质量管理部门应认真查阅药品质量档案，以药品质量作为重要依据，并根据上一经营周期的购进药品质量评审结果，有效行使质量否决权，作出审核结论；

⒊经质量审核的购进计划应报质量工作负责人审批，由业务经营部门实施。

从质量审核的目的出发，药品购进计划的形式，还应有供货企业名单、购进品种目录等形式。凡列入质量管理部门审核合格的供货企业名单、购进品种目录的供货企业和购进品种，业务部门可按照经营管理的实际需要，自主开展业务经营活动。未列入供货企业名单、购进品种目录的，应根据具体情况，报质量管理机构审核。

购销合同管理

药品购销合同是购销双方关系活动最重要的凭证，它承载着双方所有应承担的负责和应尽的义务。因此，根据GSP要求，药品经营企业在签订购销合同时必须明确质量条款，明确双方的质量责任，促使企业自觉主动的加强质量控制，依法规范经营，确保药品经营质量。

⒈购销合同的形式主要有三种形式：

（1）标准书面合同；

（2）质量保证协议；

（3）有效的文书、传真、电话记录、电报、电信、口头约定等。

对于建立长期购销关系的企业，购销双方应签订明确质量责任的质量保证协议，必须明确注明协议有效期。注：一般应按年度重新签订。

⒉在签订购销书面合同时，必须明确以下主要内容：

购销双方企业名称、地址及邮编、电话、传真、邮件地址、银行帐号与税号、签约代表、签约时间、合同正文等。合同正文是购销合同的实体部分，也是整个合同核心，它包括：

(1)药品名称、规格、批准文号、供货价、包装单位、数量及总金额；

(2)交货时间、方式、地点；

(3)结算方式与付款期限；

(4)质量标准与质量条款及质量责任分配；

质量条款是购进和使用药品的前提和保障，直接关系对消费者的切身利益和药品今后的市场流通，可以说，具有合法的质量保证又是整个合同内容的重中之重，值得特别强调：

针对工商购销合同，质量条款项中必须明确：

①药品质量符合质量标准和有关质量要求；

②产品出厂时整件包装中应附产品合格证或药品检验报告；

③药品应有批准文号、产品批号及有效期；

④药品包装要符合承运部门及有关规定的要求；

⑤应由药品生产企业提供药品监督管理部门批准的产品批准文号复印件；

⑥产品出厂，一般不超过生产期×个月。

针对商商购销合同，质量条款项中必须明确：

①药品质量符合规定的质量标准和有关质量要求；

②整件药品需附产品合格证；

③药品包装符合承运部门货物运输规定要求；

④进口药品要有符合规定的、加盖了供货单位质量管理机构原印章的《进口药品注册证》和《进口药品检验报告书》或《进口药品通关单》复印件。

⑤如果合同形式不是标准书面合同，应提前签订明确质量责任的质量保证协议书，并注明有效期。

(5)违约处理方式。

(接上期《以GSP标准规范药品购进》)

确认首营企业与首营品种的合法性

通过对首营企业和首营品种的质量审核，全面准确地收集首营企业和首营品种的相关资料，并建立档案，充分了解首营企业质量保证能力，掌握首营品种的质量信息，保证企业购进行为的合法性。

对首营企业与首营品种的质量审核可以确认供货企业的合法资质和质量保证能力，保证所购进药品的质量及合法性，从而有效把好药品购进质量关，防止假药、劣药流入药品流通领域，保证消费者的切身利益。因此GSP将首营企业和首营品种的审核列为购进质量控制的首要环节。

1.首营企业的质量审核内容和程序

首营企业的质量审核：要求必须提供加盖首营企业原印章的合法证照复印件；药品销售人员必须加盖企业原印章和企业法人代表印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围及有效期；药品销售人员身份证复印件。还应提供首营企业质量认证情况的有关证明。

按照GSP要求，企业质量审核应从首营企业应进行包括合法资格和质量保证能力两方面进行，具体程序如下：

(1)业务部门按规定将审核资料收集齐全后，填写“首营企业审批表”，报质量管理机构进行质量审核；

(2)首营企业的审核以资料的审批为主，如依据所报送的资料无法作出标准的判断时，业务部门应会同质量管理部门对首营企业进行实地考察，并由质量管理部根据考察情况形成书面考察报告，再上报审批；

(3)质量管理部将“首营企业审批表”报分管质量负责人审核批准后，业务部门方可从首营企业进货。

2.首营品种的质量审核内容和程序

首营品种的质量审核：应提供加盖生产原印章的合法证照复印件；药品质量标准、药品生产批准证明文件复印件；首营品种的药品出厂检查报告书；药品包装、标签、说明书批件和实样以及价格批文等。

药品经营企业在完成对药品、供货企业和供货方销货人员的合法资格确定后，药品的购进活动就此展开了，在药品购进前，企业应认真研究市场需求的各种信息，紧密结合企业管理实际，以提高企业经济效率为目的，科学合理地制定购进计划。

首营品种审核程序如下：

⑴业务购进部门按规定将审批资料收集齐全后，填写“首营品种审批表”，报质量管理机构进行质量审核；

⑵质量管理机构将“首营品种审批表”报分管质量负责人审核批准后，业务部门方可购进首营品种；

⑶质量管理机构负责建立首营品种的质量档案。