基于财务信息化的高校网上报账系统设计实践

【摘 要】 本文介绍了网上报账系统及架构、业务流程、功能模块设计等内容，分析了系统应用中需要注意的问题。指出，高校网上报账系统的出现，打破了常规的时间和空间限制，报账人员可以随时随地连接校园网登陆系统进行报账，节省了大量的时间和精力，解决了师生报账难、排队等候难的问题。也使高校财务信息化管理水平得到进一步提升。

【关键词】 高校；财务信息化；校园网；网上报账；系统设计

目前，随着高校规模不断扩大，在校教职工人数和学生人数剧增，校内财经业务活动不断增加，业务范围也逐步扩大，传统的财务报账模式已经无法适应高校的发展建设速度，如何优质、高效地进行财务报销工作，成为财务管理人员值得思考的问题。为了进一步提高学校财务管理的信息化水平，解决高校师生报账难、排队等候难的问题，最大限度地减少广大师生员工办理财经业务所耗费的时间和精力，使得财务会计人员摆脱重复、繁琐的手工机械式报账，网上报账系统应运而生。

一、网上报账系统简介

网上报账系统的开通使用，打破了常规的时间和空间限制，将极大地方便广大师生员工。报账人员可以随时随地在任何一台连接校园网的计算机终端登陆网上报账系统，进行报账的相关操作。报账人员自助录入相关报账信息，提交成功后在线打印报销单，并附原始票据进行签字审批程序，审批后交到财务处完成账务报销工作。借助网上报账系统，不仅规范了学校财务报销流程，提高财务报账工作效率，也将极大地缓解财务部门前台报账排队、拥挤的压力，使报账工作方便快捷，为报账人员节省大量的时间和精力。

二、网上报账系统架构分析

网络环境下的高校财务信息系统，是利用计算机网络信息技术对高校财务工作模式进行重新设计和规划，将高校财经业务活动与计算机软硬件系统、网络与通信等现代信息技术进行整合而形成的人机对话系统。[1]财务信息系统一般由若干个财务子系统组成，根据网络运行模式不同，又分为财务专用网信息系统和校园网财务信息系统。从软件系统体系结构的角度来说，就是客户机/服务器（Client/Server）模式和浏览器/服务器（Browser /Server）模式，简称C/S模式和B/S模式。

财务专用网信息系统是在C/S模式下，仅限财务部门人员使用的综合业务系统，财务人员的客户机和财务数据库服务器直接相连，进行数据传输，并采用了安全性相对较高的 NetBEUI网络协议来组建财务专用网。该模式中，财务业务逻辑具体的实现功能在客户机上执行，数据库应用、数据处理及输入输出功能在服务器上执行。校园网财务信息系统是在B/S模式下，基于校园网环境开放的财务综合业务系统，连接校园网的任意客户端都可以随时随地使用该系统。该模式中，系统全部功能都通过中间层的WEB应用服务器实现，浏览器负责客户端处理界面，通过网络的 TCP/IP 协议（主要是 HTTP 协议）访问服务端的WEB应用服务器，以及数据库支撑系统的三层体系结构。客户端根据被设置的操作权限向 WEB应用服务器发送请求并调用相关财务系统程序，通过数据接口对财务相关业务的数据库进行数据的增加、删除、查询和修改操作。[2]

网上报账系统就是一个典型的校园网财务信息系统，在校园网环境下，任何一名已经注册过的教师或学生都可以通过浏览器登陆网上报账系统，进行报账的相关操作，其网络拓扑结构图如图1所示。

三、网上报账系统业务流程

网上报账系统主要包括日常报销业务、差旅费报销业务和借款业务。其主要业务流程为：报账人员登录该系统，根据报销业务内容选择需要报销的业务种类，并自助录入报销信息，确认信息录入准确后提交报销单，并在线打印，打印好的报销单附原始票据进行签字审批程序，审批完成后交到财务处收单。财务处将收到的报销单分配给会计人员，由会计人员进入账务管理系统，选择网上报账系统制单，通过检索报销单号提取报销信息进行审核，审核通过后系统自动生成会计凭证，会计人员对其进行相关修改后完成制单，再经过稽核人员复核后，即可交由出纳完成支付。在系统运行期间，系统管理员需要对系统数据进行日常的维护和管理，主要包括每天定时下载财务专用网中的账务管理子系统的相关账务数据（如：会计科目、部门、项目、暂付款等），传输至校园网中的网上报账系统，进行系统账务数据的实时更新，并将报账人员在线提交的报销信息实时传输至账务管理系统，以自动生成会计凭证信息。同时，系统管理员也要做好日常的财务数据备份工作。

四、网上报账系统的功能模块设计

系统功能模块主要包括日常报销业务、差旅费报销业务、借款业务、业务状态管理、系统管理模块等。系统主要实现以下功能：从账务管理数据库到网上报账数据库的账务基础数据的传输；日常报销单、差旅费报销单、借款单的自助录入、修改和提交；财务会计人员进入账务管理系统通过检索报销单号提取并审核报销单、借款单，审核通过后系统自动生成记账凭证；报账人员可查看本人负责的项目或被授权的项目；报账人员可对报销业务的状态进行查看和管理。

