使用策略来管理Notes系统和用户行为

一.概述

策略是Lotus Notes /Domino 6以上新增加的功能,在IBM新推出的Lotus Notes /Domino 8中又增加了几种新的策略使得策略种类更多,应用更加灵活。在Notes系统管理中,策略是服务器管理控制的一种补充,可以灵活多样的对特定用户和组进行有效的控制、分配权限和管理。

二.策略的定义

在NOTES系统中,策略是标识各种策略设置文档的文档。每种策略设置文档都定义一组缺省值,这些缺省值将应用于分配到策略的用户和组。策略更改后,策略中的设置更改可以自动应用于分配到该策略的那些用户【1】。在系统设置中可以定制多种类型和种类的策略,并且将策略分配给不同的用户和不同的用户组,在同一服务器上不同的用户或者用户组可以拥有多个不同的策略。

策略类型分两种:组织策略和显示策略【2】。组织策略是自动应用于特定组织单元中的所有用户的策略。例如,要为国家气象信息中心/CMA 中的所有用户应用同一设置,应创建一个名为 */国家气象信息中心/CMA 的组织策略。这样,当使用/国家气象信息中心/CMA这个组织单元认证标识符注册用户时,该用户将自动接收相应的组织策略中的设置。 显示策略是为各个用户或组分配的缺省设置。建立相应类项的显示策略后,可以通过修改编辑个人文档为个人或用户组添加适合的显示策略。不同服务器和不同组织单元下的用户都可以分配同一显示策略。

策略的种类分为:注册、设置、归档、桌面、安全性、邮件、活动、生产力工具等几大类。注册策略中包含注册时的固定设置文档,注册用户时的许多注册设置将自动填写;归档策略可集中控制用户邮件文件归档,可以按照制定位置、时间进行用户邮箱的本地归档以释放服务器空间并改善邮件数据库的性能;桌面策略设置可以对用户桌面工作空间进行统一的设置;安全性策略可以有效的允许用户管理客户端密码和因特网密码并为用户应用组织定制的密码策略;邮件策略设置提供一个设置和加强用户客户端对邮件、日历和调度的设置和首选项的机制,是设置邮件收件箱维护的首选;生产力工具策略是Lotus Notes/Domino 8新增加的,使用这种策略可以定义哪些用户能使用 IBM 生产力工具,可以指定用户可以使用的文件和模板。对于用户管理方面,主要应用邮件策略、桌面策略和归档策略;对于系统管理方面,主要应用注册、设置、安全性等策略。

用户可以同时拥有组织策略和分配给他们的显示策略。在这种情况下,确定决议的顺序就是首先决定所有组织策略设置,然后再决定所有显示策略设置。用户使用的有效策略是一个在执行时动态计算的派生策略设置集。有效策略中的字段值可能源于许多不同的策略设置文档。每个层次级别都可拥有一个相关的策略,每个用户的有效策略是沿组织层次结构向上而逐层累积的设置决议。

继承关系是用户所使用的策略设置的重要特点,在此方面继承关系起着非常重要的作用。策略中可以包含子策略。在组织策略中,将根据组织的层次结构自动确定策略层次。策略 */网络室/国家气象信息中心/CMA 是*/国家气象信息中心/CMA 的子策略。在显示策略中,由于显示策略不遵循组织结构,所以要根据命名结构在层次结构中创建子策略。

三. 在NOTES系统管理中策略应用的几个方面

在Notes系统中,适合的策略可以有效的提高系统性能、简化用户操作并且在一定程度上规范用户行为。下面介绍NOTES系统管理中策略典型应用的几个方面。

1.用户客户端管理方面

在用户客户端管理方面,可以为不同种类的用户设置缺省主页、定制本单位欢迎页面、定制“我的工作”欢迎页面、升级邮件模板等多种桌面策略。在用户客户机故障时可以为用户分配启用自动诊断数据收集策略来收集客户端信息用于处理客户机故障。在Lotus Domino8中,用户客户端升级可以采用NOTES客户机自动升级策略进行用户客户端的自动升级。此外,还可以为用户使用绑定目录服务器、更新桌面书签、升级修改文件夹设置等桌面策略。例如:在国家气象信息中心Notes系统中所有用户在安装客户端的时候没有选择即时消息项,不能在Notes客户端使用SAMETIME功能,SAMETIME服务器建立好后大部分用户有在Notes客户端形式下使用SAMETIME功能的需求。在这种情况下,设置一个独立的桌面策略用来绑定SAMETIME的信息,只要修改用户个人文档为其加上这个策略后用户就可以在Notes客户端使用SAMETIME功能。

2.用户邮箱管理方面

在用户邮箱管理方面,可以利用邮件策略设置用户邮件首选项、外发邮件、检查邮件视图和文件夹管理、日历项和代办事宜、邮件访问项策略等。在邮件策略中使用收件箱定时维护功能可减小服务器邮件文件大小,提高用户访问速度。在日常使用中,NOTES系统大部分用户没有养成定时清理邮箱工作,在服务器硬件资源紧张的情况下为部分用户启动收件箱定时维护功能的策略可以较好的规范用户行为,是节省服务器空间的一种办法。

3.服务器管理方面

在注册管理方面,可以利用注册策略规范用户注册。在注册策略中可以为用户添加相同的因特网邮件名称格式、管理员、密码属性等信息。例如:中国气象局NOTES系统各级服务器由本地管理员所管理,所有用户都是由所在服务器管理员进行注册的,经常有管理员因为有些注册项目没有填写正确而造成用户信息错误或者无法管理。在整个NOTES系统中,同服务器的用户均为同一组织单元下用户,为新用户注册时使用同一组织策略中的注册策略可以有效的避免这种情况的发生并且节省管理员时间,提高管理效率。

在安全管理方面,可以利用管理 Notes 和因特网密码、配置因特网密码锁定等安全策略提高用户客户机的安全性。

在服务器硬件空间管理方面,可以利用归档策略来管理用户邮箱,强制用户邮箱进行本地归档来提高系统性能。

四.策略的设置和分配方法

创建策略包含两个步骤。第一步,创建一个或多个策略设置文档;第二步,创建可以识别特定的策略设置的策略文档;第三步,将策略文档分配给相应用户。策略设置文档包括:桌面设置、归档设置、注册设置等多类。在设置包含相应类别策略设置的策略文档后就可以为用户分配策略。在分配策略中,组织策略将在此组织下注册用户时自动应用;显示策略的分配应在Notes系统地址本(names.nsf)中相应用户个人文档中“管理”——“策略管理”项中手动分配该策略或使用“策略分配”工具分配。

五.结束语

在Note系统管理中,策略作为系统管理的一种补充,可以有效的对不同用户和组进行分级管理;可以对不同的用户和组进行不同的授权。在同一服务器下不同的用户可以根据其需求使用不同的策略进行管理。根据服务器性能、用户使用情况分析制定适合的策略,可以有效的提高NOTES系统服务性能、规范用户客户端管理、便捷用户客户端使用,使得整个NOTES系统管理更加高效。