1、日常报销业务模块

该模块主要实现日常报销汇总单的自助录入、修改和提交等功能。报账人员首先根据报销事项和原始票据的种类进行分类汇总，再对分类后的日常报销汇总单进行自助录入。日常报销单录入的信息主要包括经费支出的部门和项目、报销内容（包括报销项目、报销关键字摘要、票据张数和票据金额等），系统自动计算报销合计金额，选择支付方式（包括冲借款、校内人员网银对私、网银对公、校外人员转账、内部转账等），填写支付信息（包括人员转账信息和对公单位转账信息等）以及对应的支付金额，系统自动校验支付金额和报销金额是否一致。录入结束后，确定信息填写无误即可提交报销单，并在线打印报销单。

2、差旅费报销业务模块

该模块主要实现差旅费报销单的自助录入、修改和提交等功能。差旅费报销单的录入信息主要包括经费支出的部门和项目、出差人姓名、单位及职别、出差事由、出差地点和出差起止日期、是否计算差旅补助（选择是将由财务处按规定核算出差补助），填写具体的行程单、住宿费、会议费（会务费）、其他费用等相关报销信息，系统自动生成小计和合计金额，选择支付方式，填写支付信息以及对应的支付金额，系统自动校验支付金额和报销金额是否一致。录入结束后，确定信息填写无误即可提交报销单，并在线打印报销单。

3、借款业务模块

该模块主要实现借款单的自助录入、修改和提交等功能。借款单的录入信息主要包括借款支出部门和项目、借款金额、借款用途、借款责任人（仅限校内在职人员，研究生不得作为借款责任人），其中差旅费借款还需填写“出差地点”、“出差时间”、“出差天数”和“出差人数”等信息，选择支付方式，填写支付信息以及对应的支付金额，系统自动校验支付金额和借款金额是否一致。录入结束后，确定信息填写无误即可提交借款单，并在线打印借款单。

4、系统管理模块

该模块主要实现后台传输和后台管理的功能，其中后台传输的功能是连接账务管理系统数据库和网上报账系统数据库，进行账务数据传输和基础代码传输；后台管理的功能包括后台基础设置、用户权限管理和系统数据管理，后台基础设置包括报销类别、报账分类、报销栏目、报销项目、支付方式字典、借款用途字典、项目转账等的设置，用户权限管理包括系统用户管理、用户注册管理、审核员部门权限设置、项目权限设置、项目负责人管理等。

5、负责项目及报销业务状态查看和管理

（1）“负责项目”菜单：显示报账人负责的项目信息或被授权的项目信息，具体可以查看项目余额、项目授权使用截止日期、项目报销记录和项目额度信息等。

（2）“待修改业务”菜单：显示未提交成功的报销业务，点击“修改”可以对业务进行修改后重新提交审核，点击“删除”可删除该笔业务。

（3）“待提交业务”菜单：“已提交业务”中取消提交的业务和提交失败的业务记录将会在此页面显示，修改报销内容需在该页面下选中相应业务编号点击“退回修改”，进入“待修改业务”环节后方能修改。

（4）“已提交业务”菜单：显示已经提交成功的业务记录，选中相应记录，点击“取消提交”，可以将报销业务退回到“待提交业务”环节。

（5）“已完成业务”菜单：显示已经提交成功并且财务处已经完成报销的业务。

（6）“失败业务”菜单；显示已经提交成功但因报销手续不合规被财务处退回的业务。

五、结束语

网上报账系统的应用彻底改变了传统的报账模式，为高校师生和财务人员带来了全新的报账体验，使高校财务信息化管理水平得到进一步提升。随着网上报账系统在高校中的推广和应用，也逐步暴露出一些系统本身存在的缺陷和财务管理工作中需要注意的问题，有待继续改进和完善。

（1）进一步加强会计基础工作的规范化管理，不断规范会计核算工作，严格执行财经制度和财务管理办法。

（2）加强财务制度宣传，加大对财务人员、项目负责人和报账人员的财务培训和宣传力度，提高人员的业务素质，尽量避免因系统误操作带来的麻烦。

（3）系统选择“冲借款”的支付方式时，容易出现“冲借款”金额与账务系统不一致的问题，分析产生此问题的原因有两种：一是出纳未在账务管理系统中复核该笔凭证；二是账务管理系统的暂付款-已还款信息不能在生成会计凭证后实时传输至网上报账系统，只能在每晚定时传输时才能更新网上报账系统的“冲借款”信息。

（4）由于教工出差的情况多种多样，期间发生的差旅费用也是五花八门，差旅费报销业务模块需要根据学校的差旅费报销规定做出个性化设计，另外学校也需要对差旅费报销业务模式做出相应的调整，以期达到更好的网报效果。

【参考文献】

[1] 魏祖宽.数据库系统及应用[M].北京：电子工业出版社，2008.

[2] 张红兵.网络环境下高校财务信息系统的研究与开发[D].2013.5.

[3] 李雄平，唐晓倩.高校财务信息化建设与安全管理[J].经济师，2014（4）.

[4] 周瑞，任军利.高校财务信息化建设方案与规划[J].教育财会研究，2015（8）.

[5] 房常华.信息化环境下的高校财务管理系统研究[D].天津：河北工业大学，2014（6）